河南
公司把合同签完之后，多数做法是原件往抽屉里一塞、扫描件往共享盘里一放，剩下的交给记性，等到客户催交付、财务催回款、或者合同快到期对方先开口谈价格的时候，才发现这些资料放在哪里、手上还有哪些服务没做完，一时都对不上，而下面这六件事，选工具之前可以先在自己公司里过一遍，答不上来的那几条，会比供应商的报价单更说明问题。
一是这件事归谁管。合同挂在一个销售名下，对接人的电话、谈过的让步条件、以及“这批货下个月再发”这类口头约定，都留在当事人自己的手机里，人一离职，接手的人既联系不上原来的对接人，也不知道哪些服务还没交付，有的公司要等客户找上门，才知道这个人已经走了、合同还在服务期里，而这种事被发现的时候，通常已经拖了几个月。建议归属人写成岗位或者公司而不是个人，离职时把手上的合同逐份交给接收人，资料留在公司。
二是钱走到了哪一步。一份十万的合同收了六万还是八万、剩下的尾款是验收后付还是发货后付，这些在只记了合同金额的表格里没法回答，有几笔已经拖过了约定时间，也未必有人发现，到了年底盘账，业务说收了、财务说没到账，两边对不上，只能翻银行流水一笔笔倒推。建议在合同下面逐笔记收退款，让未付款、部分付款、已结款从记录里算出来，而不是靠人标一下。
三是上个月为这个客户做了什么。交付到哪一步、客户提过什么要求，这些如果只存在于聊天记录里，过了半年就翻不出来，客户再提起“上次答应过的事”，公司这边只能凭印象应付，答应没答应、答应的是哪一版，都无从查证，隔得越久能补回来的越少。建议每次服务或者沟通之后在合同下面记一条，写清时间、谁做的、做了什么，要谁跟进就直接派给那个人。
四是这份合同谁看过、谁改过。表格里的金额从八万改成十二万，是客户追加了服务，还是当初就录错了，隔上两个月没人说得清，真出了争议要复盘，才发现连改动发生在哪一天都得靠回忆拼。建议在记录里固定保存最后修改人和修改时间，涉及金额和服务期的改动另留一版，附一句改动说明。
五是合同的存放位置。一份合同的原件在谁的抽屉里、扫描件放在共享盘的哪个文件夹、发给客户的是哪一版，这三个说法在多数公司对不上，客户临时要一份半年多前签的盖章扫描件，业务人员往往要在群里问上三四个人才凑得出答案，翻不到并不等于这份合同不存在，只是它暂时不在公司手里。建议先把“一份合同一条记录”定下来，每条有编号、名称、客户、金额和起止时间，按名称或者客户就能翻到，不必依赖谁的记忆。
六是合同的到期时间。服务期从哪天开始、到哪天结束，大多只印在纸质合同的某一页上，要确认就得把原件翻出来，合同数量一多，到期这件事只能靠人记，而人记住的往往是最要紧的那一份，不是最紧急的那一份，漏掉一次续签，损失的不只是一笔钱，还有这家客户下一年的合作。建议把截止时间录进表里，长期服务的合同单独标出来，到期前留足提前量，三十天、七天、一天各看一遍，比一句“记着盯一下”可靠。
这六件事做起来都不复杂，麻烦的地方在于要有人一直做下去，一张表能把前面这几件的记录补起来，补完还得有人每天看、每周核，留痕这件事靠自觉维持不住。真正需要工具长期接手的，是让这些记录不必靠谁的记性维持这件事，到期前的提醒按提前量发到这个合同的负责人那里，每一次改动都查得到是谁、在什么时候改的，员工离职时手上的合同也能逐份交出去，小而美合同管理系统大致就是照这六件事的顺序做的。
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