河南
公司用共享盘和微信群管合同，多数不是因为没有工具，而是因为没有把责任落到具体的人身上；而恰恰是几个谁都能碰、谁都不负责的环节，会在履约期内留下隐患，产生扯皮、丢单、坏账的后果，到年底对账的时候才发现窟窿补不上。
一、三不管通常从这三处开始
一是合同没有主人。 合同的金额改过、服务期延过、中途换过对接人，这些变化大多只在经办人的微信里说了一声，台账上还是最早那一版；同一份合同，原件在谁的抽屉里、扫描件放在共享盘的哪个文件夹、发给客户的是哪一版，谁都能翻到，却没有人对它的准确性负责。等到拿它对账的时候才发现数字对不上，回头在群里问一圈，几个人的说法又各不相同。建议在原来的表格或台账上加一栏“负责人”，一份合同只写一个人，出了事也知道该找谁。
二是改动无从查证。 一份合同的名称、金额、备注，谁打开都能改，改完不留痕迹；表格里的金额从八万改成十二万，是客户追加了服务，还是当初就录错了，到期时间往前挪了半个月又是谁改的，事后都说不清。等到发现数字对不上，只能靠几个人的回忆去拼，回忆拼不上的时候，责任往往落到最后摸过这份合同的人身上，而这个人未必是真正该负责的那个。建议在表内固定记录“最后修改人＋修改时间”，涉及金额与服务期的改动另存一版，并在服务记录里补一句说明，写明改动的事由和双方确认的方式。
三是归属挂在个人名下。 客户和合同挂在一个销售名下，对接人的电话、微信、口头答应过的让步条件，都存在他自己的手机里，台账上只留一个名字，看不出这份合同做到哪一步。人一离职，接手的同事既联系不上原来的对接人，也不知道哪些服务还没交付；有的公司要等客户主动找上门，才知道这个人名下还有合同在服务，交接清单上往往只留下一句“已离职”。建议归属人登记为岗位或公司，离职时把手上的客户与合同逐份交接给接收人，资料留在公司。
这三条里，前两条靠一张表加一条规矩就能启动，都不必先花钱；需要工具长期接手的，是让这些责任不必靠人的记性维持。到期提醒只发给这份合同的负责人，每一次改动都查得到改动人和时间，员工离职时名下的客户与合同可以交接给接收人，小而美合同管理系统就是按这几个点做的。
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