退休预审发现档案材料不全，不急开证明，先核查档案借阅历史记录

临近退休遇上档案缺件，很多人第一步就走错

距离法定退休时间越来越近的时候，不少参保人员会收到社保经办部门反馈的档案审核意见，通知个人人事档案里面缺少部分关键材料，需要补齐之后，才能够继续完成工龄认定以及养老待遇核算。遇到这类通知，很多人的第一反应就是立刻联系曾经工作过的企业、主管部门，到处开具各类证明材料，来回跑多个办事窗口，耗费大量时间精力。按照截至最新官方落地标准、正在执行的档案便民查档相关服务机制，遇到档案材料标注缺失的情况，有一个很容易被大家忽略的前置步骤，那就是前往对应的档案馆查询这份档案相关的借阅流转记录，确认材料到底是原本就没有存入档案，还是材料被相关业务部门借阅之后尚未完成归还手续。

很多临近退休的参保人员并不清楚，企业改制、破产之后，大量老职工的人事档案、招工登记表、调资表、工作调动通知等原始材料，都会移交到属地档案馆长期保管。人社、社保相关业务部门开展退休档案预审业务的时候，可以按照规范流程办理档案材料借阅手续，调取馆内保存的原始档案用于业务审核，所有借阅行为都会留下完整的台账登记信息，包含借阅单位名称、借阅时间、借阅对应的档案卷号、计划归还时间等内容。正是这个借阅登记记录，可以帮参保人员快速区分两种完全不同的情况，一种是档案从一开始就没有收录这份材料，需要走材料补办、佐证材料调取流程；另一种是原始材料本身完整存在，只是业务部门借阅之后还没有完成归还，不需要参保人员个人再去重新寻找证明材料，只需要由办事部门完成材料归还，档案材料就可以恢复完整状态。

档案借阅登记记录，能够解决哪些退休办理当中的实际问题

很多参保人员会疑惑，一份简单的借阅台账记录，为什么会对退休材料审核起到这么大的作用。在日常退休档案预审业务当中，经常会出现跨部门档案流转带来的信息不对称问题。社保经办窗口在整理当前手中收到的档案袋进行审核的时候，只能看到当前档案袋内部现存的文件，无法第一时间看到存放在档案馆库房里，或者已经被其他部门临时借走的档案原件。于是系统就会自动标记材料缺失，向参保人员推送材料补正通知。

如果参保人员没有先去档案馆查询借阅记录，直接开启漫长的材料补办流程，很容易出现大量无效奔波。部分已经停产、多年前完成破产清算的老企业，办公场所已经撤销，原企业工作人员早已分散各地，想要重新开具几十年之前的招工证明、工资调整记录，本身难度非常高，部分材料甚至已经没有渠道再次开具。参保人员花费数周甚至数月时间四处奔走之后，最后才发现这份原始档案材料早就被社保部门另外的业务科室借调出去用于业务办理，只是还没有及时归档放回档案袋当中，前期所有跑腿补办的工作全部属于无效操作。

查询借阅记录的操作本身门槛并不高，按照截至最新官方落地标准、正在执行的档案查档便民服务规定，办理退休、认定工龄属于面向普通群众开放的民生查档场景。参保人员本人携带有效的身份证件，就可以到对应的档案馆查档服务窗口，提交查档申请，申请查询和本人工作履历相关档案卷宗的全部借阅登记信息。委托亲属或者其他代办人员前去办理查询业务的，代办人员除携带双方身份证件之外，额外提供书面授权委托材料，就可以代为完成借阅记录查询业务。不少地区档案馆已经开通线上查档预约、跨区域代查的便民通道，参保人员也可以提前通过线上渠道提交查档申请，确认馆藏情况以及借阅记录，再决定是否需要本人前往线下大厅办理业务，进一步压缩办事花费的时间成本。

区分两类档案缺件场景，对应不同的办理路径

拿到档案馆出具的借阅记录查询结果之后，参保人员就可以清晰判断接下来要走哪一条办理路径。

第一种场景，借阅记录当中有明确登记信息，对应缺失的这份原始材料，近期已经被人社或者社保相关业务单位办理借阅手续，还没有完成归还归档。遇到这种情况，参保人员不需要继续去寻找材料原件，只需要把档案馆查询到的借阅登记回执，提交给负责本次退休预审业务的社保窗口工作人员。由社保内部不同业务科室之间对接，跟进档案原件归还以及重新归档工作。材料完成归还并且放回个人档案卷宗之后，社保部门就可以继续开展完整档案审核、工龄认定工作。整个过程当中，材料对接流转的主体是各个政务业务部门，不需要参保人员继续参与材料寻找工作，可以省去大量来回跑动的环节。

第二种场景，档案馆查询完全部台账之后，没有找到这份材料对应的任何借阅记录，代表这份材料从一开始就没有存入档案馆馆藏卷宗，档案本身确实缺少对应的佐证文件，参保人员才正式进入材料补证阶段。这个阶段同样有很多惠民便民的档案服务渠道可以利用，不需要盲目四处找证明。全国档案查询利用服务平台正在持续落地推广，支持跨地区、跨层级档案馆之间的代查业务。如果参保人员曾经在多个城市工作，相关人事材料保存在外地档案馆，当地档案馆工作人员可以提交跨馆代查申请，由异地档案部门协助检索馆藏文件，找到之后通过邮寄复印件加盖档案专用章的方式交付给申请人，不需要参保人员专门跑到异地城市去现场查档。

针对企业改制、老单位消失带来的材料查找难题，多地档案部门已经开通退休业务查档绿色通道，面向临近退休、急需材料办理养老待遇认定的群众，设置优先办理窗口，安排专门工作人员根据当事人提供的工作单位名称、入职年份、岗位信息，在企业全宗档案当中批量检索招工审批表、工资名册、调动通知等工龄认定需要的原始文件，找到档案材料之后，直接提供加盖档案证明章的复印件，这份复印件在社保部门办理退休认定业务当中，具备对应的材料效力，可以作为工龄认定的佐证材料投入使用。

办理档案相关业务，容易被忽略的便民配套政策

除了档案借阅记录查询之外，截至最新官方落地标准、正在执行的退休相关便民服务，还有多项配套举措可以减轻临近退休参保人员的办事压力。

很多地区已经落地退休预审前置服务机制，不再等到参保人员已经到达退休年龄才启动档案审核工作，而是提前数个月甚至提前一年就开启档案预审工作，提前筛查档案当中材料是否完整，提前告知参保人员需要补充的材料清单，给当事人预留充足的时间去档案馆、相关主管部门调取佐证档案，避免临到退休才发现材料缺失，手续办理被迫推迟，影响养老待遇按时核算发放。预审服务模式之下，部分地区还配套推出部门之间帮办代办机制，如果缺失材料属于其他政务部门保管范围，业务工作人员可以根据内部协作流程发起材料调取，减少参保人员个人跑腿次数。

灵活就业参保人员同样可以享受这套档案查档便民服务。很多灵活就业参保人员早年曾经在集体企业、国营企业有过正式的工作经历，这一段工作时间对应的视同缴费年限认定，同样需要依靠原始人事档案材料支撑。灵活就业群体办理档案查询业务的时候，查档需要提交的基础材料、绿色通道的适用标准，和企业职工保持一致，不会区分参保身份设置额外门槛。只要办理业务的用途是退休待遇核算、工龄认定，都可以正常申请查阅本人相关馆藏档案、档案流转借阅记录。

部分群众会关心，档案查询、档案材料复印证明会不会产生高额费用。按照目前正在执行的档案便民服务规定，针对民生保障类业务，尤其是办理退休、养老待遇认定相关的档案复制、出具档案证明业务，多地已经落实费用减免政策，极大降低群众调取历史档案材料的成本。各地档案馆的收费细则会存在区域差异，参保人员前往查档窗口的时候，可以直接向工作人员咨询当前地区针对退休查档业务对应的费用标准。

办理查档业务，提前做好准备，提升办事效率

参保人员准备前往档案馆查询档案借阅记录或者调取原始档案材料之前，可以提前整理好相关信息，帮助档案工作人员更快锁定对应的档案卷宗，减少现场检索等待时间。

首先提前整理清楚完整的个人工作履历信息，包含每一段工作经历对应的单位全称、入职和离开单位大致年份。很多老企业经历过多次更名、合并、分立、破产改制，如果只记忆企业简化之后的俗称，档案工作人员很难快速定位对应的企业档案全宗，提供完整准确的单位名称，是快速找到档案的关键。其次，提前确认档案移交存放地点。部分企业破产之后，档案移交到市级档案馆保管，还有一部分企业档案移交到对应的区县档案馆保管，如果跑错档案馆，就无法查到对应的卷宗和借阅台账。可以提前拨打当地档案部门咨询电话，确认本人历史工作单位档案移交保管的具体地点之后，再安排线下查档行程。

前往线下窗口的时候，优先携带本人二代身份证原件。如果计划一次性同时完成借阅记录查询，以及缺失档案材料检索、复印出证业务，可以提前和档案馆工作人员说明本次业务的用途是办理退休档案审核，工作人员就会按照退休民生业务的相关服务标准安排处理。委托他人代办业务的，提前准备好书面委托书，写明委托事项、委托人和代办人的身份信息，同时准备好双方身份证件原件，避免因为材料不全无法当场办理业务。

线上有查档服务平台的城市，参保人员可以优先使用线上渠道提交申请，线上提交基础身份信息、工作经历信息，档案工作人员在线完成馆藏检索，反馈是否存在目标档案以及对应的借阅记录，确认材料存在之后，再沟通材料出证、邮寄相关事宜，实现足不出户完成档案材料查询业务。线上渠道也可以提前预约线下查档窗口的办理时段，避开办事大厅业务高峰，减少现场排队等候时长。

档案材料补齐之后，后续退休办理的注意要点

参保人员把社保部门要求的全部佐证材料补齐并且提交之后，社保经办部门会重新完整审核全部档案资料，重新核算对应的视同缴费年限、累计缴费年限，按照标准流程核算养老待遇标准。材料提交完成之后，参保人员可以按照当地经办部门的提示，留意业务办理进度通知，确认后续待遇核算、养老金发放相关安排。

这里需要提醒所有临近退休的参保人员，档案材料相关的全部佐证材料，优先选用档案馆出具、加盖档案专用证明章的档案复印件。这类出自官方档案库房的历史文件，在工龄认定业务当中认可度更高，相比普通手写证明材料，审核流程会更加顺畅。如果档案馆检索之后，部分年代特别久远的材料确实没有馆藏留存，参保人员再咨询社保窗口工作人员，确认还可以使用哪些其他官方留存佐证材料作为替代，按照窗口指引去对应的主管单位调取配套证明，不要自行准备没有官方效力的材料提交，避免再次出现材料审核无法通过，反复补材料的情况。

档案是核算退休养老待遇非常核心的依据，档案材料的完整程度，会直接影响视同缴费年限认定结果，最终影响每月到手养老金水平。临近退休的参保人员，一定要重视档案预审阶段反馈出来的材料问题，处理材料缺件通知的时候，优先走完档案馆借阅记录核查这个前置环节，避开无效跑腿补材料的误区，充分利用国家正在落地的跨馆查档、退休查档绿色通道、部门联动预审这些惠民便民政策，让整个退休办理流程更加顺畅，保障自身养老相关权益完整落地。

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