多地开展人事档案核查！三龄两历交叉比对，职工提前自查少吃亏

多地开展人事档案专项核查！三龄两历交叉比对，职工提前自查少吃亏

温馨提示：本文仅为政策科普，各地档案审核执行细则存在差异，档案认定结果以本单位人事部门或者人社档案管理机构核实为准；有疑问优先咨询单位人事或者12333。

最近不少国企、机关事业单位陆续启动人事档案专项核查工作。很多职工觉得，档案审核是单位内部的事，跟自己没关系。等到核查出年龄、工龄、履历上面的矛盾点，再来补救，往往费时费力，部分历史材料年代久远，甚至很难补齐。

所谓档案审核，核心就是大家常听到的三龄、两历、一身份。很多人只知道档案存放在单位或者人才中心，一辈子很少翻看，不清楚里面记录了哪些内容。临近退休的朋友，如果等到办理退休那一天才暴露出档案矛盾，很有可能造成退休延后、工龄无法认定，直接影响养老金待遇。今天我们就把核查重点、常见隐患，还有个人自查的要点梳理清楚。

一、先搞懂：“三龄两历一身份”具体指什么

三龄：出生时间、参加工作时间、入党时间

1、出生时间：这是办理退休时确定法定退休年龄最重要的依据。档案里面最早的登记表，优先于身份证上面的出生日期，这是档案管理当中非常关键的一条规则。

2、参加工作时间：直接决定视同缴费年限的认定，对养老金影响很大。早年国企集体企业职工，参加工作时间，要看招工审批表的时间，不是自己记忆当中上班的日子。

3、入党时间：针对党员职工，核对入党志愿书、党员登记表，核实入党的年月，前后记录不能互相冲突。

两历：学历经历、工作履历

1、学历经历：从小到大各类学籍材料，中专、大专、本科等学籍档案、毕业证书复印件，核对就读时间、毕业院校是否前后一致。

2、工作履历：每一段工作经历，招工、录用、调动、解除合同、调转手续，每一次岗位变动，都要有对应的审批或者备案材料。不能出现“有一段上班经历，档案里面没有任何手续记录”的断层。

一身份：干部或者工人身份

区分人员身份，对于以后的退休年龄判定非常关键。尤其是女性职工，工人身份和管理（干部）身份，对应的退休年龄不一样，身份判定主要依据档案里面的岗位聘用、任免材料。

整体核查逻辑就是交叉比对。档案里面所有表格，招工表、入团志愿书、学籍表、工资审批表、任免文件，全部拿出来互相对照。同一项信息，如果好几份表格写的不一样，就标记为疑点，需要核实佐证。

二、核查当中最容易查出的4类档案隐患

隐患1：出生时间前后填写不一致，身份证和档案记载对不上

这是出现频率最高的一类疑点。

上个世纪填表的时候，很多人填报生日凭口头记忆，不同年代填表，写的年月日不一样。身份证后来统一登记的时候，又改成另外一个日期。

⚠️政策原则：办理退休确定出生年月，以档案中最早一份有效原始材料记载为准，不是优先看身份证。

如果档案最早表格写1968年，身份证是1969年，退休年龄就要以档案为准。不少人不知道这条规则，心里记着身份证的年龄，计划某一年办理退休，结果档案核定之后，退休年份往后推移。

✅自查：翻找档案里面最早的几张表单，一般是入团登记表、最早的招工登记表，记下上面写的出生年月日，和身份证做个对比，看看是否存在出入。

隐患2：参加工作时间存疑，缺少招工审批表，工龄难以认定

老国企、集体企业职工，正式参加工作，要有当时劳动部门盖章的招工审批表。

常见问题：

①只有工资表，找不到最初的招工录取审批表；

②先做临时工，之后转为正式工，临时工阶段没有劳动局备案；

③调动工作之后，原来单位的招工材料遗失，档案袋里面只有后期材料。

一旦缺少招工审批材料，参加工作时间就得不到确认，连带视同缴费年限没法认定，养老金直接受损失。

很多人说，我实实在在那个年代就上班了。但是档案审核讲究纸质原始凭据，口头回忆不能当做认定凭据。

隐患3：工作履历出现断层，调动、离职缺少流转手续

履历断层分两种情况：

第一种，从甲单位调到乙单位，但是档案没有附上调动审批函。两段工作经历中间看上去凭空跳转，缺少调转的官方手续。

第二种，从原单位离职、解除劳动关系，没有解除劳动合同、离职批复。后期转到别的单位或者转为灵活就业参保，中间断档没有说明材料。

档案一旦出现履历断层疑点，审核阶段就会要求补全流转证明。如果原单位已经改制、倒闭，补材料会非常麻烦。

隐患4：学历、身份记载前后矛盾

学历：早年填写表格写中专，后期填表写大专，但是档案里面没有对应的大专学籍、毕业材料；或者就读时间互相冲突。

身份（工人/管理岗）：女性职工尤其重要。前面档案记录工人岗位，后面又长期在管理岗位上班，但是没有岗位聘用文件。到临近退休的时候，到底50还是55岁退，就会产生争议。

三、个人如何开展档案自查，三件事可以自己提前做

注意：**个人严禁私自拆开档案袋！档案拆封之后，部分机构不予接收认可。**不要自己拿档案拆开翻看。自查有两种正规途径。

1、在职职工：直接找本单位人事部门，友好申请，在人事工作人员在场的前提下核对关键信息；可以重点核对：出生年月、参加工作时间、各段履历、身份岗位相关记录。

2、档案托管在人才中心、公共就业服务机构：带上本人身份证，去档案存放地，申请档案查阅。只可以现场阅览，不能带走原件，不能私自拆封复制（复制按当地规定办理）。

自查重点核对清单：

①最早原始表格的出生年月日；

②招工表，确认参加工作起始年月；

③从头到尾捋一遍全部工作履历，每一段工作有没有录用、调动、解除的配套手续；

④女性重点查看岗位聘用材料，理清工人还是管理岗；

⑤学历材料，每一段学历，要有学籍、毕业证明。

如果发现疑点，怎么处理？

发现记录矛盾或者材料缺失，不要自己涂改任何档案页面！档案涂改属于重大问题。立刻告知档案保管单位人事，由工作人员走正规渠道，找原单位、主管部门调取存根、工资名册等佐证材料，补充归档。所有补材料、更正信息，全部由档案管理机构办理，个人不能改动档案。

四、三个非常普遍的认知误区

误区一：档案放在那里就万事大吉，单位以后会全部帮我核对好

现实当中，单位专项核查只会覆盖本次审核批次里面的人员。如果不在本次核查名单，隐患依旧留在档案里。很多问题，等到办退休的时候才第一次暴露，退休窗口才审出来。临近退休再补几十年前的材料，难度成倍上升。最好自己提前主动关注，不要完全指望别人。

误区二：身份证写的日期才是标准答案，档案写的不算数

**退休认定出生时间执行原始档案优先原则。**身份证是户籍身份凭证；办理退休核定年龄，优先取档案最早有效记载。两者不一致，以档案为准，这点一定要心里有数。

误区三：只要上过班，工龄自动算数，有没有招工表无所谓

视同缴费年限认定，核心凭据就是当年劳动部门的招工审批材料。没有正式招工备案的，即便实实在在在岗上班，也不一定能够认定为连续工龄。

五、最后的总结

人事档案，不光是入职、提拔要用，最大的用处之一就是将来办理退休，核定工龄、退休年龄。

三龄两历一身份每一条内容，都会关联以后退休的各项待遇。在职的时候抽时间做一次档案“体检”，把矛盾、缺件的隐患尽早处理掉，等到临近退休的时候，就不会临时手忙脚乱，避免自己的养老权益受到损失。

拿不准的时候，在职就问人事；档案在人才托管，就咨询人才服务中心；涉及退休政策疑问，拨打12333咨询人社部门。