小厂用进销存生产版这几个单据千万别跳着做

小厂用进销存生产版，工人图省事跳单据，结果库存不准、成本算错，这几个单据千万别跳着做。

小厂用进销存生产版，工人图省事跳单据，领料不录、报工不填、入库不做，结果库存不准、成本算错、进度看不清，系统等于白上。领料单、报工单、入库单、退料单这几个单据千万别跳着做，按流程走数据才准。

一、跳单据是小厂用系统最大的坑

东莞一家30人的五金厂，上了进销存生产版后，老板发现系统里的库存和实际对不上，成本也算不准。查了半天才发现，工人图省事跳单据：领料时不录领料单，直接去仓库拿；做完不录报工单，口头说一声；成品入库不录入库单，直接堆在成品区。系统里的数据全是假的，老板看了也白看。

老板说，买系统就是为了数据准，结果工人跳单据，数据比不用系统还乱。他一开始以为是系统不好用，后来才发现是流程没执行到位。工人觉得录单据麻烦，能跳就跳，跳来跳去系统就废了。很多小厂上系统失败，不是系统不行，是单据跳着做。

二、这4个单据千万别跳

1. 领料单：生产领料必须录领料单，领了什么料、多少数量、哪个工单用的，都要录清楚。不录领料单，仓库库存不减、工单成本不算，库存和成本全错。领料单是生产数据的起点，跳了后面全错。

2. 报工单：每道工序做完必须录报工单，做了多少、合格多少、工时多少，都要填。不报工，进度看不到、在制品不准、人工成本算不了。报工单是生产进度和成本的核心，不能跳。

3. 入库单：成品做完必须录入库单，入了多少、哪个工单、入哪个仓，都要录。不录入库单，成品库存不增加、工单不能结案、销售没法发货。入库单是生产到销售的衔接，跳了就断了。

4. 退料单：领多了的料、不用的料、不良料，必须录退料单退回仓库。不退料，工单成本虚高、仓库账实不符。退料单容易被忽略，但不做成本就不准。

单据：领料单 ｜ 作用：减库存、算材料成本 ｜ 跳了的后果：库存不准、材料成本不算

单据：报工单 ｜ 作用：记进度、算人工成本 ｜ 跳了的后果：进度不清、在制品不准、人工成本没了

单据：入库单 ｜ 作用：加成品库存、结案工单 ｜ 跳了的后果：成品库存不准、工单结不了、销售发不了货

单据：退料单 ｜ 作用：退回多余料、冲减成本 ｜ 跳了的后果：成本虚高、账实不符

三、怎么让工人不跳单据

光说"别跳"没用，要让工人觉得录单据不麻烦、有好处。我的建议是：第一，简化操作，领料、报工、入库都用扫码或手机端，点几下就完成，不要让工人在电脑上填一大堆字段；第二，和工资挂钩，报工和计件工资关联，不报工不算工资，工人自然积极报工；第三，老板带头看数据，每天看领料、报工、入库情况，工人知道老板在看，就不敢跳了。

还有一个关键点：流程要合理。不要设计太复杂的流程，工人做不到就会跳。小厂流程简单点，领料、报工、入库、退料4个单据就够了，不要搞太多审批和环节。流程越简单，执行率越高，数据越准。易特进销存生产版的操作就是按小厂流程设计的，手机端扫码就能完成，工人上手快。

四、单据做对了，数据才有用

这4个单据按流程做了，系统数据就准了：库存实时准确、成本自动核算、进度随时可查、报表真实可信。老板看系统数据就能做决策，不用天天跑车间问。那家五金厂后来把流程理顺了，工人用手机扫码录单据，一个月后库存准确率从60%提到95%，成本核算也准了，老板说系统终于有用了。

单据数据积累一段时间后，还能做分析：哪个工单材料超耗、哪道工序工时偏高、哪个产品利润率低，这些分析都基于准确的单据数据。单据跳着做，这些分析全是假的，没意义。所以上系统第一步不是看功能多不多，是把单据流程执行到位。

小工厂选进销存生产版还是工业版，这篇讲过一篇说清楚；仓库账实不符的根在哪，这篇也讲过90%的厂栽在这3个环节。单据按流程做了，库存和成本的数据才准，不然系统就是摆设。

总结

小厂用进销存生产版，工人图省事跳单据是最大的坑，跳了库存不准、成本算错、进度看不清，系统等于白上。领料单、报工单、入库单、退料单这4个单据千万别跳，按流程走数据才准。让工人不跳要简化操作、和工资挂钩、老板带头看数据。单据做对了，库存成本进度都准了，系统才真正有用。

常见问题

问1：为什么工人喜欢跳单据？

觉得录单据麻烦、耽误干活，而且觉得不录也没人管。要解决就要简化操作（扫码或手机端）、和工资挂钩（不报工不算工资）、老板带头看数据（让工人知道有人在看）。

问2：4个单据都要做吗？能不能简化？

这4个是基础，不能少。但操作可以简化，比如领料和退料可以合并、报工和入库可以关联，用扫码或手机端点几下完成。流程不能省，操作可以简化。

问3：单据做了数据就一定准吗？

不一定，还要看录的对不对。领料数量要和实际一致、报工数量要准确、入库要及时。建议每周盘点一次，发现差异及时修正，数据会越来越准。

关于作者

本文作者老周，资深ERP实施顾问，15年制造业ERP实施经验，在东莞、深圳、宁波实施过两百多家中小制造企业，专注帮中小工厂搭管理系统。易特软件专注中小制造企业管理系统15年，服务超过5000家工厂。