越南正式接轨海牙认证：告别“双认证”，中越迎来提速时代

越南已于2025年12月31日向海牙公约保存机关荷兰外交部交存加入书，并将于2026年9月11日正式适用《取消外国公文书认证要求的公约》。这意味着，自生效日起，中越之间的公文书流转将逐步告别沿用多年的“公证加领事认证”双认证模式，企业办理越南投资、派驻、诉讼、贸易等事项时，文书流转效率将显著提升。

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不过，海牙认证“好办了”，并不等于“所有材料都能直接盖章通行”。它只解决公文书跨境使用中的形式认证问题，哪些文件能直接办 Apostille，哪些文件仍要先公证，哪些业务暂时不受影响，这些都需要先理清。下面，深圳星辰国际企服结合最新规则，为您做一版实务化梳理。

一、这次变化到底意味着什么？

过去，中国文件送越南使用，一般要走完整链条：

先公证，再由中国外交部或授权外办认证，最后再送越南驻华使领馆做领事认证。

9月11日之后，这一流程将变为：

如需公证，先完成公证，再由中国主管机关签发附加证明书，也就是 Apostille，越南方面即可直接认可，无需再经过越南驻华使领馆认证。

同样，越南文件送中国使用，也可以按越南主管机关出具 Apostille 的方式办理，不必再回到中国驻越使领馆办理领事认证。

这里要特别强调一点：

Apostille 只证明签名、印章和签署人身份的真实性，不对文件内容本身作判断，更不等于自动被对方机关采信。

二、中越之间为什么可以直接适用？

海牙公约有一个常被忽略的规则：

只有在一国加入公约后，且另一缔约国未对其提出异议时，两国之间才真正适用该公约机制。

中国早已适用该公约，并未对越南加入提出异议，因此中越之间自2026年9月11日起，可以完整启用海牙认证机制。

目前，中方签发机关为外交部及授权地方外办；越方签发机关为越南外交部领事司以及胡志明市相关外事机关。对企业来说，最直观的变化就是：少跑一个使领馆环节，少等一轮审批时间。

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三、哪些文件最受益，哪些文件不能直接办？

这是实务中最容易混淆的地方。可以分成三类理解。

第一类，能直接申请 Apostille 的公文书

这类文件本身就属于国家机关、法院、行政机构依法出具的正式公文书，通常可以直接申请附加证明书。

常见包括：

- 公司主体资格文件，如营业执照、公司注册证书、登记证明

- 个人身份与资质文件，如无犯罪记录证明、学历学位证、婚姻状况证明、健康证明、户籍或国籍证明

- 司法文书，如法院判决、裁定、执行类文件

- 已完成公证的文书，如经公证的合同、译文、复印件等

第二类，必须先公证，再办 Apostille 的商业私文书

这一类最容易出错。Apostille 不能直接贴在私文书原件上，必须先通过公证把它“转化”为公文书。

例如：

- 授权委托书

- 董事会决议

- 银行资信证明

- 存款证明

- 部分商业声明

正确顺序应当是：

先公证，再对公证书申请 Apostille，最后把“公证书加 Apostille”提交给越南使用。

第三类，公约明确排除的文件

并不是所有跨境文件都适用海牙认证。比如：

- 外交、领事机构出具的文件

- 直接用于商业和海关运作的行政文件

常见如原产地证、进出口许可、商业发票等，仍按原有规定和实务通道处理，不会因为越南加入公约就自动变成 Apostille 文件。

四、哪些企业会最明显感受到便利？

从深圳星辰国际企服服务的客户结构看，以下几类企业将受影响最明显。

1. 赴越设厂和设公司的企业

外资企业在越南设立公司、工厂，通常涉及投资登记证 IRC 和企业登记证 ERC。

境外投资者提交的母公司注册文件、章程、法定代表人护照等，过去要跑一整套双认证流程，9月11日后主体资格类文件可直接办 Apostille，整体效率会明显提升。

2. 外派人员较多的企业

很多企业向越南派驻员工时，要办理工作许可、临时居留证，常用材料包括无犯罪记录证明、学历证明、婚姻证明、健康证明等。

这类文件大多属于公文书，今后可直接申请 Apostille，减少等待和往返。

3. 工程承包、EPC 和投标类企业

在越南做工程项目、设备安装、承包投标，常常要用授权委托书、董事会决议等材料。

这类文件虽然仍需先公证，但省去了最耗时的领事认证环节，项目推进会更顺畅。

4. 跨境电商做越南本土店的企业

Shopee、Lazada、TikTok Shop 越南站的本土店，普遍要求越南本地主体和本地账户。

对于计划在越南注册公司、搭建本土店体系的中国卖家来说，主体材料认证效率提高，意味着前期落地节奏会更快。

5. 涉越诉讼和仲裁的企业

中越贸易纠纷、货款争议、工程索赔、合同争议越来越常见。

公约生效后，越南出具的公文书经 Apostille 后即可直接用于中国程序，反向亦然，对证据提交与案件推进会有明显帮助。

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五、企业最容易踩的三个实操坑

第一，误以为“海牙认证=所有文件都能直通”

这是最典型的误区。海牙认证只解决形式真实性，不替代公证，不替代翻译，不替代内容审查。

第二，把原件和公证书混为一谈

很多公司会把授权书、决议书原件直接送去办 Apostille，结果被退件。要记住：

私文书先公证，公证书才是后续申请 Apostille 的对象。

第三，忽略翻译和落地机关口径

即便拿到了 Apostille，越南使用方通常还会要求越南语译文，部分场景还需翻译公证。

另外，各地行政机关、法院、银行的实务口径可能存在细微差异，不能只看规则文本，还要结合最终用途提前准备。

六、过渡期要特别注意什么？

1. 9月11日前已办完领事认证的文件，通常继续有效

已经按旧流程办好的文件，不需要重新返工。

2. 同一个项目尽量统一认证形式

如果一个项目里有的文件是领事认证，有的文件是 Apostille，虽不一定无效，但容易让受理机关产生疑问，建议尽量统一口径。

3. 认证时间缩短，不代表整个链条都缩短

前置公证、翻译、译文确认、文件用章等仍需时间。企业在排期时，应按整套文书链条统筹安排，不要只盯着“少了一步”。

七、对深圳企业意味着什么？

对深圳企业来说，越南一直是制造业、电子业、贸易业、跨境电商和工程服务出海的重要目的地。海牙认证落地后，企业在以下几方面会更直接受益：

- 设立越南主体更快

- 外派人员落地更顺

- 诉讼仲裁举证更高效

- 投资交割和商务文件流转更省时

但与此同时，文书准备的专业性要求也更高。因为流程简化后，企业更容易忽视公证边界、文件类型判断和翻译要求，反而在最后一公里卡住。

八、深圳星辰国际企服能提供什么帮助？

针对越南出海项目，深圳星辰国际企服可以协助企业完成：

- 越南投资前的主体文件整理与方案判断

- 公司注册、设厂、股权变更所需材料梳理

- 公证、Apostille、翻译、公证翻译衔接建议

- 工作许可、暂住证、无犯罪记录等材料准备支持

- 工程投标、授权委托、董事会决议等文书合规处理

- 中越双边项目中的文件递交与合规路径规划

结语

越南正式接轨海牙认证，标志着中越之间的跨境公文书流转进入更高效率阶段。对企业来说，这不是“少盖一个章”这么简单，而是整个越南落地、派驻、投标、诉讼、投资流程都将随之提速。

但规则简化，不代表准备可以简化。真正决定能否顺利落地的，仍然是文件类型判断是否准确、前置流程是否做对、翻译与使用场景是否匹配。