广东
中港物流费用管理说到底没有高深技术，就是把客户该收什么、什么币种、什么汇率配进系统，让流程逼着费用在发生时就录进去。同行如果也在被漏收错算困扰，不妨看看系统化的解决方式。
我们做了这么多年中港物流GPS服务，接触了上百家客户、接入超过1000台中港车辆。在客户办公室待久了，发现一个普遍现象：调度桌上永远堆着小票，操作员的Excel永远开着，财务月底必然加班。费用散落在不同环节不同人手里，想管管不住。
2020年我们开始做中港物流车辆定位，现在是行业前三的车辆定位服务商。后来花了两年跟两家不同业务类型的客户一起打磨，做了一套中港物流订单管理系统，费用管理是花精力最多的模块。
费用为什么老是漏
司机跑完车回来兜里揣着一摞小票：隧道费、停车费、加油费、卸货费。调度正忙着排车，接过小票随手一放说等下录，等忙完小票可能被盖住或丢了。每个客户该收的费用也不一样，我们有个做工厂直客的客户，一家就有几十个报价单，有的收装卸费有的不收，有的包隧道费有的另算。熟练操作员能记住，但他请假那天、新人刚来前三个月呢？
中港运输环节多，从工厂到国内仓、报关、到香港仓、再到送货上门，每个环节都可能产生额外费用。还有算错的：约定固定汇率却按公共汇率算了，港币录成人民币，拼车费用套到包车上，等客户对账才发现。
Excel和老员工撑不住
很多公司靠Excel加老员工硬撑。通用物流系统对多币别、客户差异化费用这些中港特有问题基本不处理。老员工经验全在脑子里没有文档，人一走接手的人就抓瞎，新人没三五个月不敢独立开单。Excel本身没有强制力，填不填全靠自觉。
系统能做什么
开单时费用清单自动带出来，每个客户约定哪些费用项目提前配好，选了客户该收的费用自动出现，填完才能提交。费用名称和币别系统预设，下拉选择不手打字，同一项费用不会出现三个名字。
应收应付一键核对，有出入的标出来确认。司机用小程序当场拍照登记费用，直接关联订单。固定汇率录进客户资料对账自动走，没签的系统每月取银行汇率。利润按客户按币别自动统计，到了对账日期自动提醒未出账单。
我们做这件事先有GPS客户基础，GPS和订单系统打通后车辆位置、司机状态、费用数据在一套系统里。一家客户报价单复杂、费用项目多，另一家是不同的业务模式，两家需求差异让系统能适配多种模式。
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