GB 14881食品人学明白了吗？（四十）记录和文件管理

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上期食品伙伴网与大家分享了GB 14881中对管理制度和人员内容，本期与大家交流一下对记录和文件管理内容。
14.1记录管理要求
条文内容：
14.1记录管理。
14.1.1 应建立记录制度，对食品生产中采购、加工、贮存、检验、销售等环节详细记录。记录内容应完整、真实，确保对产品从原料采购到产品销售的所有环节都可进行有效追溯。
14.1.1.1 应如实记录食品原料、食品添加剂和食品包装材料等食品相关产品的名称、规格、数量、供货者名称及联系方式、进货日期等内容。
14.1.1.2 应如实记录食品的加工过程（包括工艺参数、环境监测等）、产品贮存情况及产品的检验批号、检验日期、检验人员、检验方法、检验结果等内容。
14.1.1.3 应如何记录出厂产品的名称、规格、数量、生产日期、生产批号、购货者名称及联系方式、检验合格单、销售日期等内容。
14.1.1.4 应如实记录发生召回的食品名称、批次、规格、数量、发生召回的原因及后续整改方案等内容。
14.1.2 食品原料、食品添加剂和食品包装材料等食品相关产品进货查验记录、食品出厂检验记录应由记录和审核人员复核签名，记录内容应完整。保存期限不得少于2年。
14.1.3 应建立客户投诉处理机制。对客户提出的书面或口头意见、投诉，企业相关管理部门应作记录并查找原因，妥善处理。
条文解释：
上述条款是对于企业记录管理提出要求，要求企业必须建立记录制度。
从采购、生产、检验到销售都要有记录可查证追溯。记录必须真实、准确、完整，体现生产过程中的实际情况。记录可以是纸质文件或电子记录。记录不得随意更改或更新，因记录有误等确有必要更改或更新时应当遵循相应规程操作。
企业应建立客户投诉处理机制，根据规定的客户投诉处理程序，对客户提出的书面或口头意见、投诉做好记录，通知企业内部相关部门查找原因，给出处理意见，对客户及时反馈和答复，保留相应的记录。
经验分享：
该条款在日常审核中发现问题有：
加工过程记录中杀菌温度数值与杀菌温度显示不一致（操作人员反馈按照工艺文件填写）；
多份出厂检验记录没有复核人签字确认（反馈客户没有索要厂检合格单）；
现场抽查企业未能提供一年前的原辅料验收记录（规定保存2年相关记录）等。
因此，建议：
首先企业制定记录控制程序对记录进行管理，并以此作为企业卫生规范管理活动记录得依据。记录管理控制要求一般包括：对记录进行标识、编号、登记（记录清单）；记录需要保存场所，以防损和丢失；记录得保管、借阅要求；记录检索和查找；保存期限（不得少于2年）以及记录处置和销毁的要求。
其次，企业应对投诉信息查找准确原因，及时采取纠正预防措施，避免问题再次发生并确保产品安全。
最后，加强对记录生产填写的及时性、真实性及复核的管理，确保通过填写测记录可以达到追溯的效果。
14.2-14.3文件管理要求
条文内容：
14.2 应建立文件的管理制度，对文件进行有效管理，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。
14.3 鼓励采用先进技术手段（如电子计算机信息系统），进行记录和文件管理。
条文解释：
上述条款是对于企业文件管理提出要求，要求企业必须建立文件管理制度。
文件管理制度是对文件的制定、审核、批准、发放、使用、更改、标识、回收和作废等活动进行管理的依据。
企业可采用电子计算机信息系统等手段对记录进行管理，便于记录的查询和保管，提高管理效率。电子记录视同纸质记录。
经验分享：
该条款在日常审核中发现问题有：
企业提供文件管理程序文件中发现未对除了现行有效版本外，其他版本不得出现在文件应用场所，存在混淆使用风险；
对修改的“工艺作业指导书”未能提供对应文件修改状态的标识；
发现张贴的“杀菌机操作规程”不是最新有效版本等。
因此，企业：
首先应制定文件控制程序对文件进行管理。文件管理控制要求一般包括：对文件制定、审核、修改等要求；文件修改状态的标识；文件的修改；外来文件的管理；作废文件的管理要求。
其次，建议企业应有专人管理文件的归档、查询、作废等工作。
最后，企业应加强对文件变更的管理，应有变更历史记录，确保现场使用的所有文件均为受控有效的文件。

1.GB 14881食品人学明白了吗？（一）污染、虫害理解
2.GB 14881食品人学明白了吗？（二）食品加工人员、接触表面、分离和分隔的理解
3.GB 14881食品人学明白了吗？（三）食品加工场所、监控、工作服的理解
4.GB 14881食品人学明白了吗？（四）食品工厂选址的要求
5.GB 14881食品人学明白了吗？（五）3.1条款中的两个“不宜”
6.GB 14881食品人学明白了吗？（六）3.2条款中的厂区环境解读
7.GB 14881食品人学明白了吗？（七）厂区道路、绿化、排水及生活区与生产区分隔内容交流
8.GB 14881食品人学明白了吗？（八）厂房和车间的设计布局篇
9.GB 14881食品人学明白了吗？（九）厂房和车间的设计布局篇2
10.GB 14881食品人学明白了吗？（十）检验室、厂房面积和空间的设计
11.GB 14881食品人学明白了吗？（十一）内部结构、顶棚的要求
12.GB 14881食品人学明白了吗？（十二）墙壁、门窗、地面的要求
13.GB 14881食品人学明白了吗？（十三）供水设施
14.GB 14881食品人学明白了吗？（十四）排水设施
15.GB 14881食品人学明白了吗？（十五）清洁消毒设施和废弃物存放设施
16.GB 14881食品人学明白了吗？（十六）设施与设备的个人卫生设施
17.GB 14881食品人学明白了吗？（十七）设施与设备的通风设施
18.GB 14881食品人学明白了吗？（十八）照明设施和温控设施
19.GB 14881食品人学明白了吗？（十九）仓储设施内容
20.GB 14881食品人学明白了吗？（二十）生产设备内容
21.GB 14881食品人学明白了吗？（二十一）监控设备及设备的保养和维修
22.GB 14881食品人学明白了吗？（二十二）卫生管理制度
23.GB 14881食品人学明白了吗？（二十三）厂房及设施卫生管理
24.GB 14881食品人学明白了吗？（二十四）食品加工人员健康管理与卫生要求
25.GB 14881食品人学明白了吗？（二十五）虫害控制
26.GB 14881食品人学明白了吗？（二十六）废弃物处理
27.GB 14881食品人学明白了吗？（二十七）工作服管理
28.GB 14881食品人学明白了吗？（二十八）食品物料中一般要求和食品原料管理内容
29.GB 14881食品人学明白了吗？（二十九）食品添加剂的管理
30.GB 14881食品人学明白了吗？（三十）食品相关产品管理和其他内容的管理
31.GB 14881食品人学明白了吗？（三十一）生产过程中产品污染风险控制的管理
32.GB 14881食品人学明白了吗？（三十二）食品安全控制中生物污染的控制
33.GB 14881食品人学明白了吗？（三十三）食品安全控制中化学污染风险控制
34.GB 14881食品人学明白了吗？（三十四）食品安全控制中物理污染风险控制
35.GB 14881食品人学明白了吗？（三十五）食品安全控制中的食品包装风险控制
36.GB 14881食品人学明白了吗？（三十六）食品安全控制中的食品检验风险控制
37.GB 14881食品人学明白了吗？（三十七）食品的贮存和运输风险控制
38.GB 14881食品人学明白了吗？（三十八）产品召回管理
39.GB 14881食品人学明白了吗？（三十九）培训管理及管理制度和人员