上海
“主任别急，材料都在我这儿呢！”在日前举办的芷江西路街道小区业委会规范化评估会上，城上城居委会的业委会执行秘书谢杰轻声安抚着身旁的业委会主任。面对专家接二连三抛出的公共收益明细、维修资金使用、工程审批流程等专业问题，业委会主任一时有些犯难——文件太多，理不清头绪。
这时，谢杰打开了随身携带的文件包。平日他早已把所有会议纪要按时间线梳理归档，还自创了一套“颜色标签法”，他几秒钟就把专家要的材料递到了面前，各项数据、流程说得明明白白。
专家指出的接待记录没闭环、表决附件缺失等小问题，他也当场记下，评估结束后就拉着大家复盘整改，做到问题不过夜。整场评估顺畅高效，老年业委会委员们直呼“心里踏实多了”。
小区业委会委员们感慨道：“自从配了这些小秘书，台账有人整、公告有人写、材料有人备。遇上大检查、小区改造、换物业这种大事，再也不用我们对着一堆文件干瞪眼了。他们扛下这些细碎活，我们才能腾出精力去解决居民实实在在的诉求。”
这群被居民亲切唤作“小秘书”的年轻人，其实都是居民区“两委”选派的社区工作者，脑子活、学得快，电脑操作、档案管理、财务流程样样拿手。他们一头连着业委会，一头对接居委会和街道，成了多方沟通的“连心桥”。
先行先试，一线经验写进市级文件
今年6月上海市政府印发《关于建立住宅小区业主委员会秘书制度的实施意见（试行）》，里头不少做法就源自芷江西路街道多年的探索。早在2024年，街道就在全区率先推行业委会执行秘书制度，也是全区首个实现秘书全域覆盖的街道。
这些执行秘书身兼多职：是管好所有资料的“档案员”，是组织开会接待的“大管家”，也是遵守流程规范的“守门人”，更是推动小区自治的“助推器”。在年度业委会规范化运作评价工作中，他们全程深度参与——事前台账梳理、事中陪同考评、事后盯着改问题。
街道业主服务中心相关负责人介绍：“以前很多业委会一听说要考评就头大，台账乱、漏项多。现在秘书驻点跟进，逐项帮梳理，现场随时调材料，发现问题当场理清整改方向。考评时间大大缩短，更重要的是让业委会从‘重业务、轻规范’的老习惯里走出来，真正实现了以评促改。我们摸索出来的台账管理、全流程陪同考评做法，这次也为市级文件的制定提供了一线实践参考。”
线下规范有依据，线上留痕可追溯
光靠人盯还不够，街道把多年实战经验汇编成了《业委会执行秘书工作提示记录手册》，成为执行秘书日常履职的随身“导航书”——每月要开什么会、哪天接待居民、印章怎么登记，手册上写得明明白白；遇上换电梯、选物业、小区改造这类大事，方案公示、业主征询、投票表决每一步该咋做、该记啥，都有现成模板。
“这本手册把零散工作标准化、模糊流程具象化，心里有谱，再也不会遗漏事项、忘记步骤了。”交通公园小区业委会执行秘书朱艳璨说道。
当前，街道正全面对标落实上海市《关于建立住宅小区业主委员会秘书制度的实施意见（试行）》各项要求，在多年线下执行秘书制度成熟实践基础上进一步升级迭代。
记者了解到，全新的“芷慧加”数字化系统即将上线，以后所有台账都能电子化归档，重大事项全程线上留痕，关键信息一键就能向居民公开。线下靠手册规范流程，线上靠系统提效率，让这群业委会“小秘书”发挥更大作用。
街道社会办负责人表示，从2024年率先试点到如今对接市级新要求，芷江西路一直在探索更接地气、更管用的小区治理路子，“我们要把先行实践优势转化为长效治理成果，让辖区各小区的业委会都有人帮、有章循，居民烦心事有人管、管得好。”
记者：郁婷苈
编辑：陈攻
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