IPO过会案例：原材料采购比价、订单、验收入库、付款等各环节的内部控制制度

来源：市场资讯

（来源：IPO上市号）

【问询背景】

报告期内，发行人采购的主要原材料包括机加件、电气件、功能及控制模块、电子元器件等，大多数原材料为标准件；发行人采购金额呈上升趋势，各类原材料采购金额及占比有所变动。

【审核问询】

采购原材料到货检验比例、检验周期、检验结果记录和传递方式，是否存在检验不合格的情形及具体处理方式；原材料采购比价、订单、验收入库、付款等各环节的内部控制制度，相关内控制度是否实际有效执行。

【发行人回复】

一、采购原材料到货检验比例、检验周期、检验结果记录和传递方式，是否存在检验不合格的情形及具体处理方式

公司已建立相对完善的采购与仓储管理体系，由质量管理部负责原材料的到货检验，通过ERP系统实现检验流程的标准化管理，具体如下：

1、采购原材料到货检验比例、检验周期

公司根据原材料的性质（标准件或定制件）、历史合格率及对产品性能的影响程度，设定了差异化的检验比例，具体如下：

对于标准件及通用辅材，如电阻、电容等，由于供应商生产工艺成熟且性能稳定，公司通常实行免检入库。

对于定制件，如机架、底座等，质量管理部通常按照10%左右的比例进行外观及尺寸抽检（其中，发行人子公司高凯电子执行 GBT 2828 标准），并根据历史合格率动态调整抽检频次。

不同物料常规检测时间根据物料尺寸规格和批次数量不同而有所差异,检验工作通常在到货后1-2个工作日内完成。发行人及各子公司均设有质量管理部门，人员配置充足，满足生产进度的及时性要求。

2、检验结果记录和传递方式、检验不合格的情形及具体处理方式

对于需检验材料，在原材料送抵公司后，一般由仓库于当日生成《收料通知单》并通知质量部取样，质量部检验合格后，形成纸质入库检验记录或报告，并在ERP系统内由《收料通知单》下推生成《采购入库单》，仓库管理员据此执行入库操作。

报告期内，公司存在少量原材料检验不合格的情形，具体管理流程如下：质量部在ERP系统中由《收料通知单》下推生成《采购退料单》，并填写《供应商故障反馈表》，注明不合格原因及具体情况，将不合格物料及《供应商故障反馈表》共同放置在仓库不合格品区域，由仓库通知采购部处理。采购部前往仓库清点不合格产品，核对无误后审核《采购退料单》，并将不合格品寄回供应商。供应商收到不合格品后，完成返修或换货，重新将物料送抵公司，后续流程与首次送料一致，直至物料检测合格入库。

二、原材料采购比价、订单、验收入库、付款等各环节的内部控制制度，相关内控制度是否实际有效执行

报告期内，公司制定了《采购管理制度》和《存货管理制度》等相关制度，对原材料采购比价、订单、验收入库、付款等各环节的内控措施进行了规定，相关内控制度有效执行，具体情况如下：

序号

流程

内控措施

1

原材料采购比价

1、需求部门通过ERP系统提交采购申请单，经各部门负责人逐级审批后，采购人员根据物料类别通过微信、电话、邮箱、携客云等方式向对应供应商开展询比价，比价时综合考量价格、货期等因素，客户交期紧急时优先选择能满足货期的供应商，交期均满足时选择性价比高的供应商；

2、特殊性定制化物料，因特殊性无法实现多家比价，按性能要求选择对应供应商并履行审批程序。

2

签署采购订单

1、标准采购订单：采购人员根据已审批的采购申请单下推生成采购订单，审批通过后形成合同文本，通过邮箱、微信、携客云等发送供应商盖章回传，采购人员负责合同归档；

2、委外订单：需求部门提交委外采购申请单，采购人员根据已审核的申请单新增委外订单，经采购经理审批后下推委外采购合同，履行审批及盖章留档流程。

3

原材料验收入库

1、收料：供应商按约定货期交付产品，仓管员核对物料型号、数量与送货单一致性，确认收料后由采购订单下推收料通知单，经质检部门审核；免检物料由仓管员创建收料通知单后提交质检签字审核，需检验物料由仓管员将物料及送货单送至质检部，质检部确认数量、型号后审核收料通知单；

2、入库：收料通知单审核通过后，质检部对核心物料进行抽检；抽检合格后，由质检部发起采购入库单，填写合格数量，经仓库审核后完成入库；不合格物料由收料通知单下推采购退料单，联系供应商处理。

4

与供应商对账

1、采购人员每月以ERP系统采购入库单为基准发起对账，对账范围为截至对账当日已入库且未对账的物料，在ERP系统创建应付单并导出明细，制作对账单发送供应商核对；

2、供应商核对无误后盖章回传，开具发票后并交付采购员；

3、采购人员收到发票后，核对发票与ERP应付单明细一致性，在应付单中填入发票号码并提交审批，完成对账流程。

5

向供应商付款

采购人员每月汇总到期货款，根据已审核应付单下推生成付款申请单，备注付款方式，经分管副总/总监、财务经理审核，副总经理或运营总监批准后，出纳办理付款手续。

综上所述，公司制定了完善健全的原材料采购比价、订单、验收入库、付款等各环节的内部控制制度，公司相关内控制度有效执行。

【课代表总结】

课代表认为，企业应主动对标审核标准，将内控制度嵌入ERP系统实现单据自动流转，针对关键物料制定差异化的抽检比例并留存动态调整依据，尤其要完整保留不合格品的退换货记录及《供应商故障反馈表》等原始凭证；同时，比价环节需固化微信、邮件、携客云等沟通痕迹，付款审批要严格对照经供应商盖章确认的对账单与发票，确保“订单流、实物流、资金流”三流合一。