企业劳动合同签订管理指南【2026】

一、内控目标

劳动合同签订是劳动用工管理的关键环节，直接关系到企业用工风险防范和合规运营。本指南旨在帮助企业：

• 合规合法：严格遵守《劳动法》《劳动合同法》等法律法规，避免用工法律风险
• 风险防范：防范二倍工资赔偿、劳动关系认定不清、试用期违法等高风险问题
• 流程规范：建立标准化的合同签订流程，确保每个环节有章可循
• 证据留存：完整保存合同签订全过程记录，便于劳动争议举证

二、合同签订时限管理

法律规定：根据《劳动合同法》第10条规定：

• 法定签订时限：用人单位自用工之日起一个月内必须与劳动者签订书面劳动合同
• 用工即建立关系：用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系
• 建议签订时间：入职当日或入职后3日内完成签订（避免临近截止日发生意外）

迟延签订的法律后果

迟延时长

法律后果

经济风险

入职1个月内完成签订

合法合规

无风险

超过1个月不满1年未签订

视为违法

需支付二倍工资

满1年未签订

视为订立无固定期限劳动合同

需支付二倍工资+长期用工风险

控制措施

1. 签订提醒机制HR系统设置入职倒计时提醒入职第3日仍未签订的，系统自动提醒HR和部门负责人入职第25日仍未签订的，升级提醒至HR总监
2. 签订流程标准化入职办理当日必须包含合同签订环节合同签订完成后方可开通系统权限将合同签订作为入职办理的最后一步
3. 异常处理机制因特殊情况无法按时签订的，需提前申请并获得HR总监批准超过1个月未签订且无正当理由的，需立即补签并评估法律风险建议在用工前完成所有入职手续和合同签订

九大必备条款（《劳动合同法》第17条）

条款类别

具体内容

填写要求

1. 用人单位信息

名称、住所、法定代表人或主要负责人

必须与营业执照一致

2. 劳动者信息

姓名、住址、身份证号码

必须与身份证一致

3. 合同期限

固定期限、无固定期限或以完成一定工作任务为期限

明确起止日期

4. 工作内容

岗位名称、岗位职责

与岗位说明书一致

5. 工作地点

具体工作地点或工作区域

明确具体

6. 工作时间和休息休假

工时制度、工作班次、休息时间

符合法律规定

7. 劳动报酬

工资标准、支付时间、支付方式

明确金额或计算方式

8. 社会保险

社保缴纳险种和缴纳基数

按法律规定缴纳

9. 劳动保护

劳动条件、职业危害防护

符合安全标准

条款填写注意事项

1. 用人单位信息

• 必须使用法定全称，不得使用简称或别名
• 住所地址应与营业执照登记地址一致
• 法定代表人姓名需与营业执照一致

2. 劳动者信息

• 身份证号码必须核对原件，确保准确无误
• 住址建议填写实际居住地址（便于送达法律文书）
• 联系电话需填写本人常用号码

3. 合同期限

• 固定期限合同：明确合同起始日期和终止日期
• 无固定期限合同：注明"无固定期限"，起始日期明确
• 以完成一定工作任务为期限：明确工作任务内容和完成标准
• 续签合同时：不得约定试用期

4. 工作内容

• 岗位名称应与内部岗位体系一致
• 岗位职责建议引用或附带岗位说明书
• 避免"其他临时安排工作"等模糊表述

5. 工作地点

• 明确具体城市或区域
• 如需变更工作地点，需在合同中约定变更条件和程序
• 外勤岗位需注明工作区域范围

6. 工作时间和休息休假

• 明确工时制度（标准工时制/综合计算工时制/不定时工时制）
• 注明工作班次和上下班时间
• 明确休息日和法定节假日安排

7. 劳动报酬

• 必须明确约定：基本工资金额或计算方式
• 支付时间：明确每月发放工资的具体日期
• 支付方式：银行转账或现金
• 绩效工资：明确绩效考核标准和计算方式
• 年终奖金：如约定年终奖，需明确发放条件和标准
• 工资构成：避免使用"面议""按公司制度"等模糊表述

8. 社会保险

• 明确社保缴纳的险种（养老、医疗、失业、工伤、生育）
• 明确缴纳基数和比例
• 注明社保缴纳的起始时间

9. 劳动保护

• 涉及职业危害的岗位，需明确职业危害因素和防护措施
• 注明劳动保护用品的提供和使用要求

协商条款建议：除必备条款外，建议根据企业实际情况增加以下协商条款：

条款名称

内容要点

建议场景

试用期条款

试用期时长、考核标准、录用条件

新入职员工

保密条款

保密范围、保密期限、违约责任

涉密岗位

竞业限制条款

竞业限制范围、期限、补偿金

核心技术人员、高管

培训服务期

培训内容、服务期、违约责任

接受专项培训的员工

工作交接条款

离职交接要求、交接期限

重要岗位

送达条款

法律文书送达地址和方式

全员适用

四、试用期管理

试用期期限规定（《劳动合同法》第19条）

合同期限

最长试用期

禁止情形

3个月以下（含）

不得约定试用期

任何情况下均不得约定

3个月以上（不含）-1年（含）

1个月

不得超出1个月

1年以上（不含）-3年（含）

2个月

不得超出2个月

3年以上或无固定期限

6个月

不得超出6个月

重要法律规定

1. 试用期只能约定一次同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期续签劳动合同或岗位调整均不得再次约定试用期
2. 试用期包含在劳动合同期限内试用期是劳动合同期限的一部分仅约定试用期的，试用期不成立，该期限为劳动合同期限
3. 试用期工资标准不得低于本单位相同岗位最低档工资的80%不得低于劳动合同约定工资的80%不得低于用人单位所在地的最低工资标准

试用期考核管理

1. 录用条件明确化

• 在劳动合同或录用通知书中明确录用条件
• 录用条件应量化、可考核、可证明
• 员工入职时需签字确认录用条件

2. 考核标准具体化

• 建立试用期考核指标和评分标准
• 明确考核时间和考核方式
• 考核结果需员工签字确认

3. 不合格处理流程

考核不合格 → 书面告知 → 听取申辩 → 发出解除通知 → 办理离职 → 经济补偿（如适用）

4. 试用期解除注意事项

• 必须证明不符合录用条件（举证责任在用人单位）
• 需在试用期内做出解除决定
• 需书面通知并说明理由
• 无需支付经济补偿

试用期风险防范

风险点

具体表现

防范措施

试用期违法

试用期超过法定期限

按法律规定设置，HR系统自动校验

重复约定

续签或调岗时再次约定

建立试用期管理台账，避免重复

考核不明确

录用条件模糊，无法证明不合格

明确录用条件，留存考核记录

延长试用期

试用期届满后延长

不得延长，需转为正式或解除

单方解除无依据

无证据证明不符合录用条件

完整保留考核记录和沟通记录

五、特殊用工合同管理

1. 在校实习生

法律关系界定：

• 在校学生利用业余时间勤工助学，不视为就业，未建立劳动关系
• 但如实习学生与用人单位之间符合劳动关系三要素，可能被认定劳动关系

合同签订要点：

• 签订《实习协议》而非劳动合同
• 明确实习内容、实习期限、实习补贴
• 注明学生身份和学校信息
• 明确意外伤害保险安排

风险防范：

• 要求提供学生证和学校实习证明
• 实习内容应与专业学习相关
• 避免安排全职工作或固定班次
• 购买实习期间意外伤害保险

2. 退休返聘人员

法律关系界定：

• 依法享受养老保险待遇或领取退休金的人员，与用人单位不建立劳动关系
• 双方建立的是劳务关系，受《民法典》调整而非《劳动法》

合同签订要点：

• 签订《劳务协议》而非劳动合同
• 明确劳务内容、报酬标准、工作要求
• 不适用社保缴纳、带薪年休假等劳动法规定
• 明确双方为劳务关系

风险防范：

• 要求提供退休证明
• 明确工作时间和休息安排（可灵活约定）
• 不享受工伤待遇，建议购买商业意外险
• 解除或终止协议无需支付经济补偿

3. 劳务派遣人员

法律关系界定：

• 劳务派遣单位与被派遣劳动者建立劳动关系
• 用工单位对派遣劳动者承担连带责任

合同签订要点：

• 与劳务派遣单位签订《劳务派遣协议》
• 明确派遣岗位、人数、期限、报酬标准
• 约定派遣员工的录用条件和退回条件
• 明确双方责任划分

用工单位注意事项：

• 派遣岗位必须是临时性、辅助性或替代性岗位
• 派遣用工数量不得超过用工总量的10%
• 与自有员工同工同酬
• 不得将派遣员工再次派遣

流程图

入职办理 → 身份验证 → 合同准备 → 条款解释 → 签字盖章 → 归档保存 → 信息录入信息收集  核对原件  打印合同  逐条说明  双方签字  建立档案  系统同步

关键控制点

1. 入职办理（第1日）

• 收集员工基本信息（身份证、学历证、银行卡等）
• 核对原件与复印件是否一致
• 建立员工编号和档案

2. 身份验证

• 核对身份证原件与本人是否一致
• 核对学历证原件
• 核对其他资格证原件（如需要）
• 退还原件，留存复印件

3. 合同准备

• 根据岗位和录用条件准备标准合同模板
• 填写必备条款信息（需提前确认准确无误）
• 打印合同（建议一式两份）

4. 条款解释

• HR向员工逐条解释合同条款
• 重点说明：工作内容、工作地点、工时、薪酬、试用期等
• 回答员工疑问
• 确保员工完全理解合同内容

5. 签字盖章

• 员工在合同上签字并按手印（建议）
• HR代表企业签字
• 加盖企业公章（或人力资源章，需有授权）
• 注明签订日期

6. 归档保存

• 合同一式两份，企业和员工各执一份
• 建立电子档案扫描件
• 合同原件归入员工档案
• 系统录入合同信息（期限、岗位、薪酬等）

7. 信息录入

• HR系统录入劳动合同信息
• 建立合同到期提醒
• 启动试用期考核流程（如适用）

审批权限矩阵

岗位级别

合同签订审批权限

试用期考核审批

普通员工

HR经理

部门经理

主管/专员

HR经理

部门总监

经理级

HR总监

HR总监+部门总监

总监级

副总经理

HR总监+副总经理

副总级

总经理

总经理

总经理级

董事会

董事会

七、合同变更管理

变更情形

变更类型

变更内容

法律要求

岗位调整

工作内容、工作地点

需协商一致

薪酬调整

劳动报酬

需协商一致

工时调整

工作时间和休息休假

需协商一致

合同续签

合同期限

需协商一致

其他变更

其他条款

需协商一致

变更流程

提出变更 → 协商沟通 → 达成一致 → 签订变更协议 → 归档保存 → 系统更新

变更控制要点

1. 书面变更原则所有变更必须采用书面形式签订《劳动合同变更协议》变更协议作为合同附件
2. 协商一致原则单方面变更无效需与员工充分沟通协商员工签字确认变更内容
3. 变更记录管理变更协议与原合同一并保存系统更新合同信息建立合同变更台账

到期提醒机制

提前时间

提醒级别

处理动作

合同到期前60天

系统自动提醒

通知HR和部门负责人

合同到期前30天

部门评估

部门评估续签意向

合同到期前15天

协商沟通

与员工沟通续签意向

合同到期前7天

决策确认

确定续签或不续签

续签管理

1. 续签评估

• 部门评估员工表现和能力
• HR评估用工需求和合规要求
• 综合评估确定续签意向

2. 续签条件

• 固定期限合同续签：可以再次签订固定期限合同
• 连续订立二次固定期限：第三次应订立无固定期限合同（员工同意除外）
• 无固定期限合同：无需续签，长期有效

3. 续签注意事项

• 不得再次约定试用期
• 可协商变更合同条款（岗位、薪酬等）
• 建议在合同到期前完成续签手续

不续签管理

1. 不续签情形

• 企业不续签（需支付经济补偿）
• 员工不续签（企业无需支付经济补偿）
• 未能就续签条件达成一致（企业需支付经济补偿）

2. 经济补偿标准

• 按劳动者在本单位工作的年限，每满一年支付一个月工资
• 六个月以上不满一年的，按一年计算
• 不满六个月的，支付半个月工资
• 工资标准：解除合同前12个月的平均工资

3. 不续签流程

评估决定 → 书面通知 → 协商沟通 → 办理交接 → 支付补偿 → 出具证明 → 档案归档

高风险场景

1. 未按时签订劳动合同

• 风险：面临二倍工资赔偿
• 防范：建立签订提醒机制，入职当日完成签订

2. 合同必备条款缺失

• 风险：合同可能被认定无效，影响劳动关系管理
• 防范：使用标准合同模板，逐项检查必备条款

3. 试用期违法约定

• 风险：面临违法解除赔偿或试用期延长赔偿
• 防范：严格按法律规定设置，HR系统自动校验

4. 薪酬条款约定不明确

• 风险：发生争议时举证困难，面临补足工资风险
• 防范：明确约定工资金额和计算方式，避免模糊表述

5. 合同签订不规范

• 风险：合同真实性被质疑，影响证据效力
• 防范：规范签订流程，双方当面签字盖章

6. 合同变更未书面确认

• 风险：变更内容无法证明，产生纠纷风险
• 防范：所有变更必须签订书面变更协议

7. 合同到期未及时处理

• 风险：形成事实劳动关系，增加用工风险
• 防范：建立到期提醒机制，提前30天开始处理

控制措施清单

• 建立劳动合同签订提醒机制
• 使用标准劳动合同模板，确保必备条款齐全
• 建立试用期管理系统，自动校验试用期期限
• 规范合同签订流程，双方当面签字盖章
• 建立合同变更管理流程，变更必须书面确认
• 建立合同到期提醒机制，提前30天开始处理
• 建立劳动合同台账，完整记录合同信息
• 定期审计劳动合同签订和管理情况
• 完整保存劳动合同签订全过程记录
• HR系统实现劳动合同全生命周期管理

入职签订环节

• 员工身份信息是否核对原件
• 学历和资格证是否核对原件
• 合同必备条款是否填写完整
• 合同条款是否向员工逐条解释
• 合同是否双方签字盖章
• 签订日期是否填写
• 合同是否一式两份，员工是否留存一份
• 合同是否在入职后一个月内签订
• 合同信息是否录入HR系统
• 合同原件是否归档保存

试用期管理环节

• 试用期长度是否符合法律规定
• 试用期工资是否符合法定标准
• 录用条件是否明确告知员工
• 试用期考核标准和流程是否建立
• 试用期考核记录是否完整保存
• 试用期不合格处理是否符合法律规定
• 是否存在重复约定试用期的情况

合同变更环节

• 变更是否采用书面形式
• 变更协议是否双方签字确认
• 变更内容是否与原合同一并保存
• HR系统是否更新合同信息

• 是否建立合同到期提醒机制
• 是否在到期前完成续签或不续签决策
• 不续签是否依法支付经济补偿
• 是否向员工出具终止劳动合同证明

Q1: 员工入职后拒绝签订劳动合同怎么办？

A: 用人单位应当书面通知员工在合理期限内签订，如员工仍拒绝签订，用人单位有权终止用工关系，且无需支付经济补偿。但需保留书面通知证据。

Q2: 劳动合同可以约定电子签名吗？

A: 可以。根据《电子签名法》，可靠的电子签名与手写签名具有同等法律效力。建议使用第三方电子合同平台，确保电子签名的可靠性。

Q3: 合同中约定的工资与实际发放工资不一致怎么办？

A: 应以合同约定为准。如实际发放工资低于合同约定，员工有权要求补足差额。建议定期核对合同约定与实际发放是否一致。

Q4: 试用期可以延长吗？

A: 不可以。试用期只能约定一次，不得延长。如试用期届满员工未通过考核，用人单位可以决定转正或解除劳动合同，但不得延长试用期。

Q5: 合同到期后员工继续工作，未续签合同怎么办？

A: 视为继续履行原劳动合同，用人单位应立即与员工续签合同。超过一个月未续签的，需支付二倍工资。

编制说明：本指南依据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规编制，供企业内部参考使用。具体操作建议结合企业实际情况和专业法律意见。