【以案说法】监事拒不返还公章证照，起诉状上只有法定代表人签名能起诉吗？

法定代表人作为最基础的公司意志代表机关，是公司当然的诉讼意志代表，在法定代表人与公章分离的情况下，签署起诉状并履行相应诉讼行为，应视为公司的诉讼行为。

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案件基本信息

1.裁判文书字号

上海市第一中级人民法院（2023）沪01民终8360号民事判决书

2.案由：公司证照返还纠纷

3.当事人

上诉人（原审被告）：吴某梅

被上诉人（原审原告）：上海磐某商业经营管理有限公司（以下简称“磐某公司”）

4.案例来源：人民法院案例库 入库编号：2024-08-2-272-001

基本案情

2018年1月31日，吴某梅与案外人王某宇作为股东共同设立磐某公司，吴某梅占股51%，王某宇占股49%。

2018年7月31日，王某宇将持有的磐某公司股权全部转让给张某海，磐某公司于同日形成股东会决议，同意张某海受让王某宇持有的49%股权，选举张某海为公司执行董事，免去吴某梅执行董事职务，选举吴某梅为公司监事，免去王某宇公司监事职务。

2018年11月1日，磐某公司形成股东会决议，内容为变更公司经营范围，通过修改后的公司章程。修改后的公司章程规定，公司法定代表人由执行董事担任，执行董事对股东会负责。

在磐某公司工商登记变更完成以后，吴某梅利用之前的身份及工作便利，将营业执照、公司公章、财务专用章、法人一证通、法定代表人印章及档案资料一并带走，在现任法定代表人张某海短信催告后仍拒不归还，因此成讼。

诉辩双方主张

磐某公司的主要主张：

请求判决吴某梅将公司公章、证照及档案资料一并归还给公司。

吴某梅的主要主张：

1. 磐某公司提起诉讼未经股东会同意，系张某海利用其作为公司法定代表人的便利，以公司名义提起的诉讼，违背了公司的真实意思。

2. 吴某梅基于原股东会的授权持有公司证照，并形成了相应的惯例，具有合法性与正当性。

3. 公司证照的持有保管属于公司内部治理事项，在吴基梅未出现不当行为的情况下，张某海未经过股东会同意即提起诉讼企业改变公司证照管理模式，违反公司自治的基本原则。

4. 张某海以公司名义提起的诉讼实现的不是公司利益，而是个人利益，会导致公司陷入僵局，最终损害公司股东和其他债权

案件焦点

本案的焦点为：1.磐某公司是否具有诉讼主体资格。2.吴某梅是否需要向公司归还持有的公章、证照及档案资料。

历审裁判要旨

上海市奉贤区人民法院一审认为，法定代表人作为最基础的公司意志代表机关，是法人当然的诉讼意志代表，在法定代表人与公章分离的情况下，签署起诉状并履行相应诉讼行为，应视为公司的诉讼行为。在磐某公司对公司证照、印鉴无特别规定的情况下，法定代表人作为公司经营管理的具体执行者，是公司证照、印鉴等的法定和当然的管理人，公司的股东、监事无论基于何种理由占有公司的证照、印鉴等，只要公司要求返还，应当立即返还。判决支持原告磐某公司的诉讼请求。

上海市第一中级人民法院二审认为，吴某梅认为其有权占有公司证照的上诉理由不成立，判决驳回上诉，维持原判。

学习与思考

一、法定代表人负有保管公章及证照的首要责任

在公司未有明确规定的情况下，实践中公司法定代表人应当对公司证照、印鉴的保管负有首要责任，其法理依据根植于我国公司法律制度对法定代表人法律地位、职权及责任的系统性设计。

从法律原则层面来看，法定代表权具有唯一性与权威性。根据《公司法》第十一条，法定代表人系依法登记、对外唯一代表公司意志的机关。公章及证照是公司意志的物质化载体与对外意思表示的形式凭证。法定代表人的身份与公章证照的效力具有内在统一性，其持有、控制公章证照是行使法定代表权的自然延伸和必要保障。另外，在商事外观主义原则下，相对人有理由相信持有公章者有权代表公司。若因公章保管不善被滥用，公司可能须对善意第三人承担责任。将首要责任赋予法定代表人，是督促其勤勉尽责，防止公司因公章管理失控而陷入不必要的法律风险，符合风险与控制相一致的公平原则。

从制度逻辑层面来看，法定代表人负首要责任，是权责一致与内部治理的制度要求。法定代表人享有对外代表公司签订合同、参与诉讼等广泛权力，该权力的行使常以公章为形式要件。根据权责一致的基本法理，其必须对行使权力所需的工具（公章证照）负有首要的管理与控制责任，否则权力将失去制约，责任也无从落实。法定代表人还是公司内部治理的最终负责人。董事会虽可制定管理制度（《公司法》第六十七条），但制度的执行仍需明确责任人。法定代表人作为公司常设的、对外的最高行政负责人，是确保董事会决议及内部制度得以落实的关键节点。在制度缺位时，由其承担首要责任，是维持公司运营秩序和内部治理连续性的必然要求。

维护交易安全与公司利益必然要求。公章证照的保管涉及公司重大利益与交易安全。明确法定代表人为首要责任人，可避免因保管权责不清导致的内部推诿、失控甚至争夺，保障公司对外行为的统一性和稳定性，维护商事交易的可靠预期。在司法实践中，当公司内部就公章证照保管发生争议时，法院通常认为法定代表人基于其法定地位，有权主张持有并保管公章证照，以正常履行职务。这体现了司法对法定代表人法定职权的尊重与维护，这也是司法实践的普遍共识。

二、公司证照返还纠纷案件的常见类型

公司证照纠纷纠纷类案件通常与公司控制权争夺、内部治理僵局密切相关。该类纠纷的常见类型及其核心特点有：

1、“夺权”引发的纠纷。这类案件发生的典型情形：公司股东之间、董事会内部发生矛盾，一方（如原董事长、总经理）在失去职务后，拒绝交出由其保管的证照。新的管理团队（如新选举的董事长、新任命的总经理）代表公司提起诉讼，要求返还。这类案件的焦点问题是谁有权“代表公司”提起诉讼？法院需首先审查原告方的代表权是否合法有效，例如是否有有效的股东会决议、董事会决议。

2、“离职”引发的纠纷。这类案件发生的典型情形：公司的原高级管理人员（如CEO、财务总监）或特定保管人员（如办公室主任）离职时，未办理证照交接手续，将证照带走或拒绝归还。这类案件的焦点问题是证照占有关系的法律依据是基于职务保管，还是个人非法侵占，以及离职后该基础是否丧失。

3、“代持”或“委托”引发的纠纷。这类案件发生的典型情形：公司因特定原因（如资质办理、业务便利）将证照交由股东、关联方甚至第三方“代为保管”或使用。后关系破裂，公司要求返还，但对方可能主张存在“借用”、“投资合作”等合同关系而有权占有。这类案件的焦点问题是占有证照是否存在合法依据（如合同、协议），该依据是否有效、是否已终止。

4、“公司僵局”中的纠纷。这类案件发生的典型情形：股东会、董事会无法形成有效决议，公司治理陷入僵局。一方股东或董事控制证照，另一方无法正常运营公司，进而引发诉讼。 这类案件的焦点问题是在缺乏有效公司决议的情况下，如何确定诉讼代表主体。有时可能需要通过股东代表诉讼或其他非常规路径解决。

5、“清算”过程中的纠纷。这类案件发生的典型情形：公司进入解散清算程序后，清算组需要接管公司全部资产和证照，但原管理人员或股东拒不配合移交。这类案件的焦点问题是清算组的法律地位及其权利范围，清算期间公司证照的特殊管理要求。

三、司法实务中公司证照返还纠纷案件的主要特点

在司法实务中，公司证照返还纠纷案件呈现出如下几个方面的特点：

1、 程序问题先于实体问题。法院在审理前常需解决 “谁有权代表公司起诉” 的程序性难题。通常会要求原告提供合法有效的公司决议（如股东会决议、董事会决议），证明其诉讼行为代表了公司意志。否则，案件可能因原告主体不适格被驳回。

2. 法律关系具有复合性。案件表面是物权（返还原物）纠纷，但实质往往涉及公司内部治理、股东权争议、劳动关系、合同关系等。法院审理时通常需要穿透表面，审查占有的基础法律关系的合法性。

3. 事实查明依赖于内部文件。案件事实的认定高度依赖公司章程、股东协议、内部管理制度、董事会/股东会决议、任职文件、离职证明等内部文件，证据的组织和举证至关重要。

4. 判决易，执行难。法院判决返还证照相对明确，但若被告拒不履行，执行阶段可能面临困难。例如，被告可能声称证照“遗失”或藏匿，导致判决难以实际履行。部分案件中，法院会通过罚款、拘留等强制措施，甚至以“拒不执行判决、裁定罪”追究责任。

5. 常伴随其他关联诉讼。证照返还纠纷很少孤立发生，常与股东知情权诉讼、公司决议效力诉讼、损害公司利益责任纠纷、乃至股权转让纠纷等交织在一起，形成系列案件。

6. 调解结案率相对较高。由于此类纠纷关乎公司正常经营，拖得越久对公司损害越大，且双方可能曾有合作关系，因此在法院主持下，通过协商达成证照交接、股权退出、补偿和解等一揽子解决方案的比例较高。

四、结论与建议

总之，公司证照返还纠纷是公司内部矛盾的“晴雨表”。其核心并非简单的“物”的归属，而是公司控制权和管理权的争夺。作为公司及管理者，首先应当防患于未然，在公司章程或内部管理制度中，明确证照的保管人、使用审批流程、交接程序，并通过有效的决议程序予以确认。其次规范公司的人事变动。高管或保管人员离职时，必须将证照移交作为离职手续的必要环节，并签署书面交接文件。再次尽量避免将公司证照交由公司外部人员或非职务人员长期保管。如有特殊需要，应签订权责清晰的书面协议。

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