如何从0到1搭建流程系统

干产品经理这行，尤其是做OA系统的，怕是最有体会流程设计有多关键。

很多公司看着规模上去了，部门多了，审批却越来越慢，说到底就是流程没搭好。

我这一年刚好扎在OA流程模块里，踩过不少坑也攒了些经验，今天就用大白话跟大家聊聊，怎么把OA流程设计得既好用又高效。

流程这东西，最先接触的就是表单。

说白了，表单就是把要审批的信息都摆出来，让申请人填、审批人看。

本来想直接把所有信息堆在一个表里，但后来发现不行，得拆成主表和子表才清晰。

主表放些通用的关键信息，比如申请人姓名、部门、提交时间这些，子表不是必须的，只有信息多的时候才用，比如设备出入库，得列清楚每台设备的型号、数量，这时候子表就派上用场了。

表单设计看着简单，实则藏着不少门道。

我一般会先画个示意图，把字段位置定好，再逐一梳理每个字段的细节。

这些都得想明白，不然用户用的时候全是问题。

就拿下拉选项来说，得说清楚是单选还是多选，要是没注明，申请人填的时候很容易confusion。

还有些字段跟其他系统有关联，这也得标出来，免得后续对接出岔子。

表单设计得好不好，直接影响后续审批效率。字段冗余或者缺失，都会让审批卡壳。

我见过有的表单填个请假申请要填二十多个字段，员工怨声载道，也见过关键信息缺失，审批人得反复追问申请人，本来一天能搞定的事拖了好几天。

如此看来，表单设计就得精准简洁，把该有的信息列全，没用的直接删掉。

如果说表单是流程的门面，那环节就是流程的骨架。

环节设计可比表单复杂多了，得先把流程图画出来，把流转路径定好。

我画流程图的时候，一般只画主要路径，像返回起草、返回上一环节这种路径不会全写上，不然图太乱，看着都头疼。

流程图定好后，就该细化配置了。

环节名称得起得明白，最好带上部门、审批人、用途，比如“需求分析部门领导审核”，谁看了都知道这个环节是干嘛的。

环节处理人的布设也很关键，固定人员、角色人员、从表单字段取值的人员都能选。

固定人员看着方便，其实一点都不通用，人员一变动就得重新改，纯属给自己找事。

最靠谱的还是配置角色，员工挂在角色下面，人员变动只需要调整角色关联，省心不少。

处理模式分抢办和并行两种，得根据业务场景选。

常规审批用抢办就行，只要有一个人处理完就能流转，像项目立项这种重要决策，就得用并行，得所有相关人都审核完才能往下走。

另外，审批意见也得配置好，结论性意见和意见详情要分开，还要明确是否必填。

要是业务有时间要求，限时配置也不能少，提醒和办结功能都用上，能避免不少流程卡壳的情况。

路径配置是环节设计的核心，得明确什么情况下走什么路径。

人员、部门、审批意见都能作为控制条件，具体还是得看业务需求。

我之前做过一个采购流程，金额小于1万走部门审批，大于1万要走财务和总经理审批，就是通过路径控制实现的。

角色管理虽然在环节配置里提到过，但单独做成一个模块更清晰。

这个模块主要就是对角色进行增删改查，新增角色的时候要把名称、编码、对应流程这些信息填全，然后再把员工挂接到对应的角色上。

查询的时候不仅能看角色基本信息，还能看到挂接的员工数量和上下架状态，管理起来更方便。

附件也是流程里不可或缺的部分，有些复杂业务，表单根本装不下所有信息，这时候就需要附件来补充。

附件是挂在环节下面的，得明确哪个环节能查看、上传、删除附件，还能限制附件类型和数量。

把表单、环节、角色、附件这四个核心组件都配置好，一个流程基本就搭建完成了。

接下来就是流程列表的设计，把我的待办、待阅、我处理的、我创建的、我的草稿分分类，用户找起来方便，处理效率也能提高。

尤其是待阅分类，有些流程不需要领导审批但需要知晓，通过传阅功能就能实现，很实用。

现在市面上的SaaS系统，比如钉钉、飞书，都自带流程模块，小公司直接用就行，不用自己搭建。

但对于规模大的公司来说，为了灵活性和安全性，还是自建流程系统更靠谱。

我也是第一次完整负责OA流程的产品工作，这些都是我实际操作中的心得。

OA流程设计的核心就是让信息高效流转、责任明确划分，只要把这几点做好，就能帮企业提升协作效能。

希望这些经验能帮到有需要的朋友，也欢迎大家在评论区交流自己的踩坑经历。