规范：公文处理的生命线

《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）第一条规定：“为适应中国共产党机关（以下简称党的机关）工作的需要，实现党的机关公文处理工作的科学化、制度化、规范化，制定本条例。”根据这一定义，公文处理需要实现“三化一体”，即要通过制度化来保证规范化，通过规范化来保证科学化，最终是要达到科学化。在此，就公文处理的规范化谈些认识。

一、为什么必须做到规范

公文处理是领导机关公共权力运行的集中体现和规范表达，规范是公文处理的一条生命线。

只有规范，才能确保权力“在授权之下运行”。没有公共权力的存在，就没有公文运行的需要。公文特别强调要“在授权之下运行”，规范的首义就是要在授权之下运行。公文就是政令，只有得到授权的机关，才能行使政令，才能制发公文。制定公文要讲出处，公文处理也要讲依据。举两个例子：第一个例子是“一份没有约束力的发文”。某个领导小组为了推动一项工作，未经党委、政府授权，就以领导小组的名义向地、县党委、政府发了一个文。严格地说，这个文是没有约束力的。那么，应该怎么处理呢？办法其实很简单，由该领导小组对地、县的领导小组发文，抄送地、县党委、政府就行了。实际上，我们可以通过行文规范，解决权力运作的规范。第二个例子是“越权的会议纪要”。有一个机关事业单位自己召开办公会议决定了20多万元的开支，这个单位的上级领导问该单位负责人，谁给你的权力？对方回答：“我们开会研究决定的。”事后，我们查询了该单位的规章制度，发现该单位的制度规定里没有他们所说的这个会议，至于会议的召开形式、决策权限更加不清不楚。根据上级单位的有关规定，该单位无权决定这么大额的开支。这种超越授权的会议决定的事情是无效的，依据这样的会议写出的纪要也是无效的，更是没有约束力的。

只有规范，才能确保权力“在制度之下运行”。制度是公文运行的基础。用制度规范公文处理工作，可以确保公文的权威性、严肃性。个人不能凌驾于制度之上、组织之上。公文一定要按照制度审议、送审、签发，才有约束力。公文处理的依据，就是党规党纪、国家法律法规和政府规章。只有认真学习、全面掌握这些规章制度，处理公文才能找到合法、权威的依据。

只有规范，才能确保权力科学、民主、依法行使。规范的程序，可以防止出现强制性、随意性、个性化带来的种种问题。如果在作出事关人民群众切身利益的重大决策之前，严格地实行民主讨论、集体决定，再加上专家论证会和公民听证会两道“安全阀”，实现程序的严格和过程的民主，这样制发公文而形成的决策，尊重科学、尊重民意，能够确保公共权力的正确行使和实际工作的有效推动。

只有规范，才能确保权力有序、合理、准确行使。规范是成熟的标志。有的机关、有的同志被批评，往往是公文处理中的一个小小闪失、一点小小差错导致的。有一个事例，某单位将公文直接送给分管领导，分管领导又签给其他五六个领导。根据哪里来哪里去的原则，领导的秘书将该文退给该单位，该单位只好一个接一个往下送。本想提高办事效率，结果事与愿违。问题出在哪里？就是没有按程序报送公文，没有坚持“一个口子进”的原则。如果该公文直接报送党委办公厅（室），由办公厅（室）按照规范程序处理，按照“一个口子出”的原则，将结果回复该单位，问题就简单多了。

只有规范，才能确保上情下达、令行禁止、下情上达。公文处理工作的规范实现了上下之间的有效衔接，推动了左右之间的信息沟通。公文的衔接很重要，一个地方党委系统之间、各个部门之间都要有一个统一的规范，才能相互对接、有效沟通。例如，公文尺寸的大小，每一页多少行，每行多少字，《条例》都有明确的规定。这些规定虽然简单，但不是每个人都能很好地遵守。不少刚进机关的大学生、研究生，如果没有人提醒，也是做得不好的。又如，公文二维条码就是上级规定的统一的编码规则，是纸质文件的身份认证系统。只要按照这个编码规则的软件制作二维条码，里面包含的信息，任何一台安装了这套系统的电脑都可以识读。没有二维条码的规范推行，我们的文件智能交换系统就无法运行。

二、应当规范什么

公文处理是科学管理和领导艺术的和谐统一。公文处理应当主要规范好六个方面，即制度规范、程序规范、文种规范、行文规范、办文规范、起草校核印制规范。

制度规范。公文一定要按制度办理。公文处理工作是不允许随心所欲的，一定要讲依据、讲规定，如果不知道，就应该去查制度、查规定。工作中，我有这样的体会，当我向他人咨询公文处理方面的问题，如果对方的回答是“我认为”、“我理解”或者“我感觉”应该怎么办，我就会对他的话的权威性产生疑问。因为“我认为”、“我理解”、“我感觉”不是明确的制度规定。如果对方说“根据什么条例、多少条、多少款”的规定，应该怎么办，他的话在我心目中的权威就树立起来了。

程序规范。程序规范有两个方面：一是公文报送的规范。《条例》第十二条明确规定：“不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。”有些事情特殊，必须越级才能办，只要行文单位讲清来龙去脉，交代清楚背景，按照行文规则报批，是能够解决问题的。二是公文办理的规范。就是要求处理公文不能擅自做主。办事人员没有经过一定的程序，没有领导批示，没有得到授权，擅自答复一级党委（党组）请示的事项，是绝对不允许的。对这类行为，说轻一点，是草率；说重一些，是违反纪律、违反规定。

文种规范。什么事情选什么文种，一定要把它琢磨清楚。我修改过这样一个公文，内容是给上级机关的建议。我仔细琢磨后，发现《条例》的14 类公文文种中没有“建议”。怎么办？我提出用“报告”较为妥当，标题可以是“关于对……意见的报告”。14 种公文文种中没有“建议”，但在公文的标题上也不是绝对不能使用“建议”，比如，《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十一个五年规划的建议》，就用到了“建议”。工作中还遇到过这样的情况，某个企业在非请示件中夹带请示事项，并认为这个请示已经送达了，这是很不规范的。一般情况下，送到省委办公厅的非请示件，将被作为阅件处理，附上一个处理签，呈送有关领导同志阅知。对于呈阅件，领导可以签批，也可以不签批。对于请示件，承办处室会根据具体情况，提出拟办意见，按照程序呈送领导批示或转有关部门（单位）、提交相关会议研究，然后再正式答复。所以，选择好文种，是决定公文处理工作是否到位的一个重要因素。

行文规范。所谓行文规范，就是按照隶属关系行文。比如，省委、省政府要向中央军委呈送为参加“抗凝冻、保民生”部队请功的公文。这个文怎么行？大家研究后提出，建议省委用“函”的形式向中央军委办公厅行文，而不用“请示”，解决了行文的规范问题。现在，还有一些行文不规范的事例。例如，某个单位将同一个请示件分别送省委、省政府，如果省委办公厅与省政府办公厅不沟通，就会出现省委办公厅一种意见，省政府办公厅一种意见。两种意见可能不尽一致，即使意见一致，也会让领导重复批办。这类事例不少，要注意防止，严格按照隶属关系行文。

办文规范。这个问题是大家普遍关注的。在工作中要注意总结经验，整理出一个实用的参考规范。比如，省委办公厅设计了一个规范的公文呈阅笺，有“来文单位”、“来文标题或内容”、“收文时间”、“送文时间”、“来文份数”、“复印份数”、“分送范围”（省委领导、厅领导、处室）、“备注”、“承办处室”、“承办人”等栏目，领导阅读时一目了然。“备注”栏的设计，就是给领导一个选择权，只要领导在呈阅笺上批示，就可以使“阅件”转为“办件”。

起草校核印制规范。起草、校核、印制过程的规范水平，代表一个单位的整体形象，体现工作人员的工作能力和工作水平。因为，公文是非常严肃的，万分之一的错误都不能容忍。公文一旦发出，快马难追。古代倒是有一个“快马追文”的故事。唐宋八大家之一的欧阳修，为当时的宰相韩琦写《相州昼锦堂记》，开头两句：“仕宦至将相，富贵归故乡。”文章送走后，他一琢磨，感到这两句话味道不够，马上叫人骑快马追回，改为“仕宦而至将相，富贵而归故乡”。加了两个虚词，使这篇文章富于转折而有韵味。今天的交通很发达，往往是公文一旦发出就很难追回。所以，一定要严谨细致、确保质量，千万不要把错误发送出去。

信息来源：本文来源于“秘书工作”，由人事工作者编辑整理。

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