2025年，手把手教你搞定行政处罚告知书！这9个坑千万别踩

去年我们单位就因为一份告知书被复议撤销了处罚决定——当事人地址写错了一个字，送达程序被认定违规。看着同事们几个月的调查取证付之东流，我才真正意识到，这份看似简单的文书，每一个字都重若千钧。

今天，我就以一线执法人员的身份，跟大家聊聊2025年新规下，如何写出一份既规范又接地气的行政处罚告知书。

一、从那个让我刻骨铭心的案例说起

那是个下着雨的周一早晨，我刚到办公室，就收到了复议决定书。看着白纸黑字的“撤销决定”，我整个人都愣住了。

案件其实并不复杂：一家超市销售过期食品，证据确凿，程序也都走了。问题出在哪？就出在告知书上——我们把“建设路”写成了“建设大街”。就这一个字的差别，三个月的辛苦全白费了。

老科长拍拍我肩膀：“小子，记住了吧？告知书是咱执法人员的脸面，更是法律的尊严。一个字都马虎不得。”

从此，我对每一份告知书都多了一份敬畏。

二、2025年新规，这些变化要牢记

今年开始，新规对告知书提出了更高要求。最大的变化就是——除了告知处罚内容，还得明确告诉当事人：这个处罚决定会被公示在社会上。

我在写告知书时，都会特意加上这句：“根据《市场监督管理行政处罚信息公示规定》，本次行政处罚信息将依法向社会公示。”

就是这么简单的一句话，却能让当事人更清楚地认识到违法的后果。很多时候，当事人不怕罚款，就怕被公示影响信誉。这句话加进去，执法效果明显不一样了。

三、写好告知书的九个关键点

1. 当事人信息：差一个字都不行

我现在养成了个习惯：写地址时一定要核对营业执照，写姓名时一定要看身份证复印件。有一次，当事人说：“警官，您这么认真，我也得认真对待啊。”这句话让我感触很深——我们的认真，能换来当事人的重视。

2. 案件来源：不能简单一句话带过

不要只写“根据检查发现”，要把时间、地点都写清楚。比如：“2025年6月15日，我局执法人员在位于中山路123号的你单位经营场所进行现场检查时发现......”这样写，既规范又让人信服。

3. 违法事实：要像讲故事一样清晰

我师傅教我一个方法：把违法事实当成讲故事，时间、地点、人物、起因、经过、结果都要交代清楚。比如不是简单写“销售过期食品”，而要写：“2025年6月10日，你单位从某批发市场购进面包20箱，生产日期为2025年6月1日，保质期7天。截至2025年6月15日检查时，已超过保质期2天，仍在货架上销售......”

4. 证据列举：每个证据都要有名字

就像介绍人一样，要把证据的名字、来历都说清楚。比如：“上述事实有：1.2025年6月15日制作的现场检查笔录；2.过期食品照片3张；3.对店长张三的询问笔录......”

5. 法律适用：精确到条、款、项

一定要把法律依据写完整。比如不能只写“依据《食品安全法》”，而要写“依据《中华人民共和国食品安全法》第一百二十四条第一款第（二）项”。我电脑里有个常用法律条文库，每次用时复制粘贴，然后再三核对。

6. 裁量理由：把道理说透

为什么罚三万而不是五万？要把理由写明白。比如：“鉴于你单位积极配合调查，主动下架涉案食品，未造成实际危害后果，根据过罚相当原则，依法从轻处罚......”

7. 拟处罚内容：用对“拟”字

在告知书里，一定要用“拟对你单位处以罚款人民币30000元”，这个“拟”字很关键，意思是还没最终决定，给当事人留下陈述申辩的空间。

8. 权利告知：不能漏不能错

我每次都像念经一样核对这段话：“如你单位有异议，可以在收到本告知书之日起三个工作日内向我局进行陈述和申辩，逾期未提出的，视为放弃此权利。”

9. 救济途径：指清楚路怎么走

要写清楚向哪个机关复议、向哪个法院起诉。我准备了个模板：“如不服本决定，可在收到本决定书之日起六十日内向某市人民政府申请行政复议，或在六个月内向某市人民法院提起行政诉讼。”

四、五个容易栽跟头的地方

1. 把“涉嫌”写成“认定”——在告知书阶段，违法事实还是“涉嫌”的阶段，别写成最终“认定”

2. 法律条文过期——一定要用最新的法律，我每个月都会核查一次法律数据库

3. 忘记集体讨论程序——重大案件必须写“经负责人集体讨论决定”

4. 用词太随意——执法文书要用规范用语，不能太口语化

5. 救济途径写错——特别是复议期限是60日，诉讼期限是6个月，千万别记混

五、一个小创新：“三书同达”效果好

我们现在试行“三书同达”——在送达处罚决定书时，同时送达行政合规建议书和信用修复告知书。

上周我给一家餐饮店送文书，老板本来怒气冲冲，看到合规建议书后态度明显软化：“原来你们不只是罚款，还教我们怎么改。”这就是执法的温度——既要纠正违法，也要帮助规范。

六、我的体会

执法这些年，我越来越觉得，告知书不是冷冰冰的文书，而是我们与当事人沟通的桥梁。写得好，当事人心服口服；写不好，再正确的处罚也可能被推翻。

记得有次，我花了一下午耐心给一位老人家解释告知书的内容，最后老人家说：“虽然要罚款，但你这么认真给我讲，我认。”那一刻，我特别自豪。

你在执法过程中有没有遇到过因为文书问题引发的困扰？或者你有什么写好告知书的小窍门？欢迎在评论区分享交流，咱们一起把执法工作做得更规范、更有温度！