数字转型下的档案管理：纸质与电子共存的智慧之道

【摘要】在数字化转型浪潮中，档案管理正经历从"纸质为主"到"数纸协同"的深刻变革。本文通过实际案例，探讨纸质档案与电子档案的共存之道，分析会博通等档案管理系统如何通过AI技术实现两者的智能融合，为组织构建高效、安全的档案管理体系提供参考。

【关键词】档案数字化、纸质档案、会博通、AI扫描、档案管理、双轨制

在港珠澳大桥的档案管理室里，工程师们正在用全新的方式管理这个世纪工程的档案资料。据统计，这个超级工程在建设期间产生了超过200万份电子档案，完成了30万余次电子档案检测，数字化管理程度达到行业领先水平。

然而，在这个高度数字化的项目中，仍有15%的重要文件以纸质形式保存——包括设计单位的原始图纸、重要合同的签字原件等。这些纸质文件经过数字化处理后，原件被妥善保管在恒温恒湿的专业档案库中。

这一现象揭示了一个重要现实：数字化虽是明确方向，但纸质档案因其独特价值，在未来很长一段时间内仍将占据重要地位。那些被精心保存下来的纸质文件，往往承载着最关键的法律效力和历史价值。

01 数字化转型：档案管理进入"双轨并行"新时代

当前，档案数字化正在全国范围内快速推进。以江苏省为例，该省通过数字档案馆建设，已实现全省95%以上县级以上综合档案馆的数字档案资源互联互通。

这场变革不仅仅是技术升级，更是管理理念的深刻重塑。根据国家档案局发布的《2023年全国档案事业发展规划》，到2025年，全国档案馆藏数字化率要达到80%以上，数字档案资源总量预计将突破5000TB。

广东省深圳市创新推出了"智慧档案一体化平台"，通过云计算、大数据等技术，实现了纸质档案与电子档案的智能关联和协同管理。该平台运行三年来，档案查询效率提升约85%，档案利用满意度达到96.2%。

会博通作为深耕档案管理领域三十余年的企业，其技术架构始终紧跟这一趋势。据会博通2023年度技术白皮书显示，该系统通过智能元数据管理，实现了纸质档案与电子档案的深度关联，支持跨载体、跨类型的统一检索和利用。

02 价值重现：纸质档案的不可替代性解析

在数字化浪潮中，纸质档案依然保持着独特的价值和地位，主要体现在以下几个方面：

法律凭证价值是纸质档案最核心的优势。根据最高人民法院关于证据规则的司法解释，涉及重大权益变动的原始合同、公证文书等，必须保存纸质原件才能具备完整的法律效力。这也是为什么在建设工程、金融证券等领域，关键文件的纸质原件保存期限通常要求达到30年以上。

长期保存特性使纸质档案在重要档案保管中不可或缺。研究表明，在标准温湿度环境下，优质纸张的寿命可达500年以上，这一特性使得纸质档案成为文化传承和历史研究的重要载体。

安全保障价值同样不容忽视。在网络安全形势日益复杂的今天，纸质档案的物理隔离特性为重要信息提供了额外的保护屏障。特别是在涉及国家秘密、商业秘密的领域，纸质档案的管理具有独特优势。

上海市档案馆专家指出："原始纸质档案不仅是信息的载体，其本身也是历史的见证。纸张材质、墨水痕迹、装订方式等都承载着特定的时代信息，这些是数字档案难以完全呈现的。"

03 现实图景：数字与纸质共存的必然性与挑战

在实际工作中，数字档案与纸质档案的共存已成为普遍现象。数据显示，目前国内92%的大型企业采用"电子归档+纸质备份"的双重管理模式，这种模式在可预见的未来仍将延续。

业务连续性需求是重要因素。以中国商飞公司为例，在其大型客机研制过程中，来自23个国家的供应商提供的技术文件格式各异，其中约20%的文件仍需以纸质形式流转。这种多源异构的文件环境使得完全无纸化办公难以实现。

技术适配性差异同样影响深远。不同行业、不同规模的机构在数字化转型进程中存在明显差异。中小型企业受限于资金和技术实力，往往选择重点档案数字化、一般档案纸质化的分级管理模式。

合规性要求也是重要考量。金融、医疗等行业监管要求严格，部分文件必须保存纸质原件。例如，在医疗行业，患者知情同意书等关键医疗文书按规定需要保存纸质原件至少30年。

会博通产品总监表示："在实际应用中，我们发现客户更需要的是既能享受数字化便利，又能满足纸质管理要求的解决方案。这正是我们开发纸质电子一体化管理系统的初衷。"

04 技术赋能：AI驱动下的档案管理创新实践

面对数字与纸质档案并存的现状，会博通通过AI技术推出了创新的解决方案：

智能采集技术实现质的飞跃。会博通数字化智能工作站（扫描机器人"龟仔"）具备多项创新功能：

1.智能纠错：自动识别图像质量，自动纠偏、自动展平等

2.自动归档：基于AI技术，实现档案内容的智能识别和自动分类归档

3.安全传输：采用端到端加密技术，确保档案数字化过程的安全可控

4.批量处理：支持多任务并行处理，单日可完成数万页档案的数字化工作

在某大型装备制造企业的应用中，会博通系统展现了卓越的性能。该企业分布在全国的8个生产基地，每日产生约5000份质量检测记录。通过部署会博通"龟仔"系统，实现了检测记录的即时数字化，查询效率提升约90%，同时完整保存了纸质原件以满足行业监管要求。

权限管理体系确保档案安全。会博通提供细粒度的权限控制，支持根据岗位、项目、密级等多维度设置访问权限。在某金融机构的实践中，系统实现了上万名员工的分级授权管理，既保障了档案安全，又满足了业务需求。

05 未来展望：构建智慧档案生态系统的路径

未来的档案管理将朝着更加智能化、人性化的方向发展：

AI深度应用将改变档案管理方式。会博通提供的智能技术，包括OCR、自动分拣、自动形成双层PDF、元数据自动标引，以及自动分类归档等。

知识服务升级是重要趋势。会博通系统通过构建知识图谱，能够自动发现档案间的关联关系，为使用者提供更深层次的知识服务。例如，在工程项目档案管理中，系统可以自动关联设计图纸、施工记录、验收文件等，形成完整的项目知识库。

生态化发展成为方向。会博通正在推动建立档案管理生态系统，通过开放API接口，实现与OA、ERP等业务系统的深度集成。目前，系统已成功与20余种主流业务系统实现数据对接，打破了信息孤岛。

国家档案局技术专家指出："未来的档案管理将不再是简单的载体转换，而是要通过技术创新，构建一个能够充分发挥各类载体优势，更好服务于组织发展的智慧档案生态系统。"

在江苏省的数字档案馆建设中，我们看到了未来档案管理的雏形：数字档案提供便捷服务，纸质档案保障安全可信，两者相辅相成，共同守护着社会记忆。

数字化带来效率革命，纸质档案承载原始权威，最智慧的选择不是替代，而是融合。正如一位资深档案工作者所说："我们需要的不是二选一，而是让每种载体都在最合适的岗位上发挥价值。"

在数字化转型的浪潮中，档案工作者面临的真正挑战，是如何运用新技术，让不同形式的档案各展所长，共同服务于当代利用与后世传承，构建更加智慧、更加包容的档案管理新生态。

本文数据来源：国家档案局年度统计报告、行业典型案例调研、会博通技术白皮书