掌握这五个技巧，让你的在线视频会议高效无比！

视频通话和会议是当今商业沟通不可或缺的一部分。它们促进了远程工作，连接了现场办公室，并允许与远方客户进行面对面的会议。然而，与面对面的会议一样，视频通话也面临挑战。会议主持人必须做好准备，防止干扰，以确保会议高效且有影响力。

我们将概述一些技巧，帮助您充分利用视频会议，并分享这一沟通渠道的独特优势。

进行有效视频会议的技巧

很多公司都有 远程工作方案，并为员工提供远程或混合选项作为 灵活福利。视频通话在保持个人联系的同时，促进了团队和客户之间的沟通。

请参考以下技巧和最佳实践，确保您的视频会议顺利进行，达到预期目标。

1. 在视频会议前下载软件更新。

没有什么比会议开始时突然出现软件更新更让视频会议主持人感到慌乱的了。为了避免这个问题，请提前启动软件并检查更新。这样的准备可以让您有充足的时间下载更新，而不会打扰到在线会议。

重启电脑并重新打开软件，确保一切设置都正确。如果更新引入了任何仪表板更改，这段额外的时间可以让您熟悉新界面，更好地准备主持高效的会议。

2. 在通话前测试您的计算机和设备。

与上述提示类似，在您加入会议或会议之前，请确保您的计算机及其连接的设备正常工作。即使软件是最新的，有时电脑的麦克风或摄像头也可能会出现意外故障。

“你需要确保你的摄像头和麦克风工作正常，”Bluedot的联合创始人Ruslan Halilov说。“此外，测试平台，以便准确了解如何访问聊天和共享屏幕。”

3. 提前加入视频会议。

提前加入会议对主持人和与会者来说都是一个好主意。即使你已经处理了更新并检查了设备，技术问题仍然可能出现。提前到达给你一个机会来处理最后时刻的问题，比如调整摄像头角度或排除音频故障。你可以确保连接稳定，声音和视频不会延迟。此外，你可以在会议开始前测试聊天功能并查看会议材料。

提前到达让主持人有机会在参与者加入时进行问候，这营造了一个温暖和专业的氛围，并引入了一个欢迎的环境。

4. 假设你的在线视频会议观众一无所知。

存在许多视频会议平台，并不是每个人都熟悉你选择的平台。为了确保通话顺利，假设你的观众对这个平台一无所知。在你开启通话后，简要向与会者介绍关键工具的位置，例如静音、聊天和任何小组讨论板。

对于特别大的观众，设定明确的基本规则以维持秩序并减少干扰。鼓励参与者通过在小组讨论板上发帖或直接给你发消息来提问。使用主持人工具在提问和评论时间之前自动静音所有参与者。这种方法有助于减少不必要的噪音和干扰，确保每个人都能更专注和高效地开会。

5. 考虑请一个制作人。

如果你正在主持一个有许多参与者的大型虚拟会议，考虑请一个制作人。制作人可以是同事或专业人士，负责会议的技术和后勤工作。他们的角色包括以下职责：

• 提供必要的工具以确保会议顺利进行
• 防止主持人在回答问题或切换屏幕时分心或感到不知所措
• 管理聊天室
• 协助使用屏幕共享工具
• 协助录制选项

通过处理这些任务，制作人让主持人能够专注于传达信息。

6. 制定会议议程，确保会议有条理。

尴尬的沉默和偏离主题的对话可能会破坏视频会议并浪费宝贵的时间。清晰的议程确保会议保持专注和高效。

“为你的会议制定一个清晰的议程和结构，”Halilov建议道。“你无法想象人们在在线通话中多么快就会感到无聊和分心，所以你在发言时需要直截了当。”

Halilov还建议将演讲与视觉效果和观众互动相结合，以保持参与者的参与感并维持自然的交流流畅。

7. 避免视频会议时出现尴尬的沉默。

暂停对于有效的对话是必要的。它们帮助听众与所说内容建立联系，并允许发言者有力地传达观点。然而，长时间的沉默或过多的空白可能会显得尴尬和不专业。以下是一些避免此问题的建议：

• 如果你遇到技术问题或在等待其他与会者，请保持观众知情。简单的确认可以缓解紧张并保持参与感。
• 在等待时，使用屏幕共享展示议程、演示文稿或相关内容。这种策略使会议在视觉上保持吸引力。
• 在问题发生时进行沟通，并提供清晰的更新。
• 当新观众加入时，欢迎他们并解释你在等待其他人到达后再开始。

8. 在视频会议中穿着适合办公室的服装。

你的视频会议应该有一个非正式的着装规范，以确保专业形象。不当或分散注意力的服装可能会造成干扰。如果你是主持人，请记住参与者只能看到你的胸部以上的部分，因此避免穿着花哨的图案和分散注意力的颜色是至关重要的。过多的配饰，如过多的珠宝和笨重的围巾，也可能会削弱你的信息传达。专注于传达你的信息，让你的服装支持——而不是与——你的专业性竞争。

9. 清理视频会议背景中的杂物。

视频通话的好处是你可以随时随地参加。然而，你的周围环境在保持专业外观方面起着重要作用。很多与会者和主持人在开始或加入通话前，常常忽视这个重要细节。

在您加入视频通话之前，请执行以下操作：

• 检查摄像头视野内的物品。
• 选择一个光线充足且避免产生阴影的区域。
• 检查您身后有什么。
• 确保周围没有太多视觉干扰。
• 清理并整理您的工作空间，让与会者看不到您周围堆积如山的文件、书籍或杂物。

整洁且用心的背景有助于集中注意力，展现专业形象，并给与会者留下积极的印象。

10. 注意您的位置和摄像头角度。

您不必是电影明星就能找到最适合您的角度。将摄像头放在眼平线的位置，这样您的头部保持中立。这样可以呈现出一个既令人满意又专业的面部视角，同时避免因摄像头放置不当而造成的干扰。没人想仰视您的鼻子、吊扇或头顶。

将您的视频会议视为面对面的交谈。通过直接看向摄像头来保持眼神交流，并确保适当的照明，以获得清晰且引人入胜的外观。

11. 在视频会议期间避免过多噪音。

您可能并不总是在办公室里参加视频会议。您可能在家中、当地咖啡店或社区中心。最好找个安静的地方来开会或参加视频会议。

请记住以下关于背景噪音的要点：

• 狗吠声会分散您和其他与会者的注意力。请将动物限制在远离计算机的区域。
• 如果您佩戴蓝牙耳机，请注意它会拾取并放大背景噪音。
• 如果您在咖啡店，请注意每位与会者都会听到咖啡机的声音。
• 在社区区域，噪音条件可能会随着人们进出您的工作空间而变化。

12. 熟悉视频会议礼仪。

学习这些一般的视频会议礼仪提示，确保会议或演示顺利且专业：

• 清晰地说话，语速适中，以确保每个人都能跟上，特别是在国际或大型会议中。
• 避免使用过于冗长的演示幻灯片，保持视觉内容简单明了。
• 在回答之前重复观众的问题，确保所有与会者都能理解问题。
• 了解你的听众，针对他们的兴趣和需求调整内容。
• 在休息期间关闭摄像头，以保持整洁、无干扰的环境。

良好的礼仪为高效且富有吸引力的视频会议定下基调。

视频会议的好处

视频会议为企业带来了许多好处，包括以下几个方面：

• 视频会议提高效率。 虚拟工具 提高商业生产力和效率，节省时间和资源，并促进更快的决策。
• 视频会议让远程员工保持联系。 视频会议帮助远程员工保持参与，参与讨论，并感到与组织和团队的联系更紧密。
• 视频会议可以节省资金。 虚拟会议减少了商务旅行的需求，成为那些想降低开支的组织的理想选择。
• 视频会议方便。 企业可以快速安排会议，而无需安排旅行或办公室约会。“不需要旅行，你可以在任何地方召集所需的人，”Halilov指出。
• 视频会议使文档记录变得简单。 Halilov强调，在线会议工具便于记笔记和录音，从而改善讨论和决策的记录。
• 视频会议增强协作。 实时视频和屏幕共享工具让团队即使在不同地点也能高效协作。
• 视频会议环保。 视频会议通过减少旅行需求，帮助组织降低碳足迹，支持环保商业实践。

视频通话是一个优秀的面对面解决方案

视频通话是全球专业人士的宝贵资源。当旅行过于困难、昂贵或频繁时，它们可以提供面对面的解决方案。掌握如何主持高效的视频会议非常重要。下次你想安排面对面会议时，不妨考虑用视频通话。