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需求混乱、进度滞后频发,产品经理怎么才能管好需求与进度?

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对产品经理而言,效率的核心不在于事务处理量,而在于需求落地的清晰度与项目推进的可控性。传统模式下,“需求杂乱难跟踪、项目滞后常救火” 的痛点,让产品经理深陷事务泥潭。本文通过需求管理与项目管控两大真实场景,拆解钉钉 AI 表格如何重构工作闭环,助力产品经理从 “事务执行者” 升级为 “价值驱动者”。

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对小编这样在互联网扎根5年的产品经理而言,日常工作仿佛在 “需求的海洋” 与 “项目的迷宫” 中穿梭:

  • 需求收集时,Excel表格里混杂着用户反馈、业务诉求、研发建议,密密麻麻的字段混乱难梳理;

  • 项目推进中,任务拆解后负责人模糊、进度难追踪,版本上线前常陷入 “紧急救火”;

  • 跨部门协同时,需求评审记录、开发排期表、测试用例表分散在不同工具,信息同步耗时耗力。

传统文档、表格工具的局限性,让产品经理陷入 “事务性工作缠身,难聚焦核心决策” 的困境。

这里推荐一款AI表格,可以为产品经理量身打造的“效率引擎”,通过智能结构化能力与自动化协同特性,重塑需求管理与任务管理全流程。

下文将结合小编日常产品工作中的两大核心场景 —— 需求全生命周期管理、版本迭代任务管控,详细拆解钉钉AI表格如何解决实际痛点,实现工作效率的跨越式提升。

提效一:需求管理从 “杂乱收集” 到 “有序落地” 的蜕变

需求管理是产品经理的核心工作,从需求收集、分析、优先级排序到落地跟踪,每个环节都考验着 “化繁为简” 的能力。在过去,小编用Excel记录需求池,用Word写PRD,用在线文档汇总评审意见,不仅信息同步滞后,还容易出现 “需求遗漏”“数据易受篡改” 等问题。

钉钉AI表格的 “多视图、仪表盘与自动化工作流” 功能,彻底打破了这一困局。只需要进入钉钉的AI表格模块选择对应的职能/角色、场景,即可快速生成标准化需求管理模板,并自动完成字段匹配与逻辑关联。

更关键的是,AI表格支持 “多源需求自动整合” 与 “动态跟踪”。以小编产品工作为例,小编负责的管理系统需迭代 “客户标签管理” 功能,此前面临三大痛点:

  1. 需求来源分散:客服团队的用户反馈(钉钉群聊)、销售团队的业务诉求(企业微信文档)、研发团队的技术优化建议(钉钉群聊),需手动复制到Excel,耗时且易遗漏;

  2. 优先级难定:业务方频繁提出“紧急需求”,缺乏数据支撑的优先级排序,导致研发资源错配;

  3. 落地进度模糊:需求评审后,无法实时同步开发进度,常出现“需求已排期但研发遗忘”的情况。

引入钉钉AI表格后,小编构建了 “智能需求管理闭环”:

第一步:选择适用的表格模板:打开钉钉的AI表格模块,选择职能/角色,以及对应的场景,小编根据自己的工作性质职能选择“产品/研发”,场景选择“需求管理”。即可一键获得一份完整又全面的需求收集与管理的自动化表格模板;


第二步:多源需求一键导入:通过钉钉AI表格的“数据同步”功能,一键导入Excel需求表,或者链接其他数据源进行同步,可以一键抓取新增需求或系统自动抓取数据源,省去80%的手动录入工作;


第三步:需求状态联动更新:将需求池表格与研发的任务负责人,以及对应的连接对应项目群聊,将“标签管理模块开发”任务状态改为“开发交付中”时,需求池对应需求的“状态”字段自动同步项目群,且通过钉钉消息推送提醒任务负责人,无需频繁在钉钉项目群、单聊对话框与Excel间切换核对。


最终,小编团队的需求管理效率显著提升:需求收集周期从 “2 天 / 次” 缩短至 “实时同步”,优先级排序耗时从 “1 天 / 周” 压缩至 “5 分钟 / 周”,需求落地遗漏率从 15% 降至 0,让小编这个产品经理真正从 “需求整理员” 回归 “价值决策者” 角色。

提效二:自动化项目管控从 “被动救火” 到 “主动掌控”

众所周知,版本迭代是产品经理项目管理的核心场景,从需求评审、任务拆解、开发测试到上线复盘,涉及产品、研发、测试、设计等多部门协同,小编在产品工作中常面临难题:任务拆解颗粒度不均,导致开发人员 “不知从何入手”;进度跟踪依赖 “每日站会 + 手动更新表格”,滞后信息难以及时预警;跨部门文档分散,设计稿链接、测试用例、上线checklist需反复转发核对。

而钉钉 AI 表格的 “自动化工作流” 与 “协同联动” 功能,为版本迭代项目打造了 “全流程可视化管控体系”。产品经理只需通过简单配置,即可实现 “任务自动拆解 – 进度实时跟踪 – 风险主动预警 – 文档一键关联”,让跨部门协同从 “低效同步” 变为 “无缝衔接”。


借助钉钉 AI 表格,小编搭建了 “任务管理表”,实现三大突破:

  1. 智能任务拆解,避免“责任模糊”:通过AI表格与自动化流程,搭建高效透明的任务管理系统,整合任务分配、进度跟踪与多维可视化分析,实现任务执行可追踪、责任落实到人、优先级清晰可见。

  2. 进度自动同步,杜绝“信息滞后”:进行分配任务与进度更新,团队成员在「任务管理表」中查看自己负责的任务,关注待办内容、截止日期和重要程度,及时更新任务进度与状态,小编一键点击“催办按钮”主动提醒协作者或上级确认进展,推动任务闭环。

  3. 自动仪表盘,实现“掌控全局”:通过「仪表盘」查看总任务数、本周任务完成情况、已延期任务、进行中任务、任务进度分布、各优先级任务分布及完成情况、任务负责人分布排行榜、人员任务跟进情况和项目倒计时,全面掌握团队执行状态,及时干预风险任务并优化资源分配。

通过这套管控体系,小编负责的版本迭代项目实现显著优化:任务拆解耗时从 “1 天” 缩短至 “15 分钟”,跨部门沟通成本降低 60%,版本上线延期次数从 “2 次 / 版本” 降至 0,真正实现了版本迭代的 “主动掌控”。

深度思考:使用 AI 表格给我们改变了什么?

小编通过深度的体验后发现钉钉AI 表格对产品经理的价值,远不止 “减少表格操作时间”,更在于推动工作范式的三大转变:

1. 从 “被动响应” 到 “主动驱动”

传统模式下,产品经理常因 “需求收集不及时”“项目风险未预警” 陷入被动,例如用户投诉集中爆发后才紧急优化功能,项目进度滞后时才临时协调资源。而钉钉AI表格通过 “多源数据自动汇聚”“进度智能预警”,让产品经理提前捕捉需求趋势、预判项目风险,实现从 “问题响应者” 到 “价值驱动者” 的转变。

2. 从 “单点管理” 到 “全局协同”

产品工作的核心是 “跨部门协同”,传统工具中 “需求池在Excel、任务表在另一个Excel、文档在云盘” 的碎片化状态,导致协同效率低下。钉钉AI表格以 “表格为核心载体”,联动钉钉生态内的沟通(群聊)、文档(云文档)、任务(待办),构建 “需求 – 任务 – 文档 – 进度” 一体化协同体系,让产品、研发、测试、业务团队围绕同一套 “实时更新的表格” 工作,消除信息差。

3. 从 “经验决策” 到 “数据驱动”

优秀的产品决策依赖数据支撑,传统模式下,产品经理需手动从多个表格中提取数据、制作图表,耗时且易出错。钉钉 AI 表格的 “统计仪表盘” 功能,支持一键生成图表、项目进度看板,且图表随表格数据实时更新,让产品经理在需求评审会、项目复盘会中,快速拿出直观数据支撑决策,避免 “凭感觉定方向”。

深度洞察:需要丰富更多工具,例如Axure、墨刀

在这段时间深度使用钉钉 AI 表格后,与传统模式相比,其展现出的强大优势让身为产品经理的小编工作效率大幅提升:


钉钉 AI 表格作为AI时代的应用创建平台,已展现出强大的智能化优势。不过,着眼未来更复杂的业务场景拓展,若能在以下两方面进一步优化,必将在产品管理领域释放更大的价值。

一方面,钉钉AI表格目前与Axure、墨刀等产品经理高频使用的原型工具尚未实现直接联动,需要手动上传原型链接,且原型更新时表格无法自动同步版本。但以钉钉AI表格强大的跨平台数据整合能力以及智能化特性,未来若能搭建起与这些原型工具的顺畅联动桥梁,实现原型与表格数据的双向实时同步,必将进一步提升产品研发全流程的信息一致性与流转效率。毕竟,钉钉AI表格已具备将AI融入表格的强大能力,实现这种联动只是其生态拓展的一个阶段性目标。

另一方面,尽管钉钉AI表格的智能工作流已经非常强大,但针对一些极为复杂的业务场景,如需历经多轮评审的重大需求,非技术背景的产品经理在自定义工作流时仍面临一定挑战。倘若钉钉AI表格能够贴心地增加一系列 “场景化模板”,产品经理便可直接复用成熟模板,根据实际业务微调。这不仅能极大降低工作流设置难度,更是钉钉AI表格在智能化、人性化方面不断进阶的体现,将进一步巩固其在产品管理领域的领先地位。

AI工具让产品经理回归 “产品” 本质

对产品经理而言,核心价值在于 “洞察用户需求、定义产品价值、推动业务增长”,而非陷入繁琐的表格整理与进度跟踪。钉钉AI表格的出现,通过智能化与自动化能力,将产品经理从80%的事务性工作中解放,让产品经理有更多时间思考 “用户真正需要什么”“如何通过产品实现业务目标”。这,正是AI时代赋能产品管理工作的独特魅力,也是钉钉 AI 表格为产品经理带来的无可替代的价值 。

钉钉AI表格不仅是一款工具,更是产品经理的 “数字化助手”,它重新定义了产品经理的工作方式 —— 以数据为驱动,以协同为核心,聚焦价值创造。未来,若能进一步优化复杂需求关联、深化与原型工具的联动,钉钉AI表格有望成为产品经理工作的 “标配武器”,助力更多产品经理打造出 “贴合用户、驱动业务” 的优秀产品。

本文来自公众号:慢调时光铺 作者:慢调时光铺

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