搞清楚数据透视表，比你学100个Excel技巧更有用！

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本文作者：长小安

本文编辑：竺兰

你有没有遇到过这样令人崩溃的老板......

比如，下面这样一份上千行的数据。

▲ 仅展示部分数据

老板一会儿要求你统计各商品销售情况，一会儿要求你统计各出货区域销售情况……

其实，这些要求都是在考验你对 Excel 的掌握程度。

会 Excel 的同学，用数据透视表，轻轻松松就能搞定！看这里↓↓↓

❶ 统计各商品销售情况：

❷ 统计各出货区域销售情况：

如果你经常要对数据进行汇总分析，不如就来学习一下数据透视表吧！

什么，你不知道该从哪里开始学？

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数据透视表介绍

在学习之前，我们要了解一下什么是数据透视表，又要在什么时候使用它呢？

在我看来，数据透视表可以提高报告的生成效率。

它能快速汇总、分析、浏览和显示数据，对原始数据进行多维度的展现。

在数据透视表中，同样可以进行筛选、排序、制作图表等操作。

但其中最主要的，就是对数据进行分组汇总，只需要简简单单的拖动几下字段就可以实现，看下图↓↓↓

看起来是不是特别简单！

例如上面的要求，按商品名称汇总，按出货地区汇总，这些都可以通过数据透视表轻松实现。

想学习吗？那我们一起接着往下看吧。

插入数据透视表

数据透视表的插入步骤也很简单。

操作步骤：

❶ 选中原始数据中的任意单元格，点击【插入】选项卡-【数据透视表】；

❷ 选择将数据透视表放在【新工作表】，或【现有工作表】中的某个位置；

❸ 单击【确定】。

这样就生成了数据透视表，看起来是不是特别简单！

对了，这里我选择在新工作表中生成数据透视表，最后的效果如下：

接下来，我们只要拖动字段就可以将数据进行汇总了。

看到这里，你一定会想问，字段是什么，怎么拖动？

不着急，我们继续往下说。

数据透视表结构

数据透视表主要分为三个结构，报表结果显示区域，字段列表，字段设置区域。

❶报表结果显示区域：简单来说，就是最后的结果显示在哪里；

❷字段列表：原始数据的列标题都会显示在这里，每一个列标题都代表着它对应的一整列数据。

❸字段设置区域：把想要显示的字段，从「字段列表」中拖进来，就可以将数据自动汇总，显示在「报表结果显示区域」中。

在「字段设置区域」，可以看到有筛选，列，行，值四个区域。

他们具体有什么作用，我们后面再细说。

介绍完这些基础概念，我们再来看一下，操作之后的效果是什么样的。

数据透视表的使用

按照最开始的例子，我们需要按商品名称汇总，整理出「成交数量」和「实收金额」。

不要眨眼，只要三秒钟。

鼠标左键点击「商品名称」，拖入「行」处，同样的操作，「成交数量」和「实收金额」均拖入「值」。

怎么样，是不是特别方便！

「行」即「行标签」，就是将单元格内的数据排列在每一行上，如下图：

「商品名称」列的数据，默认被删除重复值后，全部被排列在了每一行。

同理，列标签就是删除重复值后，全部排列在每一列。

「值」就是数据汇总区域，将「成交数量」和「实收金额」计算好显示出来。

数据透视表布局的更改

和普通表格比起来，数据透视表不仅可以汇总数据，还有一个特点：布局更改更加灵活。

❶ 标签随意拖动，将数据按需求展示。

❷ 分类汇总：可以将数据按照字段进行汇总。

点击【设计】选项卡-【分类汇总】，选择在每组数据上方、下方或不显示。

❸ 总计：用来显示每一行/每一列数据的总计。

点击【设计】选项卡-【总计】，选择对行、列、行和列显示总计或不显示。

❹ 空行：在每组数据后插入空行，使数据观看更加直观。

点击【设计】选项卡-【空行】，选择在每个项目后插入空行或删除空行。

❺ 将数据透视表转化为表格格式，看不懂这句话没关系，看一下操作步骤你就明白了~

点击【设计】选项卡-【报表布局】-【以表格形式显示】-【报表布局】-【重复所有项目标签】。

用这种方法，就可以将数据透视表以表格的布局显示出来。

怎么样，看到这里，是不是觉得数据透视表特别灵活呢？

当然，具体还是要根据实际情况，选择显示方式。

数据透视表美化

数据汇总完之后，看起来还是不太美丽的样子。

所以我们还要给数据透视表穿上一件「新衣服」，让它焕然一新。

对数据透视表进行美化也很简单，点击【设计】选项卡，在【数据透视表样式】中选择样式即可。

穿上新衣服，数据透视表就更加美观了！

注意事项

前面我们看到了数据透视表强大的汇总功能，但是也要注意，使用时一定要避开下面这些雷区！

❶ 标题缺失：标题不可以为空。

❷ 标题重复：列标签不可以重复。

插入数据透视表后，每列数据都会压缩在字段标签内，将字段拖动可以改变数据透视表的布局。

如果两个字段相同，数据透视表就会乱了，分不清哪个对应哪列。

❸ 空行：数据透视表内如果存在空行，直接点选【数据】-【插入】-【数据透视表】，不能自动选择全部的数据区域。

当然，这时我们可以手动更改表区域，再插入数据透视表。

怎么样，简单又实用的数据透视表，你学会了吗？

虽然数据透视表自带的样式，但有时候也不能满足我们的审美需求。

我们可以将数据透视表内的数据复制，在新表格内选择性粘贴为值，再对表格进行美化。

粘贴后的表格如下图：

说说看，你更喜欢怎样的美化方式呢？

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