“好问题”让人一看就能想出3个答案

夜读 vol.361

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如果你是一个中层管理者，每周可能有大约 35% 的工作时间用来开会，而如果是高层管理者，则可能超过 50%。这就意味着，你可能要把一半以上的工作时间用于组织会议和参加会议。如何才能告别传统低效的会议，让会议成为真正的创新之地？《消灭一切无聊的会议》一书中提出，想要调动会议人员的积极性，先提出一个好问题。

本文摘录自《消灭一切无聊的会议》

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被誉为现代管理学之父的彼得·德鲁克有一句名言：“最重要的事情，不是寻找正确的答案，而是设置正确的问题。”

在专题会中，认真收集参会人员的意见并进行整理、最终使全体参会人员达成共识是会议组织者的重要职责，其中收集意见这一步十分关键，因为如果没有人提出意见，会议就无法继续进行。

但是，这并不意味着无论什么意见都要收集。只有当一个意见契合会议主题、鞭辟入里时，才能被会议组织者所采纳。

会议上没有人提意见，大概率是因为会议组织者提出的问题不够好。因此，当没有人主动提意见时，会议组织者要进行反思，想一想自己提出的问题是不是不够简洁、不够明确。

那么，会议组织者要怎样做才能收集到有效的意见呢？答案是：准备几个好问题。

会议组织者在设计问题时，要以简洁易懂为基本原则，即便是小学生也能读懂。这样的问题不需要大家苦思冥想，而是凭直觉就能够回答出来。

例如，当会议组织者问出“大家心目中职场的理想状态是什么样子”的时候，参会人员恐怕会一时间反应不过来；但是，如果会议组织者问出“什么样的职场是最棒的”时，大家就会很容易地想到答案，例如“那肯定是不怎么加班呀”“同事们都很有干劲，相互之间关系很好”“做出的努力能得到相应的回报”等。在设计问题时，会议组织者要考虑到参会人员能否针对这个问题，流畅地写下3个以上的意见。

前文提到，运用KJ法时，会议组织者需要通过便笺收集意见，一张便笺上只能写一个意见。由此可知，如果一个问题能收获3张以上的便笺，那么这个问题就是好问题。

如果无法推测参会人员是不是能够在听到问题后写满3张便笺，会议组织者可以换一个角度进行思考：想一想自己在听到该问题后，能不能写出3张便笺。

通过反复设计问题、比较问题，并模拟回答，会议组织者最终一定能够找到好问题。

好问题还应该能够限定对方的回应，避免让对方产生更多的疑问。例如，当会议组织者问“你心目中职场的理想状态是什么样子？”时，参会人员可能会由此提出新的问题：“什么才是理想状态？”这时，会议组织者提出的问题就不能被称为好问题。而如果会议组织者提出的问题是“什么样的职场最棒”，参会人员理解起来会更加容易，就不太可能提出新的问题。由此可以看出，会议组织者提出的问题应该是简单的、易懂的。

此外，会议组织者在设计问题时，还要考虑到该问题是否抽象。具体例子如下：

你在参加会议时遇到过什么问题？

你在参加经营会时遇到过什么问题？

你在参加推进经营会时遇到过什么问题？

以上3个问题的抽象程度由高至低，越靠下的问题抽象程度越低，具体程度越高。

当然，具体程度高的问题并非就一定是好问题，会议组织者要具体情况具体分析，观察当前的会议需要收集什么类型的意见，再决定采用什么样的提问方式。

如果会议组织者想要收集具体程度高一些的意见，就应该适当降低所提问题的抽象程度；如果会议组织者想要参会人员的作答思路更加开放，就应该适当提高所提问题的抽象程度。

例如，“你在参加推进经营会时遇到过什么问题？”就是抽象程度低、具体程度高的问题，参会人员能够在该问题设定的范围内思考，并提出相应意见。而“你在参加会议时遇到过什么问题？”的抽象程度就比较高，参会人员的思考会更加灵活，意见会更加分散，具体包括“讨论了好久也得不出结论”“领导在场时，自己很难表达意见”“会议时间太长了”等。

会议组织者在刚开始上手时，可能会在控制问题的抽象程度时遇到一些困难，但只要不断摸索，即可解决。

KJ法的5个步骤、3大技巧和必备工具

只要我们熟悉KJ法的步骤并掌握相关技巧，就能够进行灵活的运用。当会议组织者按照正确的步骤推进会议时，KJ法能够发挥出显著的作用。相反，如果会议组织者对步骤理解不清，就容易造成时间上的浪费，也无法认识到KJ法的实用性。

KJ法的5个步骤

KJ法的应用步骤有5个。

步骤1：将问题展示出来
运用KJ法时，我们需要提前准备好白板和便笺。白板最上面的部分用来记录问题，从而实现问题的可视化，供参会人员随时确认。

步骤2：参会人员3分钟内将意见写在便笺上
接下来，会议组织者需指导参会人员将意见写在便笺上。在写意见时，参会人员需要注意以下几点：

·　一张便笺上写一个意见。一张便笺上出现多个意见的话，不利于会议组织者后续的分类，所以参会人员要严格遵守一张便笺写一个意见的规则，有几个意见，就写几张便笺。

·　用记号笔写（避免使用自动铅笔、圆珠笔）。用记号笔写出的字比较容易辨认。如果几十张便笺上的字迹无法被认清，那么讨论工作就会受到阻碍。因此，会议组织者要考虑张贴的效果，选择能使字迹更加清晰的记号笔供参会人员使用。

·　横向撕便笺。当我们撕标签时，如果是从下往上扯便笺的话，便笺的粘胶部分就会卷曲起来，黏性降低。但如果我们选择横向撕便笺的方式，就能够解决这个问题，使便笺牢牢地贴在白板上（见图）。

图　写意见、撕便笺的方法

也许有人会觉得这种事不值一提，但如果在会议讨论过程中便笺总是掉落一地的话，会议组织者还要花费时间将它们用胶水一个个贴回去。在小事上多下一点儿功夫，会有意想不到的收获。

会议组织者可以在参会人员撰写意见前，为他们讲解撰写方法，以保证讨论的顺利进行。

步骤3：收集、整理便笺

参会人员写好意见后，会议组织者需要将便笺回收，并整理到白板上。具体步骤如下：

·　向距离自己最近的参会人员收集一张便笺。

·　将便笺贴到白板的左侧，同时读出上面的内容。

·　询问全体参会人员是否有人持类似的意见，并将相应的便笺收集起来。

·　收集完成后，将它们依次贴在左侧第一张便笺的下方，完成分类。

由此，一个竖列就完成了。这一列中汇集的都是相似的意见，因此自然而然形成了一个类别。之后，会议组织者按同样的步骤再整理出几个竖列，直至所有的便笺都被贴到了白板上，分类工作也同时完成。会议组织者应尽量将类别的数量控制在7～10个（见图）。

图　便笺的整理方法

此外，如果一些意见无法被归为某一类意见的话，会议组织者可以先将它们归入“其他”一栏中。

步骤4：为每一类意见取标题

当所有便笺都贴到白板上，形成分类后，会议组织者就可以为每类意见进行概括，取一个标题。如果概括不了，可以从下列意见中选择一个最容易理解的描述，直接把它当作标题。

步骤5：对照分类表，全员讨论

会议组织者为每类意见取好标题后，就可以开启讨论。参照会议组织者用KJ法整理完成的分类表，参会人员可以自由发言，表达自己的想法。贴在白板上的便笺可以保证全员的意见都被读取，会议讨论的效率也就提高了。

上述几个步骤大约会花费20分钟的时间。只要20分钟，会议组织者就能针对一个主题收集到众多意见，并整理完成，比起以往参会人员在会议上用语言交流、总结的效率高出好几倍。实际上，人们在进行语言交流时不太容易达成一致，这不仅会造成时间上的拖延，还会给人带来极大的精神压力。

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