中资企业出海如何实现数据安全合规、业务协同高效？

随着经济全球化进程加速，越来越多的中国企业走向海外市场，通过跨国并购、设立分支机构、建立全球供应链等方式拓展国际业务。在“走出去”的过程中，企业需应对数字化时代下的新型难题——如何通过高效、合规的数字化平台实现全球协同？

在集团国际化推广建立过程中，需要使用协同管理平台支撑日常管理工作开展。那么中企在全球化布局过程中，企业面临着以下数字化协同的核心挑战：

1.数据合规挑战：不同国家有不同的数据合规法规，涉及个人隐私、业务合规等方面，松紧程度、范围各不相同，系统如何满足不同国家的数据法规要求，并能够动态化地进行调整？
2.海外部署挑战：系统需要应对国际形势变化，动态化扩展架构网络等。对于海外用户，核心需要保障使用平台的性能和响应速度，国内外系统数据在合规前提下需互联互通，在国外使用系统，需要确保速度与响应效率。
3.用户体验保障：海外员工与国内员工系统使用习惯不同，不仅要满足海外用户的邮箱操作、UI/UE等要求，而且要满足国内员工统一待办、流程审批等需求，以及多语言、多时区、多币种等功能问题。
4.系统运维挑战：海外分支机构可能使用本地化系统（如税务、差旅），如何与国内系统进行集成？需要对系统主数据进行交互与共享。

针对企业痛点，泛微为中企出海提供了数智化的平台支撑，在平台、组织、人员三方面实现国际化：

· 平台国际化：支持多语言切换、多时区适配，满足不同地区的使用习惯；

· 组织国际化：国内国际双线服务团队，覆盖售前、实施、运维全流程；

· 人员国际化：拥有能够与外企英文沟通交流的售前顾问，项目实施，客户销售，可以制作英文方案以及搭建全球化风格的系统。

基于三个方面的支撑能力，泛微助力出海中资构建了全球统一的工作平台，通过全球化的数据合规、系统部署、国际化适配、业务保障、运维、流程体系等能力，让分布在全球各地的员工能够在一个平台上随时随地协同办公。

01.全球数据合规方案

个人隐私、业务合规等

系统在收集、存储、传输、使用员工、供应商、客户等个人信息数据需要符合隐私信息保护法案要求。

泛微协助出海中企，根据企业梳理的隐私数据清单，提供数据合规保障：在隐私声明签署、个人敏感信息脱敏显示、数据存储加解密、以及数据使用安全管控等各环节，为全球个人数据安全合规保驾护航。

1）隐私声明签署，征询数据主体同意

泛微平台在数据的采集、传输、存储、使用的生命周期中，对敏感数据的采集须公开进行用户意见征求，用户需查看并签署隐私声明，征得用户同意后方可采集并且保留凭证；可针对业务场景设置隐私协议，用户在审批流程等具体业务时，签署隐私协议。

如果隐私声明更新或者到期，系统将通知重新签署，确保合规收集个人信息。

2）数据保护

对隐私数据进行识别与审核，数据是否出入海，需要进行法务评估与审核；在数据传输过程中，通过加密算法对数据进行加密处理，将原始数据转换为密文形式进行传输，以防止未经授权的访问和信息泄露。

在各国不同个人隐私保护法律法规框架下，系统自动根据配置的人员与国家属性，通过根据人员所属国家及是否签署隐私条款，对数据查看权限进行管控，自动隐藏隐私和敏感信息。

通过设置隐私字段，设置隐私保护的数据前端脱敏显示，相同国家人员可以相互看，不同国家脱敏显示。

数据导出需要严格控制权限，仅有导出权限的账号方可执行导出，数据导出后需要对导出的文件进行密码设置。

3）数据后期处理

根据合同条款，数据到期以及人员离职后，程序自动对个人敏感信息数据做模糊化或者删除处理。

02.系统架构及网络部署建议方案

助力实现跨国业务合规协同与集成能力

1）多种部署方案：基于企业实际与需求，泛微能够提供多种全球化部署方案，包括统一部署、分散式部署等。

基于数据合规和全球链路，泛微建议按照区域的最小颗粒度进行区域独立化部署，建设海外多中心，本地用户就近访问，降低延迟，集团用户可通过统一待办、单点登录等方式接收基地的消息、流程；通过CDN加速与专线互联，保障跨国协作流畅性。

2）统一运维管理：采用“主版本+镜像补丁”模式，以集团版本为基准，同步推送更新至各区域，实现全球运维协同。

3）组织主数据同步：明确需同步的组织主数据字段和属性、配置数据映射规则及同步频率，建立两套系统间连接；海外地区主数据与中国境内的账号、人员、组织数据定期同步。

4）实现海内外用户单点认证：集成统一身份认证系统，配置跨域信任关系，当海外用户访问时进行身份校验，验证后即可授权访问。

5）异构系统集成：通过ESB集成总线，与海外常见系统实现打通，消除数据孤岛，解决业务断点。

6）全球统一门户：全球各地区所有用户共用一个门户，新闻通知等内容根据语种获取不同文档目录。

03.多语言.多币种.多时区等基础支撑

满足本地化适配

1）多语言支撑：英文、韩语、俄语、日本语、泰语、西班牙语、德语、法语、葡萄牙语、阿拉伯语等多语言支撑，并且通过智能翻译助手，可以实时翻译文档、表单等，助力无障碍办公。

2）日期与时间：支持多时区转换显示，客户端看到的日期时间，均以本地时区展示 / 支持日期格式自定义，按照用户自身文化习惯设置。

3）币种与汇率：支持多国货币/本币设置，并可自定义添加， 支持设置货币相对于本币的汇率，并可使用汇率源进行定时自动更新，保证汇率的及时性 。

4）计量单位维护：支持多种计量单位，并设置相同概念的计量单位之间的数据转换，支持自定义设置，比如公里与英里、千克与磅/盎司等。

5）数字格式设置：支持不同国家和地区对于表单中数字格式（千分位）/ 金额大写（一般报销使用）的需求。

6）通讯录：构建全球的集团统一的通讯录，并且支持国际区号。

7）海外操作习惯适配：保留原有邮件审批的使用习惯、支持与微软AD/AAD打通，进行账号身份认证。

04.全球业务协同

满足海内外办公习惯

既能够满足国外用户邮件沟通、Teams等系统集成等的用户体验，也能够满足国内统一待办统一审批的需求。

1）日常办公场景，业务流程协同

通过业务流程协同消息通知、审批、会议、日程、文档等模块，满足海内外的办公习惯。泛微的工作流程可集成Outlook邮箱服务，流程表单的内容通过邮箱正文发送给相关人员进行审批，审批人审阅邮件后，可通过表单内嵌的按钮进行审批，填写的意见反写到泛微的流程表单中进行存档。

工作流程可协同会议管理模块，通过流程关联预定线下会议室。审批通过后，生成会议邀请并写入Calendar，通过打通Teams，PC端和移动端同步推送会议的消息。

2）建设统一待办中心

通过集成海外系统与国内系统，让多生态系统有效融合，所有待办集中在一起，方便国内领导进行统一审批。

3）境内境外差旅统一管理结算

通过在系统中维护管理不同国家地区城市的住宿标准、就餐杂费交通补贴等，并且推送至境内境外的商旅平台，在酒店预订时能够智能进行控制，便于差旅报销时补贴的校验。

同时，外币金额智能转成本币金额传给商旅平台，减少了人工计算的工作量。实现海内外差旅业务管理标准化。

4）国际票据处理中心

支持结构化识别海外购物小票(receipt)、国际机票、 酒店账单、租车单据、Uber票据等各类国际发票的全部字段，并自动剔除重复小票。识别种类覆盖海外差旅全费用单据，并支持票面信息自动翻译。

5）国际化的合规、风险库体系建设

各个国家地区相关政策法规不同，各地民俗、风土人情也各异，系统构建了多个维度的额外风险库和关键词库、条款库。

针对不同区域做出风险提示，例如收款要求、离岛岸要求、包装要求要求等等，作为合同签署、项目收款、费用支出等的风险预警指标。

6）合同法务跨国协作，高效合规

泛微通过构建统一标准模板库，不同地区不同模板结构，不同细节条款，不同语言模板快速切换。

多国合同都会涉及到多个语言，合同申请单支持多语言表单互译；通过对于业务系统多个主数据的多种语言进行适配，泛微能够实现多个合同语言范本的匹配。

对于合同产品金额，支持跨境交易及多币种管理，支持本位币管理，以防止汇差造成的合同问题。

泛微合同管理系统能够集成O365/SharePoint，业务、法务团队实现线上协同编辑合同文本。

合同起草阶段和提交后，自动根据系统内的合规风险库进行合规审查。审批通过后，通过调用系统中的国内和国外的电子签章软件（例如DocuSign），海内外业务能够在一个平台上完成电子签署。

7）境内境外供应商一体化管理

泛微建立供应商信息库，自动收集相对方背景、征信、合规、资信等信息，并且与其他业务系统集成，自动同步主数据，方便发起采购时统一引用。

通过集成境外企业信息查询平台(例如邓白氏)，自动获取海外实体的运营、管理层、股权穿透、财务状况、客户信用等信息；减少合规审核人工工作量。

05.根据业务灵活调整系统

低代码平台满足海外特色业务

泛微通过低代码平台的流程配置、表单、ESB接口配置，让不同区域的流程定制化，满足不同区域的特色业务构建，让各种业务系统能够快速集成，助力出海中资能够高效、低成本地快速构建数字化应用。

价值总结

泛微国际化办公解决方案，协助出海中企建设全球化的统一办公平台：

1）合规降险：通过隐私协议、数据加密、属地化部署，满足海外法规要求；

2）效率提升：区域化部署满足合规，统一平台、多语言支持减少沟通成本；

3）业务协同：日常业务处理更协同，让管理更易复制落地，让员工体验更优。