一个公司的费用控制不能光靠财务一个部门,应该是各个部门齐心努力的结果,财务在里边起的作用也就是前期的计划,中期的控制及后期的反思工作,因此从这三个阶段出发,财务经理可以通过下边这些步骤帮助老板落实费用控制:
1.年初或项目初制定合理的预算:财务经理应与各部门负责人一起制定详细的预算,确保每项支出都与公司的战略目标相符以及这个项目是否需要立项,如果确定了需要立项就需要对预算进行精细化的管理,必要时设置预算上限或需要审批的大额支出。
2.细化预算:根据预算会议初步确定的预算,将这些预算细化到具体的项目和费用类别,如广宣费、活动费、工程指出、材料费等,这有助于发现支出中的不合理部分并进行调整。
3.制定报销和审批流程:根据公司的内部机构设置,设置合理的报销制度标准和审批流程,如对差旅费的标准、餐费每天的上限、以及不同层级员工能支配的业务招待费的标准上限等进行规定,确保员工支出在合理范围内,并通过审批流程避免超支。并且可以适当的要求,采购部门在进行各项采购活动的报销时,附上三方比价的清单,这样能有助于找到性价比最高的供应商,并通过签订长期合作协议、批量采购等方式获取更大的折扣。
4.定期复盘费用情况:定期复查费用使用情况,对比预算和实际支出,分析差异原因,并据此调整未来的预算和支出计划。对于租金、办公费、差旅费等常规性支出,财务经理应特别关注,通过比较不同供应商的价格、租用更经济的场所或调整差旅标准等方式来降低成本。
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