项目工作量大但人手不足，是直接加人还是减任务？

项目经理在日常工作中，经常面临项目工作任务多但人手严重不足的困境，那么这种情况下是直接加人还是减工作任务呢？

其实这个问题需要取决于多个因素来综合考量，首先要进行的是全面的项目评估，同时评估增加人手以及减少任务的利弊和限制；基于这些评估，才能做出比较全面且科学的决策。

1. 全面的项目评估

这里可以从项目紧急程度、团队的能力以及预算和资源限制这几个维度来考虑。

例如：

A.考虑项目紧急性和重要性

如果项目非常紧急且对公司或客户至关重要，那么可能需要优先考虑增加人手以确保按时完成。如果项目不那么紧急，或者其重要性相对较低，那么减少一些非关键任务或重新分配资源可能更为合适。

B.评估现有团队的能力和效率

如果团队已经接近饱和，增加工作量可能会降低效率和质量。如果团队虽然忙碌，但仍有潜力通过优化工作流程或提高效率来应对工作量，那么可能不需要立即增加人手。

C.考虑预算和可用的资源

增加人手可能需要额外的成本，而减少工作任务可能会影响项目的整体范围和目标。

2. 评估增加人手以及减少工作任务的利弊

2.1如果选择加人

其优点是：可以快速增加人力资源，有助于加速项目进展；减轻现有成员的工作压力，提高整体工作效率。

其缺点是：招聘和培训新成员需要时间，可能无法立即解决工作量大的问题；新成员需要时间来熟悉项目，可能初期效率较低；同时还会带来额外的成本，包括薪资、培训费用等。

2.2如果选择减工作任务

其优点是：能立即减轻团队的工作压力，更专注于核心任务；有助于保持团队士气和工作效率。

其缺点是：可能会导致项目质量下降，从而影响客户满意度；需要与项目相关方进行沟通，会面临一定的阻力。

那么到底是加人还是减工作量呢？

3.具体问题具体分析，综合决策

在决策时要综合考虑多个因素，包括项目的紧迫性、资源可用性、团队能力、成本预算等。

a.评估项目优先级：确定哪些任务是项目的核心，哪些可以推迟或简化，确保首先完成对项目成功至关重要的任务。

b.评估团队能力：与团队成员讨论并征求他们的意见，了解现有团队成员的技能和潜力，以及他们能否通过加班、调整工作方式等应对当前的工作量。

c.考虑成本效益：比较增加人员和减少工作任务的成本效益，包括直接成本和间接成本。

d.与项目相关方沟通：与客户、管理层等关键相关方沟通，了解他们对项目变更的接受程度。

e.制定计划：根据决策结果，制定详细的计划，包括招聘新成员、重新分配工作任务、调整项目时间表和预算等。

然而在实际项目管理过程中，往往需要项目经理能及时快速分析、做出决策，以免影响整体进度。但科学的决策少不了数据收集和分析、耗时且耗力。

这种情况下，如果借助专业的项目管理工具，如何高效决策呢？

4.借助易趋数字化项目管理工具，高效决策

Step1：快速查看项目优先级

借助易趋数字化项目管理平台开展项目，在填写项目信息时，会包含项目优先级。项目经理可以快速查看该项目的一些基本信息，包括其战略目标以及优先级等，便于判断项目的重要性，辅助进行后续的决策。

Step2：评估团队能力，快速查看团队成员的忙闲情况

确定项目优先级后，就是查看项目成员的忙闲情况，看看是否能通过优化工作流程或提高效率来应对工作量。如果不能，也能以此作为依据，向上申请新资源。

在易趋资源需求计划模块，项目经理可以通过红绿灯来快速获取团队成员的工作饱和程度，绿色则代表正常，橙色代表轻微超支，红色代表严重超支。

Step3：考虑成本效益，查看增加人手是否有超支的风险

如果需要增加人手，还要查看是否有成本超支的风险。在易趋项目财务模块，可以制定详细的成本预算计划，会包含人工、采购以及费用三大块，便于项目经理分科目管理成本。

在人工成本预算模块，项目经理可以查看到预算总金额以及累计金额，以此快速分析增加人力是否有超支风险。

Step4：快速变更项目计划，走审批流程，获得高层领导支持

在进行全面的分析后，如需变更项目计划，也可以在易趋上直接提交变更流程，由高层领导进行审批，以此获得资源和支持，使得项目变更管理更加规范化。

审批通过后，则自动生成新的基准版本，以便进行跟踪管理。

Step5：实施计划以及进行全面的监控，确保问题解决

当计划审批通过后，还应及时监控，查看执行进度、确保项目任务如期完成。

借助易趋项目计划模块，项目管理人员可以查看多个计划执行情况，包括里程碑计划、交付物完成情况、项目分解计划、子计划以及发布计划等等。

为了确保项目任务及交付物完成，项目经理可以在交付物计划，查看各个阶段的交付物完成情况。如有延误情况，系统会示警、提示项目经理及时处理；及时调整策略，确保项目能够按时完成并达到预期目标。

通过以上几个步骤，项目管理人员不仅能借助易趋数字化项目管理平台快速获取各项数据和分析、并进行科学决策，还能实现项目计划的闭环跟踪管理，确保项目正常交付。

5.总结

总结来说，无论是增加人手还是减少工作任务，都需要根据项目的具体情况和团队的能力来综合判断。同时，借助专业的项目管理平台——易趋（EasyTrack），可以高效获取各项信息，并进行科学决策，实时跟进执行情况，确保项目任务完成。