合伙人的团队秘书怎样蜕变成“超能战士”？律宝来给你支招

你的律所里，有团队秘书吗？

曾几何时，“团队秘书”一词还只是流行于一些一体化运营的律所，或是专注于高端商事诉讼的律师团队。

但近些年来，随着律师行业内部竞争的持续加大，行业对专业化的要求也在不断提升，如今在律师团队招一名（甚至多名）团队秘书，早已不是什么新鲜事儿。

尤其对于具备一定规模的团队而言，团队秘书更是不可或缺的一员。

那么，团队秘书究竟扮演着怎样的角色？管理者又为何愿意投入时间、精力和成本去培养一名团队秘书？

△电视剧《精英律师》中的栗娜

聪明干练，是很多老板们理想中的团队秘书

此前，天同律师事务所曾发文《务秘书，一个被律所严重低估的职位》，以自身实践为例，详细阐述了团队秘书在律师团队中的三大工作职能。

文中提到，蒋勇律师曾一直希望“在天同建一支强大的秘书团队，真正地把天同团队分工做到极致”。

而天同的秘书，其工作内容即围绕【案件内非专业性辅助工作】、【入库、投标工作】、【资料管理与数据统计分析工作】三者展开。

可见，团队秘书虽不直接涉足案件的专业处理，但却几乎承担了团队内所有的公共性事务。

如果我们把律师团队当作是一部正在精密运作的机器，那么团队秘书就好比其中的润滑剂，确保着整个团队的顺畅运转。

然而，面对繁琐的案件辅助、资料管理和统计分析工作，秘书们常常感到分身乏术，工作难以妥善完成。

这也导致许多合伙人对团队秘书的工作结果并不满意，有合伙人吐槽：

而另一方面，团队秘书们也是叫苦不迭，杂事琐事都堆成山了，老板的要求怎么还那么多......

那么，秘书到底能不能成为老板心目中的“六边形战士”呢？

今天，我们就来探讨一下，如何通过律宝All in one智能工作平台，为团队秘书提供强大的技术支持，帮助他们大幅提升工作能力和效率，更好满足合伙人对他们的工作期待！

一、案件管理：从预立案到归档，全程无忧

传统场景：

在案件管理的流程中，团队秘书扮演着重要角色。从接收新案件开始，他们需要手动进行利益冲突检索，生成案号，并详细登记案件的基本信息，如案件类型、当事人信息、合同金额等等。这些步骤繁琐且耗时，需要团队秘书秘书具备高度的责任心和细致的工作态度。然而，即便如此，由于人工操作的局限性，仍有可能出现疏漏或错误。

律宝解决方案：

律宝智能化的案件管理系统为团队秘书提供了极大的便利。只需录入案件的基本信息，系统即可自动进行利益冲突审查，并在确认无冲突后生成规范的案号和案件文件夹。

△律宝自动进行利冲审查

此外，团队秘书还能实时跟进和更新案件信息，确保团队成员能够随时掌握案件的最新动态。

△律宝的案件详情页面，团队秘书可实时更新案件信息

在归档环节，律宝同样表现出色。团队秘书可以筛选已结案未归档的案件，律宝将自动收集案件归档所需的合同、盖章文件、发票、案件报告等材料，并根据律所设定的归档规则进行智能审查，实现一键归档，极大地减轻了秘书的负担。

△团队秘书可以快速筛选和查看已结案未归档的案件

二、文书处理：从起草到用印，一键搞定

传统场景：

在日常文书处理中，团队秘书需要起草委托代理合同、所函、授权委托书等通用文书，这些文书往往格式固定，却不容出错。因此，团队秘书需要仔细核对各项信息，确保文书的准确无误。

律宝解决方案：

律宝可根据律所需求，定制各类文书模版，帮助律所确立统一的文书标准。团队秘书只需要选择合适的模板，系统即可自动填充案件信息和律师信息，一键生成符合要求的文书。这不仅避免了重复输入和人工填写可能出现的错误和遗漏，还大大提高了文书处理的效率。

△团队秘书可以一键生成所函、授权委托书、委托代理合同等

文书生成后，团队秘书可直接在律宝上提交盖章审批，审批通过后即自动用印，并回传至案件工作平台，全程自动化、智能化运行，团队秘书再也不用时刻“紧盯”审核进度，线下盖章来回跑，使得文书处理环节更加便捷和高效。

三、数据分析：从数据采集到分析，精准决策

传统场景：

案件数据的统计分析是团队秘书面临的另一大挑战。他们需要采集大量的案件数据，并进行深入的分析和比对，以支持团队管理者的决策。这些数据包括案件来源、客户情况、签约率、案件成本、工时统计等多个维度。然而，由于数据量大且种类繁多，人工并不容易收集和处理。此外，团队秘书还需要根据管理者的需求制作可视化图表，以便更直观地展示数据和分析结果。

律宝解决方案：

律宝提供了强大的数据分析工具，能够自动收集律师在办案过程中的业务数据和财务数据。团队秘书无需花费大量时间收集和整理数据，即可实时查看并一键下载各类可视化的统计分析报表，为管理者的决策提供有力的数据支持。

△律宝可帮助团队秘书整理各种可视化的统计分析报表

四、团队支持：打造无缝协作与高效办公环境

传统场景：

团队秘书往往还承担着团队中大量的行政支持工作，包括但不限于会议安排、日程管理、来访接待、文件用印、邮寄送达等，直接关系到团队的日常运作效率和氛围。然而，由于团队秘书通常需要同时处理多个任务，很容易出现疏忽或遗漏，而传统的线下统筹方式也容易导致信息传递不畅和沟通成本增加。

律宝解决方案：

律宝集成了律所OA管理工具，为团队秘书提供了无缝协作和高效办公的新体验。通过律宝，团队秘书可以轻松创建、修改和取消会议，并自动发送会议通知和提醒。系统还能智能检测时间冲突，确保会议安排的高效与合理。

△智能会议排期表

同时，借助律宝团队日历功能，团队秘书可以一目了然地掌握团队成员的日程安排，便于协调资源和避免时间冲突。

△团队秘书可以通过团队日历协调律师日程安排

在来访接待与访客管理上，团队秘书可以通过律宝预约律师接待时间，并自动发送预约信息至律师。这不仅减少了反复沟通和提醒的成本，还能有效提升客户的服务满意度和律所的专业形象。

△客户可在手机预约，预约信息会显示在电子大屏

结语

团队秘书发挥着连接律师与律所的纽带作用，使律师们得以有更多的时间精力聚焦于案件之中，极大地节约了律师的时间，提高了律师工作效率。

律宝All in one智能工作平台，以强大的功能、便捷的操作体验和开放的法律科技生态体系，为团队秘书提供了全方位的支持和赋能，驱动律师团队高效运作，提升律所的整体运营效率。