内审干货——流程签批的2个小问题，疥癣之疾却很刺挠！咋审？

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内审干货——流程签批的2个小问题，疥癣之疾却很刺挠！咋审？

ID：内审师修行与实战

有粉丝想让聊聊系统流程审计，流程包含内容较多，此次就先简单唠唠流程“签批”问题。

系统流程主要分2类：

（1）业务流程：围绕业务，以推进业务开展为目的，由不同职能部门和岗位参与，为的是继续投入知识、技能、劳动力，以直接推动或辅助业务前进。

（2）签批流程：围绕决策，是签批权限的下放和分配。

任何企业都有自个儿的授权签批制度，它是内控体系中的核心控制程序之一。

签批流程审计，经常遇到的有2个小问题：签批时间和签批意见。

要说这两个问题有多大吧？又不是那么明显。

要说是微不足道吧？却刺挠了无数企业、无数人，审计也不例外。

1.常见问题之一：签批时长

流程走到你这里了，你在一周内签完？还是一个小时间内签完？

企业内控不完善时，通常没有时间限制，大家都靠责任心和积极态度在催促。

当业务量大时，很多人审核就会很慢，更过分的是一些人就是不批，或是懒，或是有某种目的，或是纯粹忘记了。

企业老大或高管为了提升运营效率，不得不限制审核人的签批时长。

各企业运营模式和认知差异极大，很可能会出现各类奇葩规定：

流程到你这1个小时（3个小时的最多）内必须完成签批，不然就罚款，也不管人家是不是正在拉屎、是不是正在和情人滚床单。

而且会设置签批提醒，超时了每10分钟给你发一次短信，不处理的话，光短信提醒也能恶心死你。

一些有点内控意识的企业或许只限制在工作时间内签批或提醒，但有些企业则比较变态，非工作时间也纳入签批时长，超时了就一遍一遍地短信提醒。

2.常见问题二：审核意见

签批流程中最常见的另一个问题就是：签批人不签详细意见，只签“同意”和“不同意”。

大多又是系统默认！

看到前面审核人意见都这么简单，高层领导就有点儿拿不准啦，高管们对具体业务可不怎么了解，而且还要承担最终的审批责任！

如此，那些高高在上的人能安心审批吗？

前面几道审核人的“同意”和“不同意”，几无参考价值，再加上，他们又没有时间和耐心去了解具体业务。

所以，他们不得不从前面审核人处获取业务信息和审核参考。

于是，就桌子一拍：“你们必须给我签审核意见，不同意要说明不同意哪些内容，理由是什么？同意的话也要说明你同意了啥！”

不过，上有政策下有对策，当我们去审核该“控制点”时，又发现另一类奇葩审核意见：

同意时，我签“同意执行”“同意付款”“同意结算”等等。

不同意时，我签“不同意执行”，“不同意付款”，“不同意结算”。

3.怎么治？

对症施治，有时就算“矫枉过正”也是应该的。

提到了“矫枉过正”，有必要多唠叨几句，毕竟它也算是管理手段之一。

以签批时长为例，十多年前，企业办公软件刚上线那会，小编曾审计过签批时长问题。

很多审核节点的用时超过5天、10天，严重影响效率。

老板大手一挥，必须3个小时间内给我审核完，谁审不完，一次罚款200个毛爷爷。

接下来几个月，效率那是刚刚滴，很多审核人就算啥事不办也要盯着系统流程提醒。

执行3个月后，就取消处罚了，恢复到审批时间不超1个工作日，后来改为2个日历天。

此后，审批超长用时的问题就少很多，只需要定期检查和审计就可控制，起码不会像之前那样刺挠人了！

审计时，还有几点需要重点关注：

（1）正常的打回流程，必须打回发起人节点再重新走一遍流程，而不是：只回到上一步审核节点，或发起人修订后再跳回来。

（2）很多打回的流程，发起部门会直接删除，再重新发起一个新流程，因为审批会走到老大那里，打回意见太多显得自己无能。

（3）有些企业为提升效率，把层级签批流程改为“会签”流程，也要不得！

4.怎么控制较好？不同意见了解下。

谁都不敢说哪种控制最好，意见也多样。

（1）很多人认为签批时长根本不是问题，既然给人家权力了，干嘛又要限制，它不审核是因为经办人跟催不力，不能怪审核人！

这观点多少有点偏颇，权力都需要关进笼子里才行，尤其是签批权，除了要监督，更要有约束限制。

对于正常授权签批流程（非特殊的），还是鼓励每个节点半天内审核完成，正常1天完成，严格限制超3天完成签批，当然，特殊流程除外。

对于一些业务活动流程，不必参照此类，依据流水线设定就好，1小时也行，1个月也有可能，比如：产品制造过程，从进料到出货需要一个月，那业务流程中审核与签字就需要时间长。

（2）对于签批意见，也存在一些争论：

我签“同意”二字，证明我同意业务内的所有东西，干嘛不能这样签？

如果我只同意某项内容，是不是就可以对其他问题不负责任？

大多数不愿写具体意见的，多怕流程不好看，写多了怕大BOSS骂人，尤其是一些弱智问题反复出现时，如：错别字，格式、附件未上传等等。

正常逻辑：同意的可以不签意见，因为同意签属意见只会减轻某些签批人的责任和用心程度，只关注自己业务那一小块；

如果不同意，那就必须要签属意见后打回去，因为其他人不知道哪有问题，尤其是前面审核节点的人。

5.结语

原则上，系统流程控制，没有最好，只有适合！

不同企业、不同环境，不同发展阶段，适合不同的管理方式，大家还是需要从整体内控效果来看。

有些管控现在看起来是对的，未来再看可能它就不合理，有些规定现在看起来不对，但它曾经却有极大贡献！

愿诸君多思考，多辩证吧!

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