中天华溥张宏波：企业何时应对制度体系开展评估与优化

中天华溥张宏波：企业何时应对制度体系开展评估与优化

作者：中天华溥首席专家 张宏波

随着国家法制化的进程，企业内部法制化建设的进展也在加快进度，近年来中天华溥管理咨询接到很多企业的制度体系建设需求，目的是为了通过企业制度化建设提高企业的法制化管理水平。这其中不但包括了传统重视制度建设的国有企业，还包括了上市公司与拟上市企业，一些没有上市计划的中小型民营企业、创业企业也加入了制度体系建设的群体中。

在企业开展制度化建设的同时，对制度体系可行性的评价与审核工作也越来越提到企业制度管理的日程中。制度体系并不是一成不变的，他应该根据企业内外部环境的发展变化不断地进行更新换代，确保制度体系满足于企业的现实需求，跟上时代的发展。

一年开展一次制度体系的评价工作，是很多企业面临的最迫切需求，这种需求是在企业制度化管理的要求以及制度体系动态发展变化两者之间产生的。那么制度体系动态发展的主要因素我们归结为以下几个方面：

一、外部环境因素

企业制度是企业内部的法律，是国家法律政策在企业内部的延伸，在企业内部发挥强制性作用。因此制度化管理的一个重要要求就是内部制度不能违反外部政策与法律，同时也要依据外部法律政策的变化对制度进行修正和完善，以保持内部制度与外部法律的一致性。

1、法律法规因素

从国家的外部政策法律来看，国家法制化建设的进程是处于一个不断完善的过程，新的法律建设与原有法律的修订都成为影响企业制度修订的必要因素。比如近年来新的《劳动法》、新的《公司法》以及《民法典》的相继颁布实施，都对企业内部的制度提出了修订的要求。

2、外部规章因素

除了国家颁布实施的正式法律以外，相关部门发布的行业规章以及地方性法规也影响着企业的内部制度建设。虽然这些部门规章以及地方性法规的效力无法与国家法律相比，但是在行业内开展经营的企业、在一个地区开展经营的企业，都要受这些行业规章以及地方性法规的影响，比如财政部、证监会等五部委发布的关于国有企业、上市公司的《企业内部控制指引》等，还比如很多地方的安全管理要求的差异化、人事劳动政策的差异化（比如每个省市的最低工资都不尽相同）等。

3、外部政策因素

除了法律法规与行业规章之外，对于在我国开展经济活动的企业来说，还需要特别关注外部政策的变化，虽然这些外部政策对一部分民营企业并不具备强制性，但是如果需要抓住国家在某一阶段的政策重点、搭上中国经济发展的列车，这就是必须要关注的问题。

外部政策包括了国家五年发展规划、还包括各行各业的中长期、五年发展规划的发布，至于各地方、各部门在不同时间段发布的形形色色的促进经济发展的政策，都是需要我们关注的问题。因此很多大型的企业都会设置政策研究部门，随时对影响企业经济活动的政策变化进行收集整理与分析，我们认为在此基础上的政策分析在为经济活动提供参考的同时，也应该随时反馈到企业的制度建设领域中。

4、其他因素

除此之外，一些开展跨国经营的企业，也要时刻关注外部的法律法规的特点与要求，从国内的制度管理职能延伸到跨国经营的管理中，在这里我们就不再一一赘述。

二、管理改善因素

除了外部的法律法规与政策会影响到企业的制度建设，内部的管理要求更是企业定期开展制度评价的重要因素。内部管理不断的改善与变化，任何管理的动态变化，都会要求在制度上做出反应，否则就会造成制度与管理的不匹配，形成制度管理两张皮的现象。归纳总结起来，内部管理改革带来的制度评价与改善要求可以从以下几个角度出发。

1、组织机构变化

我们一直强调，部门与岗位为中心的组织机构是企业管理的框架，如果没有这个框架，所有的企业管理行为都无从着力。企业所有的经济活动与管理行为都必须附着于、依赖于公司内部由部门与岗位组成的组织机构。

随着企业的成长与变化、企业的经济规模与管理规模都会发生着变化，这时就会不断的要求企业对公司的部门设置与岗位设置进行不断的优化。虽然我们强调组织机构的稳定性是企业运行的基本条件，但是在此基础上适当开展部门的拆分与合并、岗位的新设与撤销等等，都是组织适应经营的必然要求。

而组织与岗位一旦发生变化 ，作为企业管理精细化的制度体系必须要同步发生变化，因为制度的每一个步骤与每一个行为都需要依赖于部门与岗位来执行。因此在公司组织机构发生变化的情况下，及时开展制度评价与优化就显得非常必要。

2、权责与授权变化

一个小型企业刚成立运行时可以没有制度，也可以没有流程，但是不能没有权责分配，即便是三四个人组成的小企业也要较为明确的分配权力与责任，以提高企业内部的分工与合作效率。

权责与授权依赖于组织机构，最后会反映到流程与制度中，因此一旦公司的权责与授权发生变动，必然会要求制度做出相应的调整，否则就会直接影响到工作的推进与执行。

权责与授权体现在权力从上级管理者向下级管理者移动，或者相反，体现的是一种权力在纵向组织中的集中与下放。同时还会体现在一种职责在横向部门间的调整，本来由A部门管理的事务现在调整由B部门管理，体现的是一种职责范围的变化。这两种变化都会极大的影响到制度的内容。

3、流程与程序变化

流程是企业的线状管理，代表着企业管理的顺序与效率，对流程过程的描述与流程环节标准的确认，是制度中的核心内容，也是企业管理制度化的一种重要路径。

而企业会根据客户的需求变化、管理效率的提升、风险控制的要求，不断的对流程进行优化甚至再造，此时变化的流程反映到制度中就要求对制度进行重新的评价与优化，以满足流程变化对制度提出的要求。

三、管理变革因素

管理变革与管理改善的边界很模糊，有时比较难以准确分清到底哪些属于管理变革的内容。但是我们依然可以根据经验判断出管理变革带给企业制度优化的要求远远大于管理改善。因为管理变革从表面意义上理解是对公司管理的全面性改革，不是管理改善提出的修修补补的要求，因此他要求企业制度体系也应该是全面更新而不仅仅是修补完善。

1、新业务并购

随着企业的成长与发展，企业的经营范围会发生扩张或者变化，一旦企业进入到一种新的业态，那么原有业态的管理模式必然不适应现在的要求。从组织机构设置、业务与管理流程的要求、职责与授权体系，都会对制度管理提出新的要求，因此带来的必然是制度变革或者制度重建。

2、管理模式变革

管理模式变革可以是企业内部整体的变革，也可能是某些业务领域的部分变革，一旦发生了管理模式的变革，也要求企业制度同步变革或者创新。比如之前企业实行内部生产模式，未来将采取生产外包模式等等。

3、多个管理体系融合

随着行业管理的加强，企业将不断面临不同行业的管理体系规范性要求，比如质量体系、安全体系、职业健康体系等，食品企业有22000食品管理体系，军工企业需要获得国际军标体系、保密资格认定等。这些体系管理都有自己的一套比较标准化的体系管理要求，并且最终都会落实到企业的组织机构、职责与授权、流程与制度上。许多企业会同时存在很多类似的管理体系要求，并且都是各自运行，给企业带来了很大的麻烦。

因此目前企业中有一种多体系融合要求，希望企业内部的制度管理适合于不同的体系要求，不要形成多套制度并行的状态，这就在某一阶段给企业的制度评价与优化带来了新的要求。