【大分享06】“四管齐下”， 做好多业务系统电子文件归档与管理

【大分享06】收、治、用、安“四管齐下”， 做好多业务系统电子文件归档与管理

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本篇是参加由电子文件管理推进联盟联合数字罗塞塔计划发起的“大分享”活动投稿文章，来自上海泰宇信息技术股份有限公司，作者：金靓。

随着数字政府建设的深入推进以及“互联网+政务服务”的快速发展，政务服务电子文件的数量和种类呈现爆发式增长。国务院办公厅于2023年颁布了《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》（以下简称“《办法》”），提出了明确的机制和流程要求，政务服务电子文件的归档与电子档案管理已成为当务之急。如何实现电子文件从“收集”到“治理”再到“利用”的闭环管理以及全流程的“安全”监测，成为打通政务服务电子文件管理“最后一公里”的关键问题。

NO.1 收

电子文件归档的常见方式

目前，各业务单位积极响应《办法》要求，根据自身信息化管理情况、业务系统和电子档案管理系统的开发应用情况，统筹推进电子文件归档工作。当前主要存在两种“预归档”方式：

方式一：开发前置式电子文件预归档模块

基于“前端控制”和“全程管理”原则，在电子文件形成初期实行“预归档”管理。在业务系统内增加电子文件预归档模块，由业务系统生成归档信息包后推送至电子档案管理系统，业务流程如下：

（基于GB/T 42727-2023《政务服务事项电子文件归档规范》进行设计，下同）

方式二：构建独立式电子文件预归档平台

当业务单位存在多个业务系统，且难以在业务系统内增加预归档模块时，可构建独立式预归档平台，对接前端多个业务系统，统一收集、整理、封装、检测，生成归档信息包，推送至后端电子档案管理系统，业务流程如下：

两种方式对比分析

NO.2 治

归档数据的科学治理路径

电子文件归档实现了电子文件全程管理的关键一步，但不是全部，大量电子文件在归档后常常处于“沉睡”状态，未能充分发掘其潜在价值。电子文件归档后的数据仍存在质量问题是导致不能有效利用主要原因之一，因此电子文件归档后，对其进行数据治理，是将电子文件价值最大化的重要手段。

数据治理的首要任务是要将数据标准及管理制度标准化，在标准化的前提下梳理数据资源目录，构建数据治理模型，从而提升数据质量，为打造数据融合和资源共享的大数据平台奠定基础。电子文件的数据治理将贯穿电子文件生产、存储、迁移、归档、管理、利用等环节的全生命周期，实现数据从源端到数据中心再到最终应用端的全过程管理。具体路径如下：

01、标准化建设：

通过规范数据标准和管理制度，确保各类元数据标准统一，整合各业务系统的电子文件及其元数据和基础数据标准。

02、目录管理：

建设多业务系统电子文件汇聚、融合建库的数据组织模式，梳理数据汇聚、处理等各环节的数据资源，建立覆盖各数据中心的完整数据资源目录。

03、分级分类管理：

按照业务类型、敏感程度等关键要素，进行数据资源分级分类建库和鉴权管理，严格管控数据访问权限。

04、元数据管理：

梳理数据关系和脉络，采用特征标签、归一集成等多种手段实现多源数据资源关联融合，形成数据血缘。以元数据为驱动，统一管理数据开发过程。

05、数据质量管理：

摸清各环节数据质量，量化分析数据来源质量，并提供完善的提升机制，逐步提高数据质量。

NO.3 用

数据价值挖掘与利用创新

通过科学的数据治理，可以有效挖掘数据间隐藏的关系和潜在价值，实现档案资产增值，并为前端应用赋能，在数据质量优化的前提下，就可以深入探索更多的电子档案利用场景。

以“电子档案”为主体，

构建“一件一画像”

从档案业务出发，以单件电子档案为中心，涵盖档案收、管、存、用等各项业务要素，构建全息档案，从基本信息、关系档案、整理轨迹、要素信息以及利用信息等多个角度全面刻画电子档案全息画像，为用户查档提供全方位信息支持。

以“单位”为主体，

构建“一室一画像”

通过聚合电子文件归档以及电子档案整理、移交和利用等信息，建立全息画像模型生成全域档案室档案管理的健康指数，评估档案室电子文件归档和电子档案管理情况，帮助管理部门发现问题，提供管理依据。

以“事件”为主体，

构建“一事一画像”

整合事件的时间、地点、人员、描述、舆情等多方面数据源，构建“一事一档案”、“一事一画像”机制。结合大数据分析等技术，深度挖掘数据价值，发现数据之间的关系，通过标签化聚类形成重特大事件档案、红色档案等专题档案数据库，为相关事件的应对处理提供经验教训、案例参考、信息保障和决策支持。

以“人”为主体，

构建“一人一画像”

建立“一人一档”管理机制，基于身份证号、姓名等关键信息，生成全面的人物画像。整合出生医学证明、学籍信息、户口登记等基本资料，构建个人基本信息专题数据库和社会关系图谱。通过对贯穿个人出生、教育、工作、置业、出行、婚育、就医以及养老等全生命周期档案数据的融合、治理、归档和溯源，为公共管理和服务机构提供办件材料和数据要素支持，提升公共服务效率和便捷度。

NO.4 安

以技术创新破解安全难题

电子文件的“收”、“治”、“用”都必须基于数据安全的大前提，确保电子文件归档全链路安全、电子档案管理全流程可控，是电子文件单套归档和电子档案单套管理的重中之重，可以通过应用区块链、数据保真、版式固化等技术，实现全面的安全闭环管理。

区块链+数据保真，

保障数据真实可信

依托“区块链技术+数据保真系统”，在数据传输阶段确保数据的完整性和一致性，并能够追溯数据移交历史，明确问题责任。系统对数据传输的各个节点进行即时校验和信息保真，从而保障数据的真实性和原始性。

及时校验

数据即时信息校验，确保传输数据的完整性。

实时保真

对数据进行信息保真，确保传输数据的真实性。

可信管理

区块链技术防篡改，保障上链信息的完整性和原始性。

存证溯源

全过程留痕可溯源，全数据可核验，全链路可信举证。

数据备份保全，

实现数据长久安全保存

数据备份保全采用动态保全方式，通过实时监测、预警、保全和修复备份数据，实现数据的长久保存和安全性。

实时监测与预警

利用实时监测和实时预警机制，及时预警潜在的数据安全隐患，以便迅速处理。

实时保全与修复

一旦数据出现故障或丢失，立即进行数据保全和修复，包括实时备份、恢复，以及对错误数据的精准修复，确保数据的完整性和可用性。

可视可控可追溯

覆盖档案数据“收集－管理－存储－利用”全生命周期，确保数据全程留痕、精准管控、即时应对、可信追溯。

OFD版式封装固化，

保障数据完整性

利用OFD技术，可将电子文件及其关联信息（如基本信息、办理流程信息和归档材料信息等）进行封装，这意味着多种数据格式可以被嵌入到单一的OFD文件中。这种方式有效确保了信息的完整性。

自主产权

OFD作为我国自主研发的版式文件格式标准，具备完全自主的知识产权和核心技术。

安全可控

OFD支持国产加密算法，能够确保文档的安全性和法律效力。此外，它还支持与数字签名等各类安全技术相结合，数据防篡改防抵赖。

结 语

《办法》的实施，为各行业各领域政务服务电子文件从形成办理到归档管理再到档案管理的全流程电子化提供了明确的业务路径和操作指导。各方主体应积极推进政务服务电子文件归档和电子档案管理全流程工作走深走实、见行见效，促进电子文件归档和电子档案管理向更加规范、高效、智慧的方向迈进，努力书写档案事业现代化和高质量发展的新篇章。

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