从业漫谈丨如何组织好一场律所讲座

作者 | 陈兆楠

从业以来有幸获得所内领导信任，笔者总计参与组织了近十场律所讲座，并多次负责讲座新闻稿初稿撰写。虽然过程不免有疏误，但也积累了一定的筹备经验，仅作此文为各位同行朋友筹办律所讲座提供一点个人经验。

以下是筹办一场律所讲座的大致流程，本文将逐项说明具体的筹办细节。

确认讲座的主要发起人：主要发起人通常是某位主讲人，明确主要发起人有助于第一时间向其获取最新的活动流程，了解要邀请哪些致辞领导、主持人、主讲人、点评嘉宾，确认演讲主题等关键信息。这些要素一旦确定，其他筹备工作便可以有序推进。

确认自己的定位：确认自身在组织律所讲座中的定位亦十分重要——你是负责全流程的承办，还是仅负责所内联络行政部门和品牌部门的协助承办，或是只负责主持工作？这将直接影响你需预留的时间和工作量。若未能及时与直系领导及讲座的主要发起人确认，可能会导致某个环节的工作重复或无人负责，影响整体效率。笔者就曾在此吃过大亏，在某次讲座，因直系领导与主要发起人的沟通出现偏差，在开会前一天获知原定仅需负责主持稿的工作变为需要承办全流程，尽管讲座最终顺利举办，但囿于时间限制，依旧有失误，而该类情况不是不可避免，应尽可能做足工作。

向相关部门申请期号：如果讲座是律所内的系列活动，通常需要提前与品牌或行政部门申请活动期号（如xx大讲堂第x期），避免与所内其他活动期号冲突。

确认开会的流程、人员：一般是向讲座的主要发起人确认致辞领导、主持人、点评嘉宾的人选，尽早加微信、建立会议的筹办群，以便及时沟通演讲主题和PPT等资料。

准备海报、水牌制作：海报和水牌是讲座宣传工作的重要组成部分，一般海报上载有会议的主题、主讲人、嘉宾及其对应头衔等信息，需提前确认上述信息，再向所内品牌部或其他负责制作海报的部门提交，水牌同理。值得注意的是，会议前一天需再次确认领导的出席名单，以应对可能的变动。

准备流程PPT、宣传PPT、主持稿：流程PPT用于在讲座中展示当前阶段和嘉宾，宣传PPT则用于会议当天所内的大屏幕上宣传。可向技术人员或曾办过活动的律师获取参考材料。

茶歇准备：与发起人确认茶歇的账目归属（主讲人自行承担or律所部门or律所总账等），若计入律所的账目，一般需向所内领导递交活动经费申请书，获批后再采购。建议参考过往活动购买茶歇的渠道，遵循旧例购买。

联络拍摄组：一般应与负责活动拍摄的人员提前定好拍摄档期，避免档期冲突，最后要靠自己手机拍摄然后被吐槽拍得丑...

会前确认工作：在会议开始前半天，需对各项事务再次进行最终确认，如水牌摆放顺序是否合适（拍照给主要领导确认）、空调是否已安排提前开启、茶歇是否已预订、会场布置是否合理、是否已准备好嘉宾的PPT并发给律所的技术人员、签到表是否已打印好并置于会场门口、麦克风能否正常使用等......

会中注意事项：应随时注意上台嘉宾是否存在操作困难、话筒是否能正常工作等细节，确保会议顺利运行。

会后工作：偷吃茶歇 （不是）。汇总讲座笔记，撰写新闻稿，附图后发至律所品牌部。将完成的推文预览发至活动微信群供相关领导查阅，确认无问题后排期发布。

以上就是组织一场律所讲座的大致流程，与其说考验专业能力，倒不如说更加考验细心程度。凡事多想一步，多做他人失误的预案，多给自己容错的空间，这样有助于把握事情、掌握形势。

[完]

陈兆楠

本 科毕业于广东外语外贸大学。加入叶东杭律师团队后，参与经办多起刑事案件，包括但不限于（网络）开设赌场案件、涉黑案件、故意伤害/杀人案件、毒品犯罪案件、高新技术企业合规不起诉案件、虚开发票案件、受贿案件、各类诈骗案件、各类性犯罪案件等，在工作中积累了一定的刑事办案经验。除办案工作外，在团队内分管团队内部行政事务。