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对于参与项目管理或基于项目的工作的团队来说，沟通管理是一个经常被忽视但却是成功的关键部分；如果管理不当，可能会彻底破坏项目。许多项目涉及相互关联的任务，这意味着团队成员必须共同努力和沟通才能完成工作。
有效的项目沟通管理的重要性
没有有效的沟通计划，项目肯定会面临复杂化。事实上，近 30% 的员工认为沟通不畅是他们无法按时完成工作的原因。
糟糕的项目沟通管理通常会导致人们对项目状态以及谁在做什么感到困惑，影响客户对团队完成项目能力的信心。当项目杂乱无章时，团队成员很难感觉到其重要性和富有成效。
如何实施项目沟通流程
项目沟通管理是一系列流程，有助于确保消息在项目的每个阶段被正确的各方正确分发、接收和理解。
创建了可靠的项目沟通计划后，就该将计划转化为行动。以下五个步骤，可帮助实施新的项目沟通管理流程。
1. 定义你的受众
沟通是一种平衡行为，过多的沟通与沟通不足同样有害。在发送消息之前，请考虑谁实际上需要接收该消息，避免收件人负担过重。
作为沟通计划的一部分， 创建列表在此步骤中证明是有用的，它将防止遗忘或遗漏任何人，并帮助回忆收件人的沟通偏好。
2. 概述沟通目标并选择合适的渠道
在发送消息、电子邮件或电话之前，考虑沟通的目标至关重要。有些渠道不太适合某些目标。
例如，如果目标是获得客户对某项费用的批准，你需要考虑哪些渠道最能促使客户做出回应（例如微信消息或电话沟通），并相应地调整策略。
3. 确定信息
消息内容显然会根据具体情况而有所不同，具体取决于接收人以及发送消息的时间。但总的来说，要定期项目更新中包含有关项目进度、财务、范围、风险和障碍的详细信息。
4.设定时间表
作为项目经理，一致性是沟通的一个重要部分。尝试在初始计划中创建沟通时间表，确保满足团队的期望，并让每个人随时了解时间表的变化。
监控项目沟通
当沟通管理计划开始实施，评估流程以确保其有效非常重要。适当的监控使你能够根据需要迭代流程。
监控应包括检查通信是否按计划发送、是否被适当的受众接收以及接收者是否清楚地理解了消息。在计划中添加有关预期监控方法和频率的详细信息对项目经理很有帮助。
此外，寻求利益相关者和团队成员对整个流程的反馈，是确保沟通计划对每个参与者都有效的最佳方法之一。
8Manage PM这样的项目管理软件解决方案在监控过程中也是一个非常有用的工具。该软件涵盖计划沟通、管理沟通、监控沟通的流程以及项目的上报流程，并提供了一种集中的方式来管理关键信息，例如预算、发票、跟踪时间和任务等希望在项目中包含更新的所有内容。
使用8Manage PM进行项目沟通管理
项目经理每天要做的工作很多，一款能够帮助减轻负担的一体化项目管理工具将非常有价值。8Manage PM是直观的端到端管理工具，可帮助你和团队跟踪项目生命周期的每个阶段，以确保项目成功。
想了解团队的进展情况，又不想打扰队友询问？8Manage PM的计划功能可以准确地显示每位员工当天要完成的任务，还能看到他们为完成每项任务所花费的时间。
想轻松回答客户关于项目进度的问题吗？8Manage PM的报告功能可提供详细报告，让你深入了解员工的工作效率、工时使用和利润率。
在管理沟通方面，8Manage PM项目管理软件提供了以下自动化的工作流程：
● 收集和分析计划和交付的活动/可交付成果/里程碑
● 为临近和错过的最后期限创建消息提醒
● 向合适的干系人传输或分发沟通消息
● 根据 WBS 结构存储与活动相关的沟通报告、文件或文档
● 允许检索任何经过存储的沟通
总结
对于从事复杂项目的团队来说，有效沟通是出了名的困难。保持项目沟通有序的最佳方法是制定详细的计划，并利用项目管理软件将所有项目信息集中到一个地方。
有了适当的项目沟通，项目团队就能更轻松地在截止日期前完成任务，及时向客户通报最新情况，并交付高质量的成果
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