重温经典：档案信息化建设的典型案例

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文章来源：《兰台拾遗》

作者：韩李敏

配图：数字罗塞塔计划

前言概述WORK SUMMARY

国家档案局原副局长杨公之主编的《档案信息化建设实务》于2003年公开出版，该书收录了大量全国档案信息化建设的成功案例，曾荣获国家档案局优秀科技成果一等奖。

虽然该书已经出版20年，但该书收录的典型案例，今天看来，还有一定的借鉴意义。书中收录的浙江典型案例共有三则，现摘录《档案信息化建设的组织与管理》一案的部分内容，与大家共享。从该案例中，人们也能看到本世纪初浙江省档案信息化建设的主要轮廓。

浙江省档案信息化建设的组织与管理

档案信息化是实现档案工作由传统到现代的必由之路，它将给档案工作带来革命性的变化。

01

抓住机遇，积极争取，

把档案信息化纳入全省信息化发展总格局。

《全国档案事业发展“十五”计划》中明确提出档案信息化建设的目标和任务。2002年国家档案局印发《全国档案信息化建设实施纲要》，提出档案信息化建设六个方面的建设内容。

为了抓住机遇，加快档案信息化建设，浙江省档案局及时召开了全省档案信息化建设研讨会，传达国家档案局有关信息化建设目标要求和全省信息化工作会议精神，统一思想，让全省档案工作者清醒地认识到：档案信息化建设是档案事业发展的必由之路和重要机遇。会后，各档案局馆积极筹划开展档案信息化工作，争取各级领导与有关部门的支持，将档案信息化纳入了《浙江省国民经济和社会信息化建设发展纲要》。2002年省馆申报的“数字档案馆”纳入《浙江省国民经济和社会信息化“十五”规划》，列为浙江省信息化六大重点工程之一。杭州、湖州等地的档案信息化建设也列入了当地的信息化建设发展规划纲要。

2002年初，国家信息化领导小组决定，把电子政务建设作为今年我国信息化工作的重点，通过政府先行，带动国民经济和社会信息化。2002年8月，抓住制定《浙江省电子政务建设统一规划》的机遇，浙江省档案局争取有关职能部门与起草评审规划的专家们的认同，将“电子档案的采集与服务”、“档案基础信息库”两个项目纳入到总体方案之中。

02

抓好试点，开展评估，

全面引导档案信息化建设。

现代化管理是个系统工程，需要大量投入，决不能盲目进行，应先抓试点、找到一条有创新、有实效、又实际可行的路子，再在全省推广是比较稳妥的。

经过充分调研后，浙江省档案局确定了绍兴市与萧山区档案局馆作为试点单位。在试点过程中，两个局馆都制定了详细的现代化实施方案，作了大量探索、实践工作，初步实现了档案数字化管理、办公自动化、电子档案接收、网上档案馆、库房自动监控等几个新突破，档案管理工作上了新的台阶。2000年，浙江省档案局组织召开了全省档案管理现代化试点现场会，对试点经验进行了推广。

同年，浙江省档案局展开了现代化评估工作，运用评估的手段来推动档案管理现代化的管理，既是一种有益尝试，同时收到了较好的效果。

03

加强调研，抓好规范，

保证档案信息数据库建设健康发展。

到2001年，浙江全省档案局馆已经全部开展档案计算机管理，档案信息数据库条目数已达1300多万条，有的档案局馆数据库数量已在百万条以上，几个县、区档案局馆已经完成了馆藏全部档案的文件级目录库建设。

随着档案目录数据的快速增长，相应的问题也大量的暴露出来。为了加强目录数据库的建设，浙江省档案局成立了档案目录信息数据库专题调查组，对全省档案目录信息数据库建设情况进行全面调研。采用全面普查和选点实地抽查相结合的办法,基本摸清了数据库建设整体情况，梳理问题，找出症结，形成调查报告，并下发了《关于全省综合档案馆档案目录信息数据库调查情况的通报》，要求各局馆对照自查，限期整改，并建立健全数据库质量控制体系，在今后数据库建设中把好质量关。

为了进一步解决调查中发现的突出问题，如软件使用不规范，数据输入、输出接口不统一，数据库安全性较差，数据库著录格式设计不标准，数据库种类较乱，馆室电子目录数据库接口不统一，数据库质量检查、管理机制不健全，入库数据差错率高等问题，浙江省档案局在2002年年初召开了全省综合档案馆数据库建设工作会议，分析现状，研究对策。并制订出台了两个数据库建设配套规范性文件：《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》。

04

省馆带头，扶持基层，

全面开展档案互联网门户网站建设。

为了全面推广省馆及省内一些先走一步的局馆网站建设的经验，提升全省档案局馆的信息化建设水平，更好地为社会服务，2002年7月，浙江省档案局决定在全省档案局馆开展网站建设工作。

鉴于各地在网站建设中会遇到经费、技术、人才等困难，为调动工作积极性，省档案局出台了三条政策：一是各档案局馆可提出申请，由省局为其租用50M空间及50M信箱建设各自网站，第一年的经费统一由省局承担支付；二是省局推荐统一使用“数字浙江”自助式平台开展网站建设，对于一些缺乏技术力量的档案局馆，省局和“数字浙江”技术公司一起承担操作培训、技术咨询等服务；三是规定网站建成期限，到期进行检查、竞赛评比，通报表彰先进。

2002年8月初，省档案局召开了“全省档案局馆互联网站建设”会议，组织各市局馆进行工作动员和技术培训，到10月中旬，由各市组织的第二轮县级档案馆网站操作培训基本完成。至10月底，全省局馆已开通网站和信箱的有91家，占全省96个档案局馆的 95%，其中32个局馆已建成图文并茂的网站，占1/3多，其余正在建设之中。

这项工作进展比较顺利，建设中的网站把现行政策文件、全宗介绍、馆藏精品、档案工作动态等等信息陆续不断地充实上网，提供了更多、更快的信息资源服务。计划2003年11月各级网站全部开通，省局、馆网站作为浙江省的档案信息门户网站，将链接全省各级档案局馆，实现互联。此外，各局馆的网站都配置了电子信箱，全省档案工作信息交流又有了新的高速通道。此外，还计划充分利用这条网上通道，将省、市、县局馆之间的无密信息和文件直接从网上传输，提高工作效率。

数字罗塞塔计划

12月16日（星期六）14:00

数字罗塞塔计划直播间见~

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