体系审核：外部审核准备及应对！

审核现场

 必要的礼仪

 清洁

 确保现场没有作废且无作废标识的文件

 如果可能， 最好不要将正在处理的文件记录等

放置在工作现场， 以避免引 起审核员 的注意

 部门应指定一个专门的人员 来提供审核员 需要的文件和资料， 他们最好是对部门所有关于体系方面工作最熟悉的人并非常了 解文件和资料的存放

面谈审核

作为审核员面谈的对象（ 通常是部门负 责人） , 您可能面对如下的提问：

• 公司的质量方针
• 部门的质量目 标
• 您的职责
• 您部门的组织机构
• 您归口 的程序， 这些程序如何在部门内 推动
• 您是如何对这些程序的执行效果进行分析和评价
• 您部门在改进方面做了 什么样的工作， 效果如何

面对这些问题， 您在回答时应注意：

最好直截了 当的回答审核员 的问题。如果这些方面您不是按程序的要求做的很好， 最好不要过多 展开！

• 一定要避免“我不知道， 不了 解” 等方式的回答。
• 如果审核员 的问题您完全不了 解， 您可以从一些侧面来引 开问题， 但要避免太多 ！
• 如果审核员 对您一追到底， 您可以根据寻找诸如公司 ， 专业的特点等原因作适当的辩解。
• 如果不是完全被理解， 不要轻易地对审核员 需要您对不合格进行确认的要求表示“接受” ；
• 
  

文件审核

 准备好审核过程中可能需要提供的文件和记录它们绝大部分都是我们质量体系中规定的文件和记录

 负 责人应清楚地了 解这些文件在部门内 的存档

 负 责人应清楚地了 解这些记录中还有哪一些没有做到或做的不好， 在审核过程中如果被抽查到，做到或做的不好， 在审核过程中如果被抽查到，

可能出现不合格的情况。如果可能， 可以将做的好的部分与做的不好的部分区别开． 以便自 己可以非常容易地分辨．

 如可能，可将文件和记录不放在审核现场。如隔壁的办公室， 审核员 不容易看见的地方， 这样做的好处是：

你在去取审核员 需要的记录过程中， 可以有时间检查这些记录是否正确（ 因为在审核员 要求你提供记录的同时可能会隐含他需要查找的重点）

文件审核

 审核员 需要看什么， 抽查的是哪一份记录， 就提供哪一份记录， 要避免诸如将该记录的全部一个文件夹全部都提供给审核员

 通常审核是一个抽样的过程， 当然如果审核员

 通常审核是一个抽样的过程， 当然如果审核员

没有进行抽样， 而是提出“能找几份‘合同评审’记录给我看看吗“等形式的问题时， 这样我们前面提到的将好的记录和有问题的记录分开存放的做法就能取得好的效果

我们可以做什么样的补救呢？

在去寻找该记录的过程中， 可能会花费较长的时间时， 你可以先向审核员 表明还在查找， 而后引 开审核的主题或要求先进行下面的审核

如果记录可能被遗失， 你可以向审核人员 表示该项工作已经完成， 并可从其他侧面来表明该过程的结果的确是得到了 有效的控制．

为避免与审核员 的争执和僵局， 你可力争的最好结果是：

立即的现场纠 正， 只是需要改进的问题， 而不是一个不合格项

审核准备

• 审核前的准备

 审核前必须召集相关部门开会， 进行以下事项沟通。

 对审核公司、 审核目的、 审核人名字、 职务/背景、 审核计划、审核范围/重点， 审核要注意的事项及应准备的资料等进行沟通说明。

 要明确审核当日的负责人， 接待/陪同人， 审核问题回答人，问题点记录人。（应对审核的人员应具备的素质见第五页。）

 安排好接待事项并落实到位（如：接送/午晚餐/酒店预订等）

 介绍材料预演

 检查表自评：

 通常情况下正规的审核客户会在审核前给出检查表要求先做好自评， 将自评结果发给客户。

 填自评表时一定要了解哪强哪弱， 强的一定要给高分， 弱的不能分数太低。总分数一定要高， 但不要满分， 在无关痛痒或根本拿不到分的项目上略微扣点分就OK了。

 要仔细的去回答检查表上的每一个问题， 对每个问题检查和准备有可能会被审核的文件资料。

 安排模拟审核， 事先对问题点进行改善。尤其是对之前审核发现的问题进行验证。

应对审核的人所应具备的素质

1 . 对公司的体系一定要了解：

• 作为一名出色的陪审员首先要了解公司的质量体系， 了解个个环节是如何运

转的。

2. 对制造过程要了解

• 要清楚制造过程中的重点控制点， CTQ工序， 以及该工序的过程能力， 及清楚过程哪个方面强， 哪个方面弱， 哪项工作有， 哪个没有做， 哪个地方能去，哪个地方不能去。 弱的， 差的方面在审核前要着重准备， 审核时又要避重就轻。

3. 对客户要求要了解

• 了解审核目的及审核重点。了解研究审核员的职位， 背景， 性格偏好， 风格怎样,工是注重文件审核还是只看现场， 是注重质量系统还是技术问题等

4. 陪审员性格的要求

• 性格稳重脾气要好， 有的客户会刁难人， 脾气不好的跟他吵起来了， 还得老板出来搞关系；

• 跟客户解释都要有耐心；

• 要随机应变， 出现问题在极短的时间内找出解决方案；

• 要有统筹的能力， 能安排好审核前前后后的各项工作， 有条不紊。

5. 语言的要求 - 英语沟通的能力。

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