10个技巧，确保项目团队按时完成任务

作为项目经理，你的绩效取决于有效的截止日期管理，以便按时交付项目。
然而，我们都知道，项目很少会按计划进行，因此，在时间和截止日期方面，能够驾驭项目中出现的众多不确定因素非常重要。本文将探讨错过截止日期的常见原因，并提供促进项目团队按时交付的提示。

项目团队错过截止日期的三大原因
1. 项目计划不周。
计划不周肯定会导致错过截止日期。项目计划不充分或不切实际的原因有很多，如时间不够、要求不明确或项目经理缺乏经验等。请确保始终有效地制定计划，如果觉得没有足够的时间或必要的细节来做到这一点，请及时说出来。
2.估算不准确。
要制定项目计划并设定现实的期望值，就必须有良好的估算。人们对估算通常有过于乐观或悲观的倾向，如果不利用以前项目的历史数据来估算项目工作，那么截止日期很可能会不切实际或效率低下。
3. 范围蔓延。
有时候，新工作的出现并不是最初计划好的，这很可能会破坏截止日期管理。不过，如果管理得当，这种情况应该只会影响到几个截止日期，你可以将它们推迟到以后的日期。
以上是错过截止日期的三个主要原因，但实际上还有很多其他原因，如团队可用性问题、项目依赖性、沟通不畅、意外风险等。项目不能按时完成的原因不胜枚举，那么，如何让自己处于有利的位置以按时完成项目？
确保项目团队按时完成任务的10个技巧
1. 创建一个非手动的项目进度表
创建项目进度表是必然的，重点是，不要手动的。
在Excel中完成这项工作需要大量的手工操作（而且可能存在风险），尤其是在存在多级依赖关系的情况下。手动项目进度表无法保持准确更新，团队就会开始错过截止日期。
相反，你可以使用8Manage PM这样的项目管理软件来保存预定的工作和计划。8Manage PM可以在需要时轻松转移任务、阶段、里程碑或整个时间线，而不会丢失数据或其他任务分配。
2. 设定切实可行的期限
有时，错过截止日期是因为它们一开始就不现实。
制定现实的时间表，向利益相关者解释你的理由，提供尽可能多的证据和数据支持，拒绝接受不切实际的要求。
3. 将工作分解成易于管理和跟踪的小块
将大块的进度表分解成具有明确交付成果的小块。这样，你就能更轻松地跟踪进度，更快地知道事情是提前、按时还是落后于计划。
8Manage PM软件可以帮你将项目工作进行自然分解，并强化执行适当责任与承诺，项目计划与执行的偏差一目了然。
4. 确定关键路径任务的优先级
当制定了项目进度表后，你就会知道哪些任务对项目的成功至关重要。这些任务通常规模最大、风险最高，这意味着它们最容易超时。
为了尽量减少错过截止日期的情况，应在项目中尽早安排这些任务的开始和完成。最坏的情况是提前完成关键路径。如果有事情出错，你将有更多的时间来解决延误问题，避免进度落后。
5. 尽早明确依赖关系
在大型项目中，依赖关系会对进度造成严重破坏。如果一项任务被延迟，其依赖任务（及其依赖任务）也会落后。
为了最大限度地降低依赖关系的风险，一定要获得依赖对象的初步承诺。例如，在 8Manage PM软件中，你可以提前几个月安排任务分配（包括确认的和暂定的），并分配依赖关系，这将清楚地显示在计划表上。团队成员就会知道接下来要做什么工作，以及何时需要完成。
6. 识别和管理风险
全面的风险日志和缓解计划可让你预先防范项目中可能面临的问题。这意味着你可以将自己置于最佳位置，快速处理问题，并将对截止日期造成的影响降至最低。
7. 监控进度，及早应对问题
经常将估算进度与实际进度进行比较，是了解会否错过任何截止日期的好方法。
8Manage PM是一款端到端管理项目全流程的高效软件，提供多种形式的视图，包括看板、甘特图、日历和表格视图，可实时跟踪资源、时间及任务的进度，并自动跟踪与上报问题与风险。这有助于及早发现瓶颈，为经理和团队提供足够的时间来纠正它们，避免错过截止日期。
8. 处理意外的可用性问题
发现分配给自己工作的人没有时间可能是件痛苦的事。发生这种情况有多种原因，比如生病、个人问题、更优先的工作、解雇或辞职等。
唯一可以采取的预防措施是，在任何人员突然无法工作时，始终考虑 B 计划。如果原来的人员无法继续工作，你需要有可以接替的人，还需要拥有良好的项目文档，以确保新加入的人员可以快速接手工作。
9. 定期沟通
与老板、利益相关者和团队就项目进度进行沟通非常重要。如果项目团队停止沟通，不清楚截止日期或自己的角色，事情往往会被遗忘，人们也会失去注意力。
因此，一定要定期沟通（无论是否在计划的检查范围内），这样每个人都能像你一样清楚地了解进度表。
如果项目中的每个人都知道自己的工作目标是什么，自己的职责是什么，那么作为一个团队，你们就能最好地遵守截止日期。
8Manage PM内置即时聊天功能，允许经理和团队成员收发即时信息，以交换信息。
10. 不要害怕变更截止日期
截止日期并不总是无法改变的固定日期。不要害怕尝试把计划改成更容易实现的东西。
如果你在某项任务上落后了，而且已经用尽了所有的办法来完成它，那就大胆地进行艰难的决定，把截止日期提前。
通常情况下，如果你向老板或利益相关者说明情况，并展示你为解决问题所做的努力，他们会比你想象的更加理解你。
结语
世界上没有一个项目经理能够满足所有项目的截止日期。但是，更成功的人会制定和部署策略，使项目基本步入正轨。
8Manage PM项目管理软件的设计和开发方式旨在满足管理人员的需求，以便他们能够与团队高效合作。该软件可作为管理、组织和协作所有项目的一站式平台，涵盖计划、进度、成本、风险等方面，可以完全控制项目的整体流程。使用过8Manage PM的管理者甚至团队成员都真实见证了团队的进步。