国际档案日丨如何收集管理重大活动和突发事件档案?

2023年6月9日

是第十六个国际档案日

今年的主题是

“奋进新征程 兰台谱新篇”

今天邀您一起学习

《重大活动和突发事件档案管理办法》

01

重大活动和突发事件主要是指哪些？

重大活动是指在中华人民共和国境内外组织举办的，对党和国家、行业、地方具有重大意义或者重要国际影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动；

突发事件是指突然发生，造成或可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。

02

什么是重大活动和突发事件档案？

重大活动和突发事件档案，是指在举办重大活动和应对突发事件过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

03

工作原则

重大活动和突发事件档案工作应当遵循统一领导、分级管理、分类实施、统筹协作的工作原则，维护档案完整与安全，推动档案利用与开发，为经济社会发展和突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。

04

档案管理的要求有哪些？

（1）加强对重大活动和突发事件档案工作组织领导；

（2）建立健全档案工作管理制度；

（3）做到收集齐全完整，整理规范有序，保管安全可靠，鉴定准确及时，利用简捷方便，开发实用有效。

05

经费保障

重大活动和突发事件档案的收集、整理、数字化和移交等工作所需经费应当纳入活动经费预算或保障措施。档案主管部门、档案馆开展重大活动和突发事件档案工作所需经费列入本级预算。

06

哪些属于重大活动和突发事件范畴？

（1）党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，国际、国家或区域级论坛峰会、合作交流会、博览会、招商引资会、推介洽谈会等会议、会展活动；

（2）国际、全国或地区性综合性运动会及其他重大杯赛、联赛、锦标赛、冠军赛等赛事活动；

（3）以重大事件、重大纪念日、重要人物为主题的纪念、庆典活动；

（4）自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件应对活动。

07

归档范围包括哪些？

（1）领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记、宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；

（2）照片、录音、录像；

（3）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；

（4）印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物档案；

（5）其他具有保存利用价值的文件材料。

08

档案全宗如何设置

（1）责任部门为一个单位的，形成的档案纳入本单位档案全宗进行管理；

（2）责任部门分为主办单位、协办单位的，形成的档案纳入主办单位档案全宗进行管理。存在多个主办单位或者分主办、承办单位的，形成的档案纳入承担活动主要工作的单位全宗进行管理或者协商确定；

（3）责任部门为多个单位不分主次、联合开展工作的，形成的档案分别纳入各单位全宗进行管理；

（4）责任部门为临时机构的，形成的档案纳入新设全宗或临时机构的主管单位全宗进行管理。

档案全宗设置产生争议的，由相关单位提交档案主管部门予以处理。

09

档案整理要求

按照相应门类档案整理规则对重大活动和突发事件文件材料进行组件（卷）、分类、排列、编号和编目等整理工作，并按要求及时归档。

重大活动和突发事件档案不论是否设立专题进行管理，都应当建立专题目录。

10

档案移交有关要求

责任部门应当按照国家有关规定向档案馆移交重大活动和突发事件档案，经档案馆同意，可以提前将档案交档案馆保管。责任部门为临时机构的，应当在临时机构停止工作前向有关主管单位或档案馆移交档案。

责任部门应当对移交进馆档案进行开放审核，并在移交时附具意见。

档案馆应当按照国家有关规定接收重大活动和突发事件档案，并建立征集制度，通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案，充实重大活动和突发事件档案资源。

责任部门和档案馆应当按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。

11

疫情防控档案收集范围

（1）上级有关主管部门下发的关于做好疫情防控工作的部署、规定、重要批示、指示、通知、通报等文件材料；

（2）上级部门及有关领导督导检查我县疫情防控工作的相关文件材料；

（3）本单位关于疫情防控工作的重大决策部署、规定、办法、意见、通知、公告、简报等文件材料；

（4）本单位召开疫情防控工作会议的会议记录、纪要、决定、领导讲话等文件材料；

（5）本单位及各单位建立疫情防控工作机构、协调机制、制度规定等文件材料；

（6）本单位及各单位关于疫情防控工作的计划总结、实施方案、应急预案、动态数据、统计报表、请示、报告、批示、批复、函和复函等文件材料；

（7）做好疫情防控工作相关物资保障、生产和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料；

（8）单位关于疫情防控过程中各类宣传、表彰材料及宣传片等音视频资料及媒体相关报道；

（9）其他与疫情防控工作有关的具有保存价值的文件材料。

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编辑：呼和浩特市总工会新媒体

审核：包静

来源：整理自网络