项目管理 团队协作：在线办公的基操用ONLYOFFICE工作区轻松打造

前言

随着全球各大企业的办公模式从线下慢慢走向了线上，在线办公、协作办公几近主流。一个好的在线团队协作空间和工具，至关重要。

ONLYOFFICE就是一款非常棒的团队协作办公工具软件。

今天要介绍的ONLYOFFICE Workspace工作区，更是拥有协同办公和项目管理等强大功能，非常适合企业、团队使用。接着让我来简单的聊一聊今天的主角：ONLYOFFICE工作区。

什么是ONLYOFFICE工作区（ONLYOFFICE Workspace）？

ONLYOFFICE工作区是一个在线的办公室，它有着完整的文档功能（office），包含支持团队协作的文档（Word），电子表格（Excel），演示幻灯片（PowerPoint）以及表单模板工具。然后它也有非常完善的项目管理、客户关系管理（CRM）、邮件服务器、组内聊天、以及日程本等功能系统。功能和完善度都很强，绝对是团队协同办公的好工具。

不仅如此，它还是一个开源的方案，可以轻松的在本地网络或虚拟服务器、甚至是nas系统中搭建协同办公的服务端，支持WINDOWS、linux、Ubuntu和centos等系统，支持面非常广泛，可以说是适合各种团队了。

接下来，我会给大家以最容易实现、无需部署和开发的云端版为例，介绍一下ONLYOFFICE工作区有多好用。

ONLYOFFICE工作区云端版

首先，我们去ONLYOFFICE工作区的官方网站介绍页面，

搜索onlyoffice workspace即可找到

点击“在云中使用”。

进入后，简单的注册过后，即可开始使用了。

此时，ONLYOFFICE会自动为你生成一个域名，用你注册时用的邮箱登录即可~

主页面最核心的就是文档了，这也是我们工作的最一线工具了。下方是项目管理、客户关系管理（CRM）、邮件服务器、成员管理。

既然是一个团队协作空间，那么，我们首先要给这个空间添加我们的团队成员用户。

成员管理

这个操作过程非常简单。

首先，我们需要在主页面点击成员。

然后我们点击新建用户，在里面输入用户的名字以及电子邮件。

确认后，ONLYOFFICE会自动的为刚刚设定的成员发送确认邮件，这位成员只需要打开邮箱点击接受，在弹出页面确认注册即可受邀加入这个工作站。

用此步骤，我们就能为刚刚创建的团队空间，增加团队成员了。

我们主要来看

文档

这个界面和我们日常用的办公软件，在结构上别无二致，并且在“新建“按钮上，做了橙色高亮显示。

值得一提的是，试用期间内（30天），存储空间为20G，一般来说，是足够使用的。如需更大，购买升级计划即可~

再回到我们的文档，我们点击“新建文档”，即可创建一个.docx的项目，一切都和Office或其他在线文档类工具一样。

但ONLYOFFICE工作区的在线文档编辑器，它的UI和操作模式和本地版ONLYOFFICE编辑器完全一样，与大多数本地版Office软件也是基本一致，使用起来没有任何的学习门槛，上手速度很快。

常用的功能区和我们用的Office软件或工具也是一致的，符合中国人的实用习惯。

不一样的是，ONLYOFFICE工作区的文档部分，在协作模式下，我们可以轻松的和团队成员一起实时协同处理同一篇文档，延迟低且工作效率极高。

下方是示例：

协作模式下，小J在编辑的过程中，小O在同一份文档中能实时看到所有的变化~且延迟很小。

而小J的批注，也能立刻反馈在小O操作的文档页面上。

同时，在编辑器页面中点击聊天，一起编辑这个文档的成员们就可以直接在编辑器内进行实时交流，无需在第三方通讯工具之间来回切换，节省了很多操作和沟通成本。这一点必须好评！

同时，我们也能在版本历史里，查看这个文档每一次的改动，而且清晰的记录了是哪位成员何时做了改动，也方便了我们回滚至旧版本。后悔药也有了~

而且，以上的功能，在文档（Word），电子表格（Excel），演示幻灯片（PowerPoint）以及表单模板工具里都能实现。

然后是我们的重头戏

项目管理

这个系统真的是太棒了！

多年前，我并不知道还有这样的工具，我们设计和开发工作的项目管理完全依靠传统的Word文档和excel来做记录，有时甚至还需要画在纸上、贴在墙上，这样的方式非常不科学且低效率，进度、里程碑、起止时间、负责人等搞得一团糟。

而这个系统能很好的帮我们管理项目，及时让成员们跟进进度，在工作效率有着极大的积极意义。

在这个系统里，我们可以创建新的项目，然后在项目里设定任务和里程碑，还能在甘特图里对项目全局有一个清晰的认知和规划。

在每一个任务里，我们都可以设定任务名称和描述方便管理，同时将团队成员指定为项目负责人，这样让每一位成员都很清晰自己的职责。同时，设定开始和截止日期以及优先级，让时间线更明了。

而且当我们创建一个新任务时，相关的负责人和成员就可以收到提醒邮件。

同时，在任务里可以添加相关的工作文档，直接链接到工作文档中，节省了翻阅查找文档的时间和精力。

同时，团队也可以在项目中进行讨论，直接将想法写在讨论区，这样每一条就像评论一样显示出来，让指定或所有成员都看得到。

接着来介绍一下我最看中的

甘特图功能

在本章节我说过，之前我的工作中是没有甘特图的概念的，但却用过Excel表格作为替代，来提前规划项目的进度时间线、以及子任务的关联，这样的方式对项目流程有着全局感，一眼就能看清项目的进度、以及哪里delay了，对项目推进有着积极的作用。

但缺点就是操作起来非常繁琐。

而ONLYOFFICE这个功能却很厉害，也很科学。

当我们设定好任务以及起止时间后，这个功能会根据我们所设定的任务，自动生成甘特图，并且也能随着我们项目完成进度做出相应的改变，使用起来非常方便。

同时，我们也能直接在甘特图中对每个任务进行操作，比如查看设定负责人、修改任务名称、和其他任务关联、以及选择是否已完成，功能十分的强大且方便直观。

同时，ONLYOFFICE工作区的日历系统，也会同步将任务进度写进日程表里，厉害~

总之呢，ONLYOFFICE工作区的项目管理功能真的是太牛了，不仅功能够用且能轻松上手，完全可以拿来给团队做项目管理了。

CRM功能

ONLYOFFICE工作区内置的客户关系管理系统，可以创建待办事项、商机，整理发票，创建商业活动和生成报告。

它可以提供数据模型为分析和决策提供支持。但这一部分不是我的强项，所以就简单的聊到这里。

邮件

邮件功能类似于outlook等工具，可以让我们汇总各个邮箱，方便管理以及收发邮件，在中大型企业工作过的朋友都了解，其设置和使用大致是类似的，在此我也不做过多阐述。

在此多一句嘴，无论在任何工作中，重要的沟通能用邮件一律用邮件。即使在用微信讨论之后，也要把在微信中谈好的内容用邮件发给对方并抄送给上一级负责人。这样能让一切都可追溯，避免很多扯皮的事情。

最后

目前，ONLYOFFICE工作区已经更新到12.5版本，新的版本带来了更高的安全性、优化了文档的管理、拥有了视觉观感更好的夜间模式、并改进了邮件系统等，用起来肯定是更好用更方便了。

最后，它的云端版本可注册并免费使用，不超过5位用户的话即可永久免费使用。对此感兴趣的各位可以去点击上方链接试用一下。

值得一提的是，中小学等教育用户，可以申请免费用云端版，大学用户可以获得五折优惠，这样子还是非常有诚意的。