招标采购：提案请求（RFP）的流程步骤

在企业招标采购活动中，RFP代表提案请求，是一份正式的问卷式的文件，由有意购买产品或服务的组织发给潜在供应商。RFP以标准化和有组织的格式收集供应商的数据，以便更快、更容易地进行比较。
由于RFP的详细和彻底性，它可以被用来更有把握地选择最佳供应商以建立长期合作关系。这种全面的采购方法也被称为战略采购。因此，RFP在帮助企业实现其目标方面发挥了关键作用。下面来看看一份RFP提案请求的流程是怎样的。

1、创建RFP

这个过程的第一步是制定RFP。它包括规划、利益相关者访谈、研究和写作。也许这是整个过程中最重要（也是最困难）的部分，你在这一步投入的时间在整个项目的其他部分都会得到回报。当你制定RFP时，请记住，你现在考虑得越周全，以后你的供应商的响应就越好。
利用从利益相关者那里收集的信息，开始整合你的 RFP。使用章节来组织你的RFP，使其便于供应商浏览。
● 项目概述 - 你需要什么网络服务？
● 公司背景 - 你的企业是做什么的？
● 项目目标 - 你想通过购买完成什么？
● 要求和范围 - 哪些元素是项目必须具备的？有什么要求值得拥有？有什么超出范围？
● 预算 - 你的项目预算是多少？
● RFP时间表 - 你的提案截止日期是什么时候？
● 提交要求 - 建议书应如何交付，应多长？
● 评价标准 - 项目的哪些部分是最优先的？
● RFP问题 - 什么信息和数据将帮助你做出决定？
2、执行RFP
RFP流程的第二步包括选择供应商、发布你的提案请求、回答问题、等待提案并在截止日期临近时进行跟踪。
选择供应商：利用你的市场调查来选择一个大约有6家供应商的简短名单，以邀请他们加入你的 RFP。
发布RFP：你可能会使用电子邮件将 RFP 邀请发送给供应商，或者使用RFP管理软件，在系统中就能发送所有邀请。RFP 工具可改善协作，并将发布 RFP 所需的时间缩短一半。
响应问题：供应商在阅读你的 RFP后，通常会提出后续问题。当收到这些问题时，把它们收集起来。回答列表中的每个问题并将其发回给所有供应商。这确保所有参与者都拥有相同的信息。
发送最后提醒：理想情况下，你在截止日期前收到很多提案。如果没有，向尚未回复的供应商发送快速而温和的截止日期提醒是有帮助的。附上RFP并提醒他们最终决定的预计日期也很有帮助。
3、评估RFP
RFP流程的最后一步是审查供应商的提案，对其进行比较，并选择一个赢家。让利益相关者参与这一过程，提供他们的观点和专业知识是至关重要的。
在开始评估前，收集供应商提案以审查它们是否符合提交和最低要求。当把选择范围缩小到只有合格的供应商时，可以对提案进行评分了。
在对每个建议进行评分后，并排比较供应商以缩小范围。如果你使用电子表格，可能会发现创建单页比较（称为供应商比较矩阵）有助于查看每个供应商的部分分数和总分。如果你使用RFP 工具，它会自动为你完成。
对每个供应商必须提供的产品有透彻的了解，并且知道哪一个最适合你的需求。在继续之前，许多采购经理会寻求执行利益相关者的最终批准。
使用RFP 执行摘要通常可以更快、更轻松地确保签核。事实上，RFP 执行摘要提供了项目、RFP 过程和结果的概述，因此即使是不熟悉背景的人也可以对决策充满信心。
4、RFP之后
任何RFP的目标都是选择最好的供应商并与之合作。因此，从技术上讲，当你签署合同时，你已经实现了这个目标。然而，在RFP流程结束时，你仍然应该做几件事来结束它。
● 通知不成功的供应商
● 提供RFP汇报
● 安排供应商绩效评估
● 收集数据并存档你的文件
RFP流程管理工具
以上流程步骤可能看起来有点繁杂，但使用8Manage SRM电子招标软件可以轻松帮你应对。你的RFP提案请求可以通过它在线发布，利用公共服务来展示招标信息，以便供应商查看并投标，提供相应的产品和服务。
它实现招标启动、专家筛选、标书准备、供应商筛选、邀标、发标、问答、截标、开标、评标、终选和公告流程完全自动化，你的团队将获得以下好处：
● 能够在线管理供应商投标
● 实现电子招标流程自动化
● 获得完整的审计追踪和流程情报
● 降低成本并开展可持续的环保招标
● 减少采购时间
它还提供一个在线交流平台，使供应商和采购商之间进行讨论、互动及谈判，协商达成最优惠的采购协议。系统还配有审批流程模块，让企业管理所有的投标文件、评估细节和结果，以及有效的决策支持，帮助企业做出更正确的采购决策。