上海
商会洞见
临近年关，又到了各商会举办年会的特殊时期。虽是每年的例行活动，但年会无疑是每个商会除成立庆典和换届庆典之外最为重要的活动，因此各商会对年会都非常重视，想方设法把年会开好，借以对内增加商会的凝聚力，对外展示商会的实力和风采，在一定意义上讲甚至可以影响商会的“江湖地位”。
现梳理总结一些年会的心得体会，形成此文。
01
年会列入年度计划明确主题和目的
年会是商会不可或缺的大事儿，一定要列入商会的年度工作计划，便于早做准备。这届湖南商会成员每年都会将年会作为商会年度工作计划中一项重要工作来抓。因此年会开得一年比一年好，一年比一年有特色，打造了独具特色的商会文化。
年会主题，既是商会年会组织的纲领性指导意见，更是商会文化的重要体现，不同的年会主题和目的也有所区别。
年会紧扣主题，紧跟形势，与时俱进，突出时代特点。它告诉我们，要铭记目标，承前启后。它警醒我们，要牢记使命，克服困难，不断砥砺前行，获取新的进步。年会融入浓烈的乡土气息，来强化湖湘文化，吸引更多仍在观望的湘籍企业和人士尽快加入商会。
02
“兵马未到，粮草先行”
年会是个费神、费力、费钱的事情，特别是年会的费用开支是大家最为关心的。以“商”养“会”，河南省湖南商会的年会不仅不需要动用会费，一场年会下来，还会有结余。河南省湖南商会年会费用来源主要有：年会冠名、商会期刊收入、年会赞助、现金赞助、物资赞助、现场广告、招商。
另外，会议式年会现场郑重庄严、仪式感强，餐桌式年会和宴会几乎可以连续。所以商会年会一般采用“年会+宴会”的形式。
宴会有节目表演与抽奖环节，河南省湖南商会每次团拜会节目均由会员企业表演，节目丰富多彩，不但有浓郁的乡情，还提升了会员企业的参与感和成就感，抽奖环节也是高潮迭起。
03
策划很重要，细节决定成败
经费得到保障后，策划工作就显得尤为重要。好的策划，既可以确保年会活动精彩纷呈、亮点频出，还能尽可能地节省开支。其中策划包括年会方案的撰写、招商广告、主持人的邀请、节目的流程安排等内容。策划的关键，既要确保活动的顺利进行和完整无缺，又要尽可能地突出地方特点，让人眼前一亮。
策划执行方案多种多样，确保年会精彩呈现。整个年会需要注意的内容有，主题、时间、地点、规模、议程、组织分工、邀请函、邀请对象、座席安排、礼仪接待，还有车辆调度、后勤支持、安全保障、舞台设备等工作，大到进度安排、人员总控、物资总控、财务预算等，小到贵宾的房间舒适度等。
04
组织保障：坚强的领导和年会前的会议准备
成功的年会，高度依赖于坚强的领导班子，更有赖于秘书处的付出与坚持，还需要全体会员的共同努力和精诚协作。
概括而言，办好年会要有一个实力雄厚、德高望重的总指挥，用高屋建瓴的管理艺术，筹钱聚力统领全局；还要一个见多识广、功底深厚的总策划，用独到的眼光谋篇布局，策划得恰到好处；更要有一个责任心强、精于组织的总执行，身先士卒地带领秘书团队，有条不紊地落实工作，认认真真地注重每个细节。只有全员参与进来，激发会员的积极性，年会才会集思广益，越办越好。
年会前的会议准备：3个月前，在会长办公会上对年会的准备工作情况进行了研究和部署。对会刊制作、冠名单位、企业赞助、评优名单、年会议程等事宜进行了研究讨论，并对下一步工作进行了具体的分工，授权秘书处具体负责，要求后期进一步落实到位，高标准、严要求开好本次年会。临近年会一周的时间，召开联络员会议，落实年会具体工作安排。
整个年会有了经费，加上完美的策划，最后还要有一个强有力的执行团队，这样举办的年会才能转化为精彩的演绎，让所有人都拥有一个美好的年会时光。
来源：商会通讯
作者：刘彦兵
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