工作量直降80%！国企人事报表管理系统新工具如何解放HR？

随着企业发展，人力资源部门的工作量和压力越来越大，其中就包括人事数据统计工作，即使是单独负责考勤、招聘或是薪资模块的HR，都免不了要和大量数据报表打交道，不少HR也会自嘲为“表哥”、“表姐”，有调研数据显示报表统计相关工作占据HR至少20%的工作时间，HR一旦陷入这些繁琐事务，单一重复、工作量非常大的工作，很少有时间考虑战略、规划、计划等事情。

HR每天每月忙报表，占据大量工作时间的事情是哪些？

以某大型集团国企HR人事报表统计工作为例，看看究竟是哪些工作占据了大量HR的时间：

1、繁琐的数据收集与整理是体力活

集团型企业分子公司多，下属单位上报完报表，需要汇总整理，即便是有EXCEL公式加持，将每家企业报表数据链接到长长的像“哈达”一样的总表，几十家单位的数据整理也非常耗时，费精力。比如集团每月做工资表要花半个月时间，HR可能有6、7天都在整理考勤、人员异动、薪资调整信息、各地社保数据等。单看考勤，一个3-4千人的分公司，考勤数据通过单位劳资人员进行数据上报，再由单位薪资管理员审批，报送线长，手工用excel报考勤周期也长，数据汇总工作量也很大。

2、报表统计层级多，多方反复沟通

集团月度人事报表统计工作，统计报表层层上报，基本是使用微信、qq或者其他方式来传递表格文档，即使有信息化在前，最终也是半人工半系统。其中涉及到合并报表，标准化和规范化很重要，即使再三要求下属单位根据统一的报表要求填报，在审核的过程中仍然会发现新问题，再要求下属单位修改，反复沟通。由于月度快报、季报时间非常紧张，下属企业上报资料的速度与质量对合并的工作节奏影响也很大，HR最终成了“随表大师”，定期催报，是少不了的，因为总有一些单位会迟报或忘记报送，也影响集团最终的数据填报。

3、财务决算、国资委报表等，数据审核严谨又枯燥

中央直属企业每年都要向国资委、人事部报送统计年报，地方大型国有企业也要向地方国资委和人事部报年报，每年国家的报表表样均会有不同程度的变化，也有严格的规范要求，数据统计工作量大、周期长。比如年度国资决算工作就是一项大工程，需要跨部门协作，也涉及人力资源数据，需要人事条线大力配合，原始数据必需准确合理，也要花更多的时间审核表内、表间、套表之间的勾稽关系，同时还要验证数据的合理性与逻辑性。如果在单机版的系统平台下，各方数据修改不联动，造成反复核对反复修改，效率非常低下。面对工作量如此大、且工作内容又枯燥的国资数据填报审核，如果不创新工作方式、完善工作机制，人力、财务等人员的工作积极性无法提高，相应决算质量也没法保证。

人事报表统计工作定位与价值如何提升？

如果只是单纯的对数据本身进行收集、校验，不断重复，不断修改，劳心费力，无休止的加班加点，HR将很难体会到这项工作的意义所在。人事数据统计与报表工作不只是为了单纯完成上级任务，出具一份标准无保留意义的统计报告并按时保质地报送国资数据，更可以利用数据分析来为日后提升管理提供依据。比如下一年集团需要对人力费用类科目进行规范统一，那可以统计中，重点关注下属企业科目使用的情况，或就发现的问题进行梳理分类，做好备查，为以后集团会计稽查工作提供底稿依据。

对于HR人员来说，业人一体也是近年来的重要议题。然而人力与业务融合在企业的落地却并非一蹴而就，喊口号和拍脑袋无济于事。相信更多的HR也意识到更需要主动培养自己的管理思维，除了数据统计，如果HR能为管理层提供一份有深度的人力资源分析报告，充分利用数据统计工作，深入进行数据分析与挖掘，进行人才发展、绩效改进等专项分析，才能真正找到人力资源工作的意义与价值所在。HR不应将工作局限在数据收集、核对与统计上，可以有更系统、更全局的规划与目标。

人事报表统计的工具进化：EXCEL-报表平台-HRBI

对很多HR来说，EXCEL是最常用、最熟悉的报表统计工具，但是随着人员业务规模的壮大，很多大型企业HR也越来越感受到excel的局限性。

这里以Excel 为例，假设集团企业年中会议时要求HR主管向公司领导层汇报这半年全集团人员进出情况、不同维度的人员结构分析（按职称、学历、年龄等）、及人工成本统计情况。

当HR主管得到这个通知后，往往需要做以下几步操作：首先，收集汇总集团各个分子公司和下属单位组织人员明细数据，然后再使用 excel 透视表来完成针对这些数据的报表制作和数据分析工作，接下来再按照要求绘图。这个过程看似简单，其实工作量非常庞大。

简单回顾一下这个过程，可以看到从取数到制表绘图，难以避免以下这几个问题：

1、取数响应不够及时和灵活：组织层级条线多，几十个单位管理不一，很多时候并不能及时将明细数据进行汇总整理，HR主管很可能要等好几天才能拿到数据。
2、需求沟通存在误差：一般中大型公司业务板块繁多，相应HR人员工作水平参差不齐，数据填报标准与规范难以把控，最终拿到的数据结果可能并不是最初想要的，可能由于沟通表达导致存在一定的偏差。
3、效率及呈现效果受限：数据量庞大，函数公式多，费精力也非常影响效率，面对给高层汇报的数据分析统计场景，展现形式又不够不丰富，操作也不灵活，需要很多冗余操作。

那么，有没有可能能够让HR能够将人力数据及时的整理到汇总采集到集团数据库中，然后由HR主管直接从数据库中读取数据进行数据分析、制表以及绘图，真正做到响应高效及时、制表绘图轻松愉快呢？

答案是肯定的。这也是为何越来越多大型企业会开始引数字化报表平台工具。包括企业自主开发或采购单独的报表系统，及企业erp或人力资源管理系统中的报表管理模块。

从EXCEL到报表平台

动态性。Excel 是静态的，而企业报表却是动态的，组织人员数据每天都会变化，人员异动薪资调整等数据都在不停变化。HR只有在手动修改excel内容，数据才会变化；而当HR在系统例查询的报表数据则会随着时间和参数变动而变动。

针对不同的统计任务，报表系统能对各项指标数据进行统一的动态、分级管理，能保证指标数据的及时、完整和准确。下属企业可以完整、及时地报送报表，各上级单位管理部门可以对统管企业的报送数据进行全面的复查与审核，并以单个报送对象或汇总方式将数据报送至上级部门，直至总部。

灵活性。报表平台和 Excel 可以进行交互，在报表平台查询后可以将报表结果导出 Excel 用于数据留存或进一步数据加工；在使用报表平台制作报表时也可将 人力部门常用的Excel报表表样导入系统，在此基础上进行修改完成报表制作。报表和 Excel 虽然可以无缝交互，但在动态能力、应用环境以及数据源支持等方面还有很大差异，开发报表最好使用专业的报表工具，选择计算能力较强，性价比较高的工具。

从报表平台到HRBI

随着技术发展，报表系统除了帮助HR在制作报表更简单高效，更轻松的应用excel的同时，也能更深度的挖掘数据的价值，比如商业智能BI的引入。如果说传统的报表系统更多承担数据展示作用，包括业务报表制作、数据查询与统计、数据填报录入等，那么新一代的数字化报表工具，通过结合商业智能BI技术，快速提取企业各业务系统中的大量数据，快速进行模型构建，对其进行分析和处理，最后将结果呈现给管理者，为管理者的决策过程提供支持。

简单点讲，报表是数据展示工具，商业智能BI是数据分析工具。像帆软、观远等主流企业报表工具都是主打商业智能BI解决方案，而企业HR的细分领域里，红海云将BI工具内置于系统内部人力资源数据仓库之上，是国内为数不多将BI数据引擎深度融合在HR管理软件产品中的厂商。具体来讲，红海eHR通过自研BI数据引擎，为HR和企业管理者快速搭建各种人力资源业务数据模型的自助式分析平台，集合报表制作、Dashboard（数据看板）和数据分析功能，除了常用的人力业务报表统计与输出（企业固定的人力月报，季报、包括薪酬总额报表等关键数据指标的统计、展示和分析等），也可用于各种人力业务的数据深层挖掘与分析，建立领导驾驶舱，并且实现数据的穿透查询。

因此，对HR来说，相对于传统的报表管理系统，以红海eHR为代表的新一代数字化人力资源报表系统工具优势在于图表美观、上手简单，搭建模型也不需要很专业的数据挖掘与分析技能，即使没有IT开发的帮助，HR仅需简单拖拽，就可以制作出各种炫酷、实用的报表，摆脱了表格条条框框的枷锁，让HR不再因为不停收集与输入数据而崩溃，不再进行重复枯燥的文件传输，仅需在一个平台，就可以统统搞定，在快速响应业务需求的同时解放自身劳动力。

• 贴合场景： 比excel更适应大型企业数据统计、上报、汇总应用场景，数据传输效率高，处理过程在秒级完成。规范数据标准与权限管理，区分单位上下级关系，不同级次单位能够进行本层级的数据处理，如汇总、查询等功能。
• 智能分析：更智能的数据处理、计算与分析，将数据处理过程化繁为简，无需掌握复杂的公式或者函数计算，即学即用，轻松上手。可以从不同维度快速批量筛选数据，让数据展示更直观，任务管理更清晰。
• 展现丰富：视觉丰富更为丰富的可视化展现，不仅有丰富的报表样式，支持复杂格式的表头、表尾，可拓展各种复杂的报表样式，也可输出多种图表样式，例如条形图、折线图、饼状图、漏斗图等等，让数据呈现更多维度，更直观。

当然，使用更高效的人力资源报表工具最终是为了让HR人员执行的大部分任务自动化，自动计算人力资源指标、生成报告和创建仪表板，数据存储自动数据导入让HR少花点时间在数据输入、避免错误上，让时间的大幅增加在整合各种分析以促进决策制定、衡量工作结果以便更好地改进工作上。