Hello，大家好，我是婉儿，很高兴又和大家见面了！
提及在线文档，相信不少小伙伴都很熟悉了，特别是在2020年疫情后，不少团队及公司都投入到了远程协作的怀抱，与传统的办公文档相比，在线文档有着文件自动云端保存、无需客户端即可使用、可多人实时协作、可多端同步等优势，极大地提高了企业及个人的生产力。
对于产品运营经理及自媒体撰稿人的我来说，日常使用频率最多的在线文档是石墨文档和腾讯文档，一个用于工作协作，一个用于个人写稿。这几年我们公司内部使用的一直是企业钉钉办公系统，为了更方便、更高效的在线协作，今年十月起公司上下在线文档全面统一为钉钉文档，刚接到通知时部门小伙伴们不少都有些抱怨，毕竟换了一个全新的东西，但实际体验后发现钉钉文档比想象中的更好用，个人及团队的生产力得到了明显的提升。今天，婉儿作为一个新晋的“重度用户”，和大家一起“解锁”钉钉文档，以期帮助大家提高工作效率。
NO.1 编辑器功能体验
编辑器称不上完美，但基本够用
其实最开始不少小伙伴会抗拒新工具的原因，主要是脱离了自己已经习惯用的WPS、Office等的工具，不太想要在新工具上投入过多的学习时间成本。比较好的一点是钉钉文档的编辑器基本考虑到了办公的所需场景，集成了WPS办公套件，文档的功能菜单设置和UI布局基本与Office一致，这就意味着无论是新手小白还是WPS或者Office的资深用户，在迁移到钉钉文档后基本不需要花费太多的时间去上手适应，这点对于企业办公和个人都非常友好。
钉钉文档
WPS
作为一款文档工具，编辑器就是第一竞争力。钉钉文档的编辑器提供的功能非常丰富，除了文档需要的段落间距、查找替换、纸张大小、字间距、分栏等基础功能外，还可以插入表情、图片、链接、文件、公式、音视频、地理位置、云盘附件等，甚至连公式、设计稿、代码、脑图、流程图等都可以插入，钉钉文档丰富、灵活、便捷的编辑器可以满足各种办公场景需求。
文档中插入地图的效果
文档中插入视频的效果
插入文档后的效果
NO.2 多人协作体验
妙用文档协作，提高工作效率早点下班
相信大家在工作中都有遇到过这样的麻烦：一个文档需要找好几个人的信息汇总，发到群里每人都要下载一遍，再回传回来，完全不知道哪个是最新版本，而且还要每个文件下载下来，再把信息逐个汇总进一个文件内，真的是绝望透顶！现在回想到以前这样悲催的境况时就不禁感慨：为什么好用的在线文档不早点全面普及！
与常规在线文档不同的是，钉钉文档在进行多人协作时，文档可以实时显示所有查看或编辑当前文档的用户，并且不同用户的编辑光标以及选中框会以不同颜色进行区分，我们可以清晰地看到每一个成员的编辑动态。
此外，当工作文档被多人同时查看时，我们可以直接评论进行标注，通过【@】功能通知到对应的同事，对方会在钉钉对话框中收到提醒并可以直接点击进入到批注处，一目了然，快捷方便，这点大大提高了修改效率，降低了沟通成本。
如果是比较重要紧急的任务消息，我们也可以在文档中【@】相关同事并创建一个待办事项，设定相应的负责人及任务的截止时间，任务项目会直接发送到对应同事钉钉的【待办】面板上，如此一来便于我们及时关注管理任务的完成进度，这点对于“项目经理们”来说实在是太实用了。
另外我们多人一起在线使用文档时，难免会出现误删、改错版本等的问题，这种情况下，如果文档可查看历史版本、选择性回滚就显得尤为重要了。在这一方面，钉钉文档实时保存了每个用户的修改记录，不仅可以避免文档丢失、版本混乱的问题，还进一步提升了文档内容的安全性。
同时，文档的管理员也可以分配文档的权限，设置可查看或可编辑的权限，也可以直接对整个群组分配权限，如此一来，可以有效控制在线协作的有序性和规范性。
NO.3 模板库体验
学会套用模板，不再从0开始
无论是文本、表格还是幻灯片，如果你需要新建一份文档，那么需要从零开始一点点填充完善，这样太过低效，不如直接套用现成的模版进行修改，省时省力。我在前大厂工作时经常需将一些活动方案的培训文档做成模板化的东西下发到各个分公司，之前都是自己一点点扣细节输出版式，老实说耗费的时间和精力真的不少。
为了解决像我这样自己做模板和N次新建的用户痛点，目前市面上主流的在线文档工具会在文档系统里内置可以直接复用的模板库供用户选择，通过借助模版，不但能快速生成美观的排版样式，在应付一些特定的使用场景时，也可以省下不少填写重复内容的时间。
钉钉文档拥有十分丰富的模板库，文档、表格、脑图部分等都有不同主题的多种模板库可供我们选择。除了模板库的模板外，我们还可以自定义一些文档、表格、脑图等保存为【个人模板】或者【团队模板】，像会议纪要、执行计划、项目时间管理等，都可以保存为【团队模板】，这样当我们需要填写这些文档时可以一键选择相应模板，从而可以快速、规范且高效的完成。
NO.4 一个神奇的小工具：在线脑图
梳理发散思维，把想法变为方案
作为2021年的职场人，脑图可以说是“恰饭必备”的工具了，善用脑图，必须得是加分项。脑图一方面能帮助我们在某一创意下进行多方面多角度的思考，发散思维；另一方面，它能帮助我们理清复杂的逻辑关系。
钉钉文档里的脑图有两种编辑模式：大纲笔记模式和思维导图模式。大纲笔记模式适合线性梳理思路，思维导图模式适合可视化的展现及发散性的梳理，可以帮助创作者有效整理逻辑思路。
（思维导图模式）
（大纲笔记模式）
以前我们使用传统的脑图工具，往往只能通过导出图片或者截图的方式分享给其他人，但如果对方需要作出修改时，对方是没办法直接修改的。通过钉钉脑图，你可以将在线脑图的链接分享给任意一个钉钉用户，并且授予其可查看或可编辑的权限，对方通过点击脑图的链接就可以直接进入脑图查看修改。当然钉钉文档也保留了脑图导图的基础功能，支持一键导出图片，方便非钉钉用户查阅。
此外，脑图里除了常用的插入同级节点、插入子节点、一键展开与收起外，还有一个特别有意思婉儿觉得值得加鸡腿的小功能，那就是可插入emoji表情。作为表情包的狂热爱好者，反手就是一个彩虹赞！将活泼、可爱的表情插入到脑图中，可以为我们忙碌枯燥的工作时光增加些许乐趣，让思维导图不再是生硬的思维发散，也可以是图文并茂、情感丰富的思维表达。
并且钉钉文档的脑图还有一个令我非常惊喜的功能——【演说模式】，它可以让脑图直接变成PPT，演示时脑图的评论还可以自动生成视频的字幕，有点B站看弹幕的既视感。它的演说模式相比传统的PPT更为生动活泼，视觉冲击力也更强。
不过目前脑图可选的结构样式和演示动画的样式还不是特别多，这点稍显遗憾，期待钉钉文档未来可以优化得更好。
NO.5 数据安全体验
灵活的权限管理，给文档加个“知识产权”
谈到在线文档，很多个人和企业都会考虑到数据安全的问题，原创内容创作者最害怕劳动成果被抄袭，被截图、复制粘贴，让原创作品毫无保障，现在我们来看看钉钉文档是如何保护个人的知识产权和企业的信息安全。
step1：钉钉文档里的文档、表格、脑图等内容在【分享】面板中添加指定文档分享人
step2：指定人的权限可以设置为可编辑、可查看/下载、仅可查看，不能导出三种。
step3：于此同时管理者也可以将文档开启“保密模式”，也就是将文档变成私密文档，文档的接收者仅可在线预览，不可编辑、导出/下载等。
私密文档的接收者如若需要查看，需向文档管理者申请相关权限。
除了对个人信息安全有一定把控外，钉钉文档对于团队空间（原知识库）内需要保密的资料也可以开启保密模式，在该模式下除管理员及特殊授权外，其他人只能预览图片或者文档，并且还带有 ID 水印。如果没有获取授权的话，其他人连文字复制都不行，这点可有效地控制信息外泄，实现全方位的信息安全保护。
结语
钉钉文档作为办公软件领域的“硬核玩家”，开始发力做文档工具后，在文档的丰富性、扩展性、稳定性和适应性方面都会有绝对优势。核心的编辑器功能强大不说，相比腾讯文档等独立文档产品，与待办、日历，甚至钉钉内的项目、视频会议等打通，以及在数据安全、权限管理的周密设计，让它更适合团队的协作。
虽然目前仍有一些需完善的部分，比如尚不支持新建PPT、脑图的结构样式不够丰富、导出生成的长图板式较少等，但经过近2个月的深度使用后，总体来看，瑕不掩瑜。一句话总结就是，每一项独立功能可能不是最好的，但挡不住综合使用后，确实是很强，就像大家形容微软Office 365和各类独立协作工具之间的区别一样。
婉儿相信“灵活”的钉钉文档将会成为提升多人办公协同效率的最佳选择之一，也会成为更多企业的选择可能。嘿，还在传统办公文档中“漫游”的你，是时候安排这款“在线武器”了！
END
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