纸质文件管理五问，建业科技智能文件柜助力企业破解难题

文件传统管理模式常见问题：

纸质文件作为企业的一项重要资源，对纸质文件的管理和使用，影响着企业经营和发展。

首先，纸质文件的必要性，使其无法被电子文件取代。即使已扫描为电子文件，也需要纸质存档作为凭证，做到有据可查。因此企业一般对纸质文件分级、编号来进行管理。但文件的流转、存取、保管、盘点依然不易，较难用传统管理手段实时控制。

纸质文件在传统管理模式下，易丢失、多而乱、查找难、易泄露等，使得企业在发展过程中难免因为文件管理不当，导致工作效率低、耗费人力资源，甚至蒙受损失。

针对文件管理的常见问题，建业科技智能文件柜将结合实际工作展开讨论：

1，问：领导出差了，借阅文件的审批走不了，怎么办？

答：使用建业科技智能文件柜，在线申请审批，随时随地推进工作。

使用文件智慧管理平台，线上提交申请，审批人员可通过企业OA、钉钉、微信等接收通知，随时随地开启“掌上办公”。审批通过后，申请人可前往智能文件柜，按照提示，自助领取文件。

2，问：文件管理人员下班了，此时紧急需要领取文件怎么办？

答：自助存取文件，智能文件柜提供24小时全天候自助服务。

建业科技智能文件柜的存取非常简单，无需专人看护。在管理平台通过审批后，相应单据已推送至智能文件柜。使用者输入授权码，格口自动弹开、文件亮灯，跟着灯走、无需翻找，就能自助领取文件。归还文件时，把文件对准自动识别区，识别成功后，格口自动弹开，放入文件即可。

3，问：一年前的某项目采购合同找不到了怎么办？

答：海量文件井井有条，无需翻找也能迅速查找领取。

通过绑定专用AirRFID芯片，纸质文件像电子文档一样形成信息数据，可以在线管理、盘点。在管理平台中，可通过名称、时间等相应关键词搜索所需文档。完成审批后，在智能文件柜处根据三灯模式快速领取：文件所在的柜体、格口以及文件本身均会亮灯提示，无需翻找。

4，问：文件太多了，哪个还在哪个被借走了都不清楚，怎么办？

答：虚拟在线智能文件柜，助力高效管理。

文件智慧管理平台，可形成虚拟智能文件柜，实现远程动态管理。管理员可在电脑上查看所有格口的文件存储情况、借用动态，进行实时盘点。紧急情况时，管理员也可通过后台进行远程开锁。

5，问：文档管理室总是人来人往，有些重要文件放在里面不放心，怎么办？

答：智能文件柜的锁仅靠授权可开启，只能领取审批通过的文件。

以前文件柜难以对文件的浏览权限进行划分，只要打开就能看到和拿到所有文件，风险较大。现在，建业科技智能文件柜，为文件加上智能锁。每次通过授权码领取，只有申请文件所在格口会弹开，其他格口文件无法触碰。如取出文件不是申请文件，将被提示放回。如不放回，系统将自动推送告警通知给管理人员。

另外，智能文件柜坚固防撬，顶部具有高清摄像头，全程24小时监控记录，可在线随时查阅。

虽然纸质文件不能被电子文件取代，但传统的管理模式却可以升级为数智化的文件管理新模式。上海建业信息科技股份有限公司推出的智能文件柜，正是通过智慧管理平台+智能终端的形式，帮助企业高效又精准地管理纸质文件。一个智能的企业文件管理体系，更能促进当代企业发展。

企业把纸质文档绑定专用AirRFID芯片，装入智能文件柜之中。通过物联网、人工智能技术，智能文件柜中内置的管理系统可对纸质文档进行实时管控。每一次文件的领取和归还、文件库存情况等信息，都将同步记录上传，管理人员可随时查阅。产品独有隔空寻物技术，帮助使用者快速查找取存。