职场写作：实现视觉化、形象化，让文稿图文并茂

一般来说，职场方案通常以Word和PPT两种形式输出。

不管采用哪种方式，如果仅仅用密密麻麻的大段文字来表述，总会让人感觉体验感不好，信息传递的有效性不强，也不容易被人理解和记忆。因此，“图文并茂”的形象化呈现就显得非常重要。

不仅方案如此，其他类型的写作都需要对文字做“视觉化”处理，才能更容易吸引读者的眼球。有句话叫“好图胜千言”，说得就是这个道理。

一、视觉化展示信息

随着科技的进步和条件的成熟，越来越多的人在演讲或汇报方案时都会选择使用PPT作为背景。无论是TED演讲，介绍方案，推介产品，讲述故事，都会使用一些PPT来配合。这种方式与过去“干巴巴”的演讲和汇报相比，增添了不少色彩。

这些PPT风格往往简洁明了，有的只有一张图片，或一句话，或一个数据，但这并不会影响信息的传递，反而能够更加突出主题和重点，牢固地抓住观众的注意力。

在实际工作中，许多职场人士常常忽视图形的运用，写出一大段让人头疼、令人心烦的文字，不仅使方案单调乏味，又不易让人理解和接受。

从信息传递的角度来看，图形可以说是文字的进一步抽象，或者说是视觉化的展示。

这种抽象，本质上是一种化繁为简的处理方式，可以舍去那些多余而无实际意义的信息，只保留和传递最有效的部分信息，可以说，使用图形可以起到“引导”读者视线和思维的作用。

二、形象化处理信息

如果我们的眼睛发现了有趣的事物，那么我们的思维就可以持续地保持专注。正是因为这样，那些简洁有趣的信息，才能抓住我们的眼球。

图形化处理，并不是简单地给文字配上图片，或者图表，而是进一步处理信息，将信息之间的逻辑关系用一种更直观、更形象的方式呈现出来，从而帮助读者准确而有效地理解所要表达的内容，甚至快速完成记忆。这种处理信息的方式被称为“形象化”。

形象化呈现，让我们有机会对信息之间的关系做更深入的思考和进一步的梳理。不仅便于读者理解，更有助于我们自己把问题想清楚，搞透彻，从本质上弄清信息之间的逻辑关系，最终做到深入浅出，以形象化的方式清晰直观地呈现出来。

正因为有了这种形象化的信息处理方式，才使我们的说话或者文章内容思想深刻，呈现出来的方式浅显易懂，直观明了。

三、形象表达的三个步骤

世间万物的信息量非常庞大，但通过“纵向分层”，“横向分类”后，可以把它们浓缩成一个图表，这种方式就是一种以简驭繁的形象化表达。

在形象化表达中，信息的排列要与信息之间的逻辑关系相匹配，画出的图示，包括图形、图表等，要与信息之间的关系相匹配，最后的形象化展示要与信息传达的核心思想相匹配。

方法和形式可能变化，但信息之间的逻辑关系却保持不变。

形象表达一般分为三个步骤。

第一步是关系匹配，就是要深入探寻和发现信息要素之间的相互作用和相互影响，搞清它们彼此的连接方式，理清信息要素之间的关系。

第二步是图示表达，就是要选择相应的图示，准确恰当地展现信息之间的关系。

当关系明确后，需要思考如何用恰当的图形，将信息要素之间的关系更直观地呈现出来，借助“图示”进行更加直观的“解释”。

将各种关系图示化，不是为了画图而画图，而是为了帮助对方更好地理解和记忆。

第三步是形式包装，通过某种方式对信息做进一步处理，使其更加精炼、简洁，且容易记忆。

当我们明确了信息要素之间的关系，也找到了合适的图示进行展现，但由于信息量很大，仍然不利于信息记忆和广泛传播，此时，就需要我们进行形式上的包装了。

形式包装，就是对信息进行特殊的加工和处理，使原本纷繁复杂的信息，得到高度的提炼和精简，以更高层次抽象概括的方式呈现出来。

四、形式包装的四类方法

形式包装的方法可以分为四大类：简化、类比、整合和引用。

1.简化，主要是通过拆解、隔离、删除、突出等手段，对文字进行处理，将文本数量进行大幅压缩和精简。

其过程一般是：把一段话浓缩成一句话，再抽象为一个字。

2.类比，主要是将信息之间的关系类比为某一事物、形象或某种行为、动作。

比如，把老百姓比作水，提出“水可载舟，亦可覆舟”的言论。

3.整合，就是用词语、字母、数字和颜色等形式，将原本零散的信息整合到一起。

在日常生活和工作中，经常会使用这一方法。比如现在出门四件事“伸手要钱”（身份证、手机、钥匙、钱包）。

4.引用，包含了类比和整合思路，将一些耳熟能详的那些广告、歌曲、名人名言和流行语等元素引用进来，作为图形化展示。

在实际运用时，四种方法常常搭配使用，打出组合拳，这样才能发挥最大的威力。

在最终演示时，形式包装需要配上相应的图示，这种图示更加侧重于形象化，能实现以简驭繁，重点突出，让对方花费少量的时间和精力，就能深刻地记住更多的信息。

通过视觉化、形象化的过程，为枯燥的文字配上生动的图示，提炼出形象且易于理解记忆的包装形式，可以实现文稿的升华。这种方式不仅在方案写作时可以用，在其他写作场景也都能使用。

职场写作，基本要求就是清晰准确、富有逻辑，这也正是“结构化写作”所专注的核心理念。