建筑单位电子档案与纸质档案管理有哪些差异？

建筑档案管理，作为常见档案的一大类别，其中电子档案和纸质档案是常见的两种形式，建筑单位电子档案与纸质档案管理上有什么区别和差异呢？下面小编就通过收集归档、鉴定、分析整理、保管方式、利用过程等五个方面给大家做一个简单介绍，供大家参考！

1、收集归档方式差异：

在建筑工程项目中，电子文件档案的归档方式与纸质档案不同，首先电子文件档案在形成的过程中要随时进行相关数字签名、信息认证以及身份验证、加密保护等，各种信息化保密措施较为完善，确保建筑文件在传输时不会出现信息、数据泄露等现象，保障相关档案接收管理人员在收到档案时信息内容准确、真实。而纸质档案在收集归档时就相对比较直观，通过对建筑现场情况直接进行整理和记录。相比之下电子文件档案的要求更为严格，不仅对档案格式和载体有具体要求，而且对文件的读取方式以及相关操作系统都有一定的限制。因此纸质档案与电子文件档案管理的差异也体现在载体的不同，相对来说在收集归档之后，纸质档案的真伪辨别性更强，作为凭证的价值性更高，电子文件由于可以实现更改或伪造，因此凭证说服力较差。

2、鉴定工作差异：

电子文件档案的鉴定工作主要是为了保障其在后续的建筑活动中具有实用性和参考价值，尽可能地保留建筑工程项目的关键数据、承建合同和施工活动过程、竣工验收材料等内容。而且鉴定工作的内容包括鉴定信息是否是电子文件格式、文件涉及的档案内容在多长时间内具有保存价值、电子文件的呈现技术能否充分体现档案真实内容等，主要的任务就是从建筑工程众多的信息流中挑选有价值的档案内容，鉴定技术有电子文件真实性检测、读取方式检测、网络病毒检测、信息完整性检测；而纸质档案鉴定工作首先要明确档案价值鉴定标准以及档案保存期限计划表。将收集到的无用档案或失去保存价值的档案文件进行剔除和销毁。纸质档案与电子文件档案鉴定工作的主要差别就体现在鉴定内容中，其在建筑单位中主要是鉴定档案的来源、信息内容、特征形式、是否具有相对价值、效益标准评定等。

3、分析整理过程的差异：

在建筑单位中电子文件档案的信息和载体是可以实现分离的，因此档案实体分类也可以被概念分类所替代。纸质档案的分类整理就是一种典型的实体分类方式，通过单线式的排列方法对纸质档案进行手工操作管理，按照档案的主体项目名称、年限或者档案类别等实现室藏档案排列的有序性。在纸质档案管理的过程中分类整理是相当繁重的一项工作，为了确保档案调取和查询的快捷性， 相关管理人员必须耗费大量时间对档案类型分门整理。而电子文件档案的整理则是通过计算机设备利用相关软件系统可以将收集到的文件信息按照关键字或者时间等进行快速有效、全方位的整理排序，更具有智能化的特点。而且储存电子文件档案的磁盘等设备也能够采用简单归类的方法，不会干扰磁盘中所储存的档案排序。管理人员可以根据不同的需要进行自动化检索，并进行自由的排列和组合，形成建筑活动所需档案材料。

4、保管方式的差异：

在建筑行业中，电子文件档案和纸质文件档案保管的环境要求和方式存在巨大差异，纸质档案在室藏保管方式中要求温度不能低于14℃、不高于24℃。相对湿度在50%左右。而电子文件档案磁盘保管条件一般是不低于17℃，不超过20℃，如果存储在云服务器中则对现实环境没有要求，只对安全性和机密性有严格控制要求。除此之外，电子文件档案的磁盘还会受到磁场的影响，所以在保管磁盘时要充分考虑磁性物质的作用，要尽量避免磁盘出现消磁现象，应该远离磁场，并且将存储载体放置在抗磁效果良好的金属盒内，规避剧烈震动导致载体破损。另外一方面，质档案一旦形成，记录的文字与载体就不能实现分离，是一种静态的实体保管方式。而电子文件可以实现载体与档案内容分离，并且具有更改和删减的功能，是一种实时的动态保管方式，而且随着信息化技术以及数据库技术的发展，电子文件的保管方式正逐渐从磁盘载体转变为云服务器存储保管，以节省相关管理费用。

5、利用过程差异：

在建筑单位中经常会出现各种维护或改建工程，需要调取相关档案。对于纸质档案需要经过相关审查、办理借阅手续，然后才可以提供原件档案或者印刷档案等。所有的档案内容可以直接通过肉眼辨认，相关细节内容需自行定向查找。而电子文件的利用过程首先要经过电子文件管理中心或者人员对调取档案的单位、机构或者个人进行身份查验，无误后确定查阅权限，在得到管理人员许可后，才能够对档案进行调取和阅读。不过电子文件的读取方式和纸质档案不同，必须要借助计算机硬件和办公软件才能够实现直观查阅，相比于纸质档案的阅读方式，不受地域和时间的限制，可以直接通过互联网进行查询和检索。但是从信息数据利用安全的角度上来看，电子文件的泄密性更强，通常会采用加密技术、数字签名技术、身份认证技术等作为保障。

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