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Excel条件格式,让数据显示更直观!

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Excel条件格式顾名思义就是带条件的格式,利用它可以快速标记出最大、最小值、重复值、到期提醒、差异化数据对比图、热力图等,今天牛哥就来给大家分享一下条件格式的几种用法。

1、标记重复(唯一)值


标记姓名重复的员工


选中【姓名】这一列,点击【开始】选项,找到【条件格式】【突出显示单元格规则】【重复】,设置为浅红填充色深色文本,如果要标记唯一值则在点击下拉箭头,选择【唯一】值就可以了。

2、标记出最大值、最小值


将销售额最高和最低的分别标记出不同的背景颜色


选中销售额这一列数据,条件格式,最前/最后规则,前10项,值为1,设置下拉项,自定义格式,填充红色最大值标记完成。
同样再次设置一次条件格式,最前/最后规则,这次选择后10项,值改1,设置不同的颜色,最小值标记完成。

3、合同到期提醒


要求标记出本月合同到期的员工


选中【到期时间】,【条件格式】突出显示单元格规则,发生日期点击左侧下来框,选择本月,然后设置要标记的颜色,这样本月到期的合同就被标记出来了,当前月份为4月,当到5月份的时候就会自动切换标记5月到期的员工。

4、数据条清晰对比数值间的差异


有时候要将近期的数据报表发给领导看,密密麻麻的数字,看起来比较费劲,这时候条件格式中的数据条就发挥了作用,它可以清晰的显示数值之间的差异。


单向数据条显示:


选中3、4两个月的销量数据,点击【条件格式】 【数据条】选择渐变填充或者实心填充,这样就可以很明显的凸显出数据之间的差异了。


如果想要做成双向显示的呢

  • 选中3月份的销量数据点击【条件格式】 【数据条】选择想要的填充效果,这里选择渐变填充,绿色数据条,
  • 复制3月份销量的单元格格式,选中4月销量数据,右键粘贴选项,点击格式,将3月份的格式应用到4月份,
  • 再次选中3月份的销量数据这一列,点击条件格式,管理规则,编辑规则,将条形图方向改成从右侧到左,点击确定,这样双向显示的数据条就做好了。

5、用色阶呈现气温的高低热力图


这里是全国32个城市的1-12月的平均气温数据表,我们通过色阶来呈现气温的高低热力图,红色越深代表气温越高,蓝色越浅代表气温越低,白色代表中间气温,。


选中气温数据。点击【条件格式】色阶,红白蓝色阶,气温热力图创建完成。

6、用图标集表示数据增减情况


要求用箭头表示数据的增减情况,向上的箭头表示增加,向下的箭头表示下降


选中环比数据,条件格式,图标集,三向箭头,这里有三个方向的箭头,但是要求只显示上下的箭头,选中这一列,进入条件格式,管理规则,编辑规则,找到根据以下规则显示各个图标,将第一行类型改成数字,值改成0.1,图标默认向上的箭头不变,第二行类型改成数字,值改成0,图标改成无单元格图标,最后第三行图标也是默认向下的箭头不变,点击确定,使用图表集表示数据完成。


原本计划在一篇文章里把条件格式的几种使用方法介绍完的,由于考虑篇幅过长,影响阅读体验,所以关于使用公式设置单元格格式将放在下一篇文章中介绍说明。

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