采购是企业生产经营中必不可少的环节之一，也是企业成本构成的主要因素。
企业采购形式多样，包括招标、竞争性谈判、磋商、询价、竞价等。如今，互联网的发展已经升级了采购模式。借力RPA提升采购效率，则是企业确保供应、降低成本、实现可持续发展的一个良策。
采购低效之痛
尽管很多企业设有独立的采购部门，但不少企业的采购管理还未完全实现线上化，普遍管理混乱、效率低下。
通常，采购流程中包含采购计划、供应商的选择和考核、询价/比价/议价、评估、决定、请购/订购、协调与沟通、进货检收、整理付款等一系列环节。各环节中又涉及大量的数据处理、表单制作等重复任务，往往要耗费大量人力和时间。
然而，在数字化浪潮之下，相较于企业其他部门，采购部的自动化进程略显落后，大多流程仍需员工通过手动操作Excel进行管理。
实际上，采购环节中的不少劳动力密集型流程，完全可以通过RPA，由软件机器人代替员工执行大批量、可重复性的任务，从而实现流程的自动化。
当采购遇上RPA
作为“数字员工”，RPA软件机器人能够根据事先编写好的脚本，执行重复、机械的任务，用自动化处理来代替人工手动操作。不仅可提高工作效率，一定程度上还能避免人工操作可能出现的错误。
由于RPA机器人可7×24小时全天候工作，不间断地处理收集数据。因此，在执行过程中，RPA不会让采购人员错过每一条重要信息。
RPA在采购流程中的优势
●自动化整个流程，最大限度减少人工干预；
●实现采购流程全生命周期管控，提高效率；
●外挂式部署，无缝对接ERP、CRM、WMS等系统；
●有助于打破企业各部门间的信息孤岛；
●降低采购流程风险，确保数据合规性。
采购流程中的RPA应用场景
随着市场竞争的日趋激烈，一些企业开始在采购部门部署RPA，以实现降本增效，保持竞争力。
01处理采购订单
采购订单的处理对于很多采购人员来说都颇为头疼。采购团队必须处理采购申请并手动创建采购订单，可能会出现订单信息不一致，订单处理延迟，录入数据出错或遗漏等情况。
RPA可代替人工创建采购订单，自动提取清单中所需的物料信息，录入数据并生成订单，而后通过电子邮件发送给相关负责人进行审核，并将订单反馈给采购部门。
整个流程中，采购人员只需拟定采购计划，不仅可提升业务效率和准确率，也节省了人力和时间成本。
02自动处理发票
采购订单的发票处理需要在财务系统中过账，而在过帐前，还要涉及至少10个步骤。这往往要消耗采购团队的大量时间，且易受人为错误影响。
RPA通过搭载OCR技术，可自动识别、读取发票信息，减少发票处理过程中80%的人工操作。如果字段匹配，RPA可自动将发票过账到财务系统，并形成日志，不仅效率高，还省时省力。
03监控管理库存
库存管理是每项业务的核心。采购团队必须定期监控库存状况，确保库存水平是否足够充足，以满足客户的需求。
RPA可以帮助采购团队监控库存水平，提供实时库存报告，便于团队了解库存，评估当前需求并预测未来需求，及时补充订购产品。
此外，RPA还可应用于采购流程中的合同管理、数据合规等业务，助力企业实现数字化采购。采购人员也能因此从重复繁琐的低价值工作中解脱出来，省下更多时间和精力，专注于与供应商建立良好的人际关系，为企业创造更大的价值。
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