【经验】让研讨会互动起来的12种小技巧

(英文原作者：Katrina Pavelin, SangyaPundir, Jennifer A. Cham, Greg J. McInerny，楚有才编辑改写)

我不想给研讨会下一个严格的定义，但我知道讲座类型的会议肯定不是研讨会，所以研讨会必然包括互相的讨论，有观点、意见和结论的总结，强调观点碰撞，找到问题解决方案。我也不清楚Workshop和Seminar究竟哪一个更能代表我的意思，但是只要满足我上面描述的就是研讨会。讲座和培训知道类的研讨看起来很像（因为主要还是单通道的传达知识和观点），但是不属于我们讨论的话题。

既然研讨会是探讨具体某个问题的观点、看法或解决方案，强调互动，那么其实人数不应该太多，少则5人，多则50人。人数太多，不是说不可以，只不过互动和参与性就比较低了。在时间上，互动研讨会时间稍长，1.5小时是最起码的，长的有两三小时，最长的可能连续数天都有（比如关于法律条文的修订等重大议题）。研讨会可以是企业内部举办的，也可以是借助协会、政府、媒体、科研院所、会展企业等第三方机构召集举办的。

据我的观察和了解，研讨会必须有深度互动交流才能碰撞出真知，强调参与者之间的协作和讨论，才能提高效果和创造力。不一定非得达成所有共识，但是碰撞出火花就是好的。那么，到底该如何举办一场互动性比较强的研讨会呢？

本人根据自身经验并对域外学人(即Katrina Pavelin, Sangya Pundir, Jennifer A. Cham, Greg J. McInerny等人)的两篇文章进行了改写和总结，把常见的12种方法罗列如下，看到此文的朋友，不妨在自己工作的小型研讨会中试试，相信您的研讨会明显不一样（文末有英文原文题目，谷歌一下可以看到原文，图片均来自文章作者）。

技巧一：研究同类研讨会成败的经验（经验）

有些研讨会就是比其他的好。这是为什么呢？是组织者、参加者、目标、规模、主题、时间表、议程、场所、座位、时间控制、道具、设施、设备、甜点、室温、天气……原因？这些乍一看，任何因素可能都是次要因素，但是整合起来就是差别很大。所以，了解一下上次不足之处是什么很重要，找出人们喜欢或惹人讨厌的东西，让研讨会成为有效互动的一部分，让参与者也成为策划者，话题制造者是一个很好的技巧。

技巧二： 确定自己是否有必要举办研讨会（目的）

还是那句话，互动式研讨会的目的必须是要当面通过密集的互动、集思广益，解决特定的问题才可行的。如果可以通过问卷、电话逐一访谈得到的信息，就完全没有必要开会。如果开了也是白开，不能达到初步共识或解决问题的方法，也不要轻易开，要先问清楚参与者是否有概念。所以，会前的了解目的很必要的，否则就是浪费时间，下次人家也不睬你了。

技巧三：了解谁来参会（受众）

谁来参会，这些人有哪些特点？职务、学历、经历、经验，性格特征、兴趣爱好需要了解。是来自一个群体还是不同组织，相互之间关系如何也要做好清楚调查研究。如果有必要，事前要相互告知有哪些人（包括背景）来参加，否则人家心里没有准备，现场很尴尬，没法开展谈话。正如我曾经听人说，策划一场互动性强的party，要有一部分有身份地位的人，一部分很活跃开朗幽默的人，一部分颜值较高的人，需要设计一个人员构成。

研讨会一样，需要策划人员构成。参与者要爱分享，有见识，有思考。否则一群八杆子打不到一起的人，一群孤言寡语的人在一起也没办法互动。与此同时，这些人的经验、观点、资历和兴趣也要保持一定的多样性，让不同的角色、技能和知识相互补充，否则也难以激发创新。

如果这些人来自不同的企业，事先通过电子手段筛选一下是必要的（背景调查，问卷调查等）。

技巧四：会前准备

一个成功的互动会议，前期的准备工作是巨大的，需要精心设计议程、物料、RSVP。可能还要邀请更多的人参与前期的策划，必要的时候，请大领导组织一场动员会也是必要的，让你能够协调资源，尽可能的节省时间。不要怕！当然，会议前提前准备会议材料和方案（即：为什么开，解决什么问题，哪些人来开，什么时候什么地方开，需要多少经费，需要谁支持）是必须的。

技巧五：现场互动的方式选择

围绕目标，结合来宾身份，选择合适的互动方式比较好。破冰游戏、头脑风暴、游戏风暴、焦点小组、答辩、意见争鸣……具体互动形式随不同人群和目标不一。必须注意，组织者或主持人在使用这种方法之前要告诉大家为什么这样做，以减少大家的顾虑和疑惑。

另外，尽可能视觉化的方式介绍背景情况，避免过多的文字材料展现。比如，怎么样减少污染，那就直接展示污染造成的后果的图片、视频、受害者即可，简单直白，而不是学术研讨类的大量图表格。

技巧六：一个好的促进人（Facilitator）

其实我要说的是选择一个好的Facilitator很重要，能够调动大家的积极性和点燃大家的激情和灵感。就好比拍卖会一样，一个好的拍卖师绝对可以拍出天价的古董。拍卖师的技巧、眼神、激情、专业性、感染力非常重要。会议中的Facilitator也是一样的，能够起到很好的互动促进作用。

当然，开会前，一定要和facilitator事先沟通好，吃一顿饭深度沟通也是必要的，让他了解目的和方法，不要走偏了。好的Facilitator一定能熟练掌握罗伯特议事规则的技巧。

技巧七：现场配备的设施设备

必须事先熟悉会议场地，必须了如指掌。现有哪些设施，还需要配备什么，要弄清楚，必要的道具也是必要的，比如：课桌还是圆桌、自由交流区、休息区、白板、视频设备、录音设备、席卡、翻页纸、马克笔、玩具、设备实物、无线话筒、纸笔、是否能安排点心、红酒、茶水等。

技巧八：周密精心的议程设计

议程很重要，2-3小时说长也不短，不能漫无目的，跑题。聚焦具体的问题，设计解决问题的逻辑顺序。背景介绍、开放讨论、分析问题、搜集方案、总结陈词，都需要规划好每个步骤的时间。每一项结束之前，必须要让成员知道结果和反馈，如果记录和表述失真，赶紧修正之后再复述，直到确认。

交互式研讨会要求是很高的，劳神费力，脑力激荡。为了保持适当的能量水平，计划中场休息，提供点心那是必须的哈。血糖很低的情况下，人不耐烦，容易做出误判。举个例子：你到美国大使馆面签，千万不要选择中午十一二点前后或者快下班时候，拒签率很高的。这一点诺贝尔奖得主丹尼尔卡尼曼是有学术论证的。

如果，主持人看到大家哈欠连天，这时候要么休息，要么赶紧抓重点按优先级完成任务，特别是有些人已经提出要事先离开的时候。

技巧九：把活动设计成一次难得的社交机会

你在策划的时候，或在你的邀请函上，你就告诉参与者，这将是一次机会难得的社交机会，鼓励外部人员赶紧报名。在事后，也要建立一个电子的通讯名录、现场照片、会议纪要、速记等文件发给大家，我想参与者都会很感谢的（注意，在使用这些信息之前，一定要事前征询大家同意，否则会有人不开心了）。把这次社交机会延续到会后，创造更多的链接。

技巧十：把参与者用好用足

参与讨论的人聚集起来真心不容易，来了就要用好用足，榨净榨干。使用更多方法鼓励他们熟悉、热身、迅速进入状态，参与讨论，贡献点子。做好会议纪要和笔录，最好形成一份报告，对于那些贡献点子一定要注明是谁的来源。有没有报告是衡量有没有结果的标准，没有记录就没有发生。

榨干人的时候，也要给人家沉默的机会，不要用力过度过猛，适得其反，所以facilitator察言观色很重要。为了激发大家思考，小吃小喝是合理的，必要的一点小礼品也是应该的，礼物不在乎多少（自己不会买，但是收到之后绝对会用），就是个象征表达感谢的意义。因为，最起码你占用了人家的时间。

技巧十一：跟踪并服务好参与者

你要让参与者知道你很在意他们，能够让人感觉你在用心做事，将心比心，获得人家的回报。会前，反复确认议程和行程，尤其是外地来的专家，不能马虎，接待中不周，人家不舒服尽管现场不会说，以后也许不会来了，人都很在乎是不是被关照被在乎。

在茶歇期间，询问他们的意见，填写一下他们的感受如何，会后发送一封感谢信，或者总结报告，都是很有必要的。在会上发现的关于参与者的一些需求（比如社交、信息、新的合作意向等），如果不涉及明显的成本，尽可能帮助人家，把后续的类似活动计划发给人家，为人家定制一些活动也是可行的。一旦发现他们的想法被验证正确或者取得了成果，要及时把喜讯告诉人家，激励人家贡献更多，也让人家获得成就感。

技巧十二：座位也很重要

研讨会的布局有好多，U字型（回字型、口子型、T字型、V字型，圆形等）以及半圆桌型、方桌型的都有可以的。但是课桌式、剧院式就是听报告的，肯定不适合互动式研讨。

（5人的半圆桌）

（6人的方桌）

互动性越强，参与讨论的人数就不能太多，人数一多就要分组，分组每组5-8人（任命一个组长）为宜，也就是2-pizzas规则。

参考资料：

1. Ten Simple Rules for Running InteractiveWorkshops（Katrina Pavelin Sangya Pundir Jennifer A.Cham）

2. Ten Simple Rules for Curating and Facilitating Small Workshops（Greg J. McInerny）